Het Belangrijkste Verschil Tussen Beleid vs. Procedures

Beleid en procedures zijn de fundamenten van uw bedrijf. Zelfs als ze niet zijn opgeschreven, definiëren beleid en procedures uw organisatie en zorgen ze ervoor dat alles soepel verloopt. Voor de beste resultaten moeten zowel beleid als procedures echter worden opgeschreven en gecodificeerd om misverstanden of inefficiënties te voorkomen. Er zijn tal van “beleid en procedure” softwares om u en uw bedrijf te helpen deze regels en processen op papier te zetten en te delen met werknemers; in de praktijk, wat zijn de verschillen tussen beleid en procedures en hoe zal een beleid en procedure software helpen ze te beheren?

Beleid definiëren

Beleid is de grote, overkoepelende leerstellingen van uw organisatie. Ze geven richting, sturen en beïnvloeden de besluitvorming. Beleidslijnen geven richting aan de dagelijkse acties en strategieën, maar laten ruimte voor flexibiliteit – het grote sleutelwoord voor beleidslijnen is “richtinggevend”. Zij stellen een kader vast van managementfilosofieën, doelstellingen en streefdoelen. Beleid kan worden gedreven door bedrijfsfilosofie, concurrentie, druk van de markt, wet- of regelgeving en in veel gevallen allemaal.

Bedrijfsbeleid heeft meestal onderwerpen zoals het gebruik van sociale media, ziekte en betaald verlof, aanvaardbaar werkgedrag en gedragscodes, onboarding en beëindiging van werknemers, discriminatie op de werkplek en de juiste certificeringen en licenties naast een overvloed aan andere onderwerpen, sommige specifiek voor uw bedrijf.

Procedures definiëren

Procedures hebben een smalle focus; ze beschrijven stap voor stap welke acties in specifieke gevallen moeten worden ondernomen. Procedures hebben een begin en een eind en moeten strikt worden gevolgd om het gewenste resultaat te bereiken. Het cyclische karakter en de uniformiteit van een procedure zijn van vitaal belang voor de opleiding van nieuwe werknemers, naleving, procesverbetering en auditing.

Voorbeelden van procedurele onderwerpen zijn noodprocedures, het bestellen van materiaal, de werking van apparatuur of de wijze waarop voorraden en goederen moeten worden geïnventariseerd.

Beleid vs. Procedures: Enkele belangrijke verschillen

Als het gaat om het opstellen, bijwerken en implementeren van uw beleid en procedures, zijn er enkele belangrijke verschillen.
Beleidsregels:

• Veranderingen komen niet vaak voor
• Stel wie, wat wanneer of waarom
• Zijn breed en algemeen

Procedures:

• Veranderen en verbeteren voortdurend
• Stellen wat, hoe, wanneer of wie
• Bieden een gedetailleerde beschrijving van activiteiten

Bij het opstellen van uw beleid en procedures is het belangrijk om te begrijpen waar elk betrekking op heeft en wat het doel van elk is. Uw bedrijfsbeleid inzake vergaderingen moet geen specifiek script bevatten dat u moet volgen, net zoals uw procedure voor inventarisatie niet alleen “tel de objecten” moet bevatten. Het is ook belangrijk om te begrijpen hoe vaak elk moet worden bijgewerkt, omdat uw beleid en procedure software in staat moet zijn om de continu bijgewerkte procedures die uw organisatie uitbrengt en de evergreen policies tegelijkertijd aan te kunnen.

In een openbare school kan bijvoorbeeld het beleid gelden dat er eens per maand een brandoefening moet worden gehouden; dit is een algemene uitspraak, die waarschijnlijk niet zal veranderen. De brandoefeningprocedure geeft aan waar elk klaslokaal heen moet in geval van een brandoefening, met vermelding van specifieke routes en alternatieven; naarmate de oefeningen worden gehouden, is het waarschijnlijk dat de procedure zal veranderen en verbeteren.

Beleidslijnen en procedures aan het werk zetten

Denk niet in de denkrichting van beleid versus procedures. Om te kunnen floreren, moet een bedrijf beide hebben, niet slechts het een of het ander. Beleid kijkt naar het grote geheel, terwijl procedures individuele processen in detail beschrijven. Beide hebben hun plaats in de dagelijkse werking van uw organisatie en het succes van uw werknemers.

Omdat deze concepten zo belangrijk zijn, is het van vitaal belang dat uw medewerkers zowel het beleid als de procedures van uw bedrijf kennen en weten wanneer ze deze moeten toepassen. Beleid en procedure software, zoals TotalCompliance, helpen u om dat voor elkaar te krijgen. Het hebben van uw bestanden in een cloud-gebaseerd systeem betekent dat uw medewerkers altijd toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, wanneer ze die nodig hebben.

Wanneer het gaat om het opstellen van beleid en procedures, biedt TotalCompliance een workflowfunctie waarmee u documenten door een grondige review kunt sturen, waarbij al uw reviewers inzicht bieden en u eenvoudig een nieuwe versie kunt versturen zodra herzieningen zijn geaccepteerd. Zodra een beleid of procedure is goedgekeurd, zal TotalCompliance u helpen om het naar het juiste publiek te communiceren – niet elk kantoor of elke groep zal immers de juiste procedure voor inventarisatie hoeven te kennen, en het zal de tijd van uw medewerkers besparen om niet door documenten te hoeven bladeren die niet op hen van toepassing zijn.

De steeds bijgewerkte en verbeterende procedures die u maakt, profiteren van versiebeheer – uw medewerkers zullen een proceduredocument altijd openen met het meest recente document. U kunt er zeker van zijn dat uw medewerkers geen verouderde richtlijnen volgen.

Een van de belangrijkste functies die TotalCompliance biedt, is de mogelijkheid om uw medewerkers te testen op begrip. U kunt toetsen maken die werknemers kunnen maken nadat ze een document hebben doorgelezen, om er zeker van te zijn dat ze de informatie goed hebben verwerkt. Dit is zeer nuttig voor het bevorderen van de communicatie en inefficiëntie binnen uw organisatie, terwijl uw compliance gewaarborgd blijft.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!