Hoe – en waarom – u uw bedrijf moet oprichten

september 16, 2021admin

De term vennootschap komt van het Latijnse corpus, dat lichaam betekent. Een vennootschap is een lichaam – het is een rechtspersoon in de ogen van de wet. Ze kan een rechtszaak aanspannen, onroerend goed kopen en verkopen, contracten afsluiten, belasting betalen en zelfs misdaden begaan. Het meest opvallende kenmerk is dat een vennootschap haar eigenaars vrijwaart van persoonlijke aansprakelijkheid voor schulden en verplichtingen van de vennootschap – binnen bepaalde grenzen.
De vennootschap wordt beschouwd als een kunstmatig gecreëerde rechtspersoon die losstaat van de individuen die haar hebben opgericht en haar activiteiten uitvoeren. Met slechts één oprichter kan een vennootschap worden opgericht door eenvoudig een aanvraag voor een statuut in te dienen bij de betreffende staat. Door het indienen van deze aanvraag, zal de oprichter feiten vastleggen, zoals:

het doel van de beoogde onderneming,
de namen en adressen van de oprichters,
het bedrag en de soorten kapitaal aandelen die de onderneming zal worden gemachtigd om uit te geven, en
de rechten en privileges van de houders van elke klasse van aandelen.

Waarom een vennootschap oprichten?
Het is waar dat het opereren als een vennootschap in bepaalde situaties zijn nadelen heeft. Als bedrijfseigenaar bent u bijvoorbeeld verantwoordelijk voor extra eisen aan de administratie en administratieve details. Belangrijker nog, in sommige gevallen kan het werken als een vennootschap een extra belastingdruk met zich meebrengen. Dit is het laatste waar een bedrijfseigenaar op zit te wachten, vooral in de beginfase.
Neem in gedachten dat, afgezien van fiscale redenen, de meest voorkomende motivatie voor het maken van kosten voor het oprichten van een vennootschap is de erkenning dat de aandeelhouder niet wettelijk aansprakelijk is voor de acties van de vennootschap. Dit komt omdat de vennootschap een eigen, afzonderlijk bestaan heeft, geheel los van degenen die haar besturen. Maar laten we eens kijken naar drie andere redenen waarom een vennootschap een aantrekkelijk instrument is om een bedrijf te voeren.

Onbeperkt leven. In tegenstelling tot eenmanszaken of personenvennootschappen is de levensduur van een vennootschap niet afhankelijk van het leven van een bepaalde persoon of bepaalde personen. Zij kan voor onbepaalde tijd voortbestaan totdat zij haar doel heeft bereikt, met een ander bedrijf fuseert of failliet gaat. Tenzij anders vermeld, kan zij voor onbepaalde tijd voortbestaan.

Overdraagbaarheid van aandelen. Het is altijd prettig te weten dat het eigendomsbelang dat u in een bedrijf hebt, gemakkelijk kan worden verkocht, overgedragen of weggegeven aan een ander familielid. Het proces om uzelf te ontdoen van eigendom in eenmanszaken en personenvennootschappen kan omslachtig en kostbaar zijn. Bij de geringste verandering van eigenaar moet de eigendomstitel worden gewijzigd, moeten nieuwe akten worden opgesteld en moeten andere administratieve stappen worden ondernomen. Bij vennootschappen worden alle rechten en privileges van de individuele eigenaars vertegenwoordigd door de aandelen die zij bezitten. De sleutel tot een snelle en efficiënte eigendomsoverdracht van het bedrijf is te vinden op de achterkant van elk aandelencertificaat, waar gewoonlijk een plaats is aangegeven waar de aandeelhouder aandelen die moeten worden verkocht of anderszins vervreemd, kan endosseren en ondertekenen.

Mogelijkheid om investeringskapitaal aan te trekken. Het is doorgaans veel gemakkelijker om nieuwe investeerders aan te trekken in een vennootschap vanwege de beperkte aansprakelijkheid en de eenvoudige overdraagbaarheid van aandelen. Aandelen kunnen rechtstreeks aan nieuwe investeerders worden overgedragen, of bij grotere aanbiedingen aan het publiek wordt een beroep gedaan op de diensten van makelaarskantoren en effectenbeurzen.

Voordelen van een vennootschap

Eigenaars zijn beschermd tegen persoonlijke aansprakelijkheid voor schulden en verplichtingen van de vennootschap.
Vennootschappen beschikken over een betrouwbaar juridisch precedent dat als leidraad kan dienen voor eigenaars en managers.
Corporaties zijn het beste vehikel voor eventuele openbare bedrijven.
Corporaties kunnen gemakkelijker kapitaal aantrekken door de verkoop van effecten.
Corporaties kunnen gemakkelijk eigendom overdragen door de overdracht van effecten.
Corporaties kunnen een onbeperkt leven hebben.
Corporaties kunnen onder bepaalde omstandigheden belastingvoordelen creëren, maar merk op dat C-corporaties onderworpen kunnen zijn aan “dubbele belasting” op winst. Om dit te voorkomen, kiezen veel bedrijfseigenaren ervoor om hun bedrijf te exploiteren onder subchapter S van de Internal Code. Deze entiteit, ook wel bekend als een S-vennootschap, maakt het mogelijk inkomsten door te sluizen naar de individuele aandeelhouders.

Voordelen van rechtspersonen

Vennootschappen vereisen jaarlijkse vergaderingen en vereisen dat eigenaren en bestuurders bepaalde formaliteiten in acht nemen.
Vennootschappen zijn duurder om op te richten dan maatschappen en eenmanszaken.
Vennootschappen vereisen periodieke indiening bij de staat en jaarlijkse kosten.

Getting Started

Om te beginnen met het proces van incorporeren, neemt u contact op met de staatssecretaris of het staatsbureau dat verantwoordelijk is voor het registreren van vennootschappen in uw staat. Vraag naar instructies, formulieren en kostenplaatjes voor het oprichten van een bedrijf. Het is mogelijk om een bedrijf op te richten zonder de hulp van een advocaat met behulp van boeken en software om u te begeleiden. Uw kosten bestaan uit de kosten van deze hulpmiddelen, de indieningskosten en andere kosten die verbonden zijn aan het oprichten van een bedrijf in uw staat.
Als u zelf een aanvraag indient, bespaart u de kosten van een advocaat, die tussen de $500 en $1,000 kunnen kosten. Het nadeel van deze route is dat het proces enige tijd in beslag kan nemen. Er is ook een kans dat u een klein maar belangrijk detail in de wet van uw staat mist. U kunt er ook voor kiezen een bedrijf in te schakelen dat de oprichtingsdocumenten voorbereidt en bij de staat indient.

Een van de eerste stappen die u in het oprichtingsproces moet nemen, is het opstellen van een certificaat of statuten van oprichting. Sommige staten zullen u hiervoor een gedrukt formulier verstrekken, dat u of uw advocaat kan invullen. De gevraagde informatie omvat de voorgestelde naam van de vennootschap, het doel van de vennootschap, de namen en adressen van de oprichtende partijen, en de locatie van het hoofdkantoor van de vennootschap.
De vennootschap heeft ook een aantal statuten nodig die gedetailleerder dan de statuten beschrijven hoe de vennootschap zal worden geleid, inclusief de verantwoordelijkheden van de aandeelhouders, directeuren en functionarissen; wanneer aandeelhoudersvergaderingen zullen worden gehouden; en andere details die van belang zijn voor het leiden van de onderneming. Zodra de statuten zijn goedgekeurd, stuurt de staatssecretaris u een certificaat van oprichting.
Een belangrijke beslissing die u moet nemen bij het oprichten van een vennootschap is het kiezen van de juiste staat van oprichting. U bent niet verplicht om een vennootschap op te richten in de staat waar uw bedrijf actief is; u kunt kiezen uit een van de 50 staten of het District of Columbia.

Een vennootschap wordt een buitenlandse vennootschap genoemd in alle staten behalve de staat waar zij is opgericht. Als een bedrijf zaken doet in een andere staat dan waar het is opgericht, kan het worden verplicht zich te registreren voor een certificaat van bevoegdheid om zaken te doen (ook wel buitenlandse kwalificatie genoemd) in de andere staat. Als een bedrijf zaken doet en zich niet registreert als een buitenlands bedrijf, kan het de toegang tot de rechtbanken van die staat verliezen en fiscale boetes en straffen opgelegd krijgen.

Een buitenlands bedrijf dat zich registreert voor een certificaat van bevoegdheid in een andere staat moet indieningskosten betalen voor de kwalificatie indiening; deze kosten zijn meestal duurder dan de kosten van het indienen van een aanvraag voor een binnenlands bedrijf. Bovendien zijn buitenlandse gekwalificeerde vennootschappen onderworpen aan belastingen en jaarlijkse rapportagekosten van zowel de staat van oprichting als de gekwalificeerde staat. Het voordeel van het oprichten van een vennootschap in een staat met zeer lage oprichtingskosten en lage vennootschapsbelasting is dus niet zo groot als het lijkt als uw bedrijf nog steeds gekwalificeerd moet zijn om zaken te doen in de staat waar het actief is.

De definitie van “zaken doen” hangt af van de staat en de situatie. Raadpleeg uw advocaat om te bepalen hoe de wet van toepassing is op uw situatie. In het algemeen zijn er echter een aantal factoren die een staat in aanmerking neemt bij het bepalen of een bedrijf zaken doet in een staat:

Heeft het bedrijf een fysieke aanwezigheid in de staat?
Hebt het bedrijf werknemers in de staat?
Accepteert het bedrijf orders in de staat?
Heeft het bedrijf een bankrekening in de staat?

Merk op dat het simpelweg zakendoen via postorder of internet doorgaans niet gelijk staat aan het zakendoen; dit wordt echter per geval bepaald. Nogmaals, raadpleeg uw advocaat voor specifieke informatie, aangezien deze lijst niet bedoeld is om volledig te zijn.

Als u van plan bent om investeringen te zoeken, is de voorkeursentiteit van de meeste investeerders en risicokapitaalverstrekkers de C-vennootschap, die de standaardvennootschap is die wordt gevormd door incorporatie. Limited Liability Companies, Limited Liability Partnerships en andere entiteiten genieten niet de voorkeur vanwege de verschillen in regels tussen staten en omdat zij niet de juridische structuur hebben van aandeelhouders, een raad van bestuur en functionarissen, die standaardonderdelen van investeringen zijn.
Als u minder dan 35 aandeelhouders heeft, zult u waarschijnlijk voor belastingdoeleinden willen kiezen voor een S-vennootschap. U moet het verkiezingsformulier 2553 binnen korte tijd na de oprichting indienen, dus zorg ervoor dat u bij de IRS navraag doet over de indiening en de deadlines. Als u in de toekomst wilt uitbreiden tot meer dan 35 aandeelhouders, kunt u uw fiscale status weer wijzigen in een C-vennootschap om dit te doen.
Altijd wanneer u te maken hebt met investeerdersgerelateerde overeenkomsten en aandelentoekenningen, zult u willen werken met een effectenadvocaat. Deze gebieden zijn complex en van vitaal belang om ervoor te zorgen dat u de controle en toekomstige voordelen van uw bedrijf behoudt. Terzijde: de advocaat met wie u samenwerkt, moet meestal geen aandeelhouder of bestuurslid van het bedrijf zijn. Als hij of zij dit suggereert, moet u de Professional Responsibility Rules van zijn of haar State Bar met de advocaat bespreken, de klachtenlijn van de State Bar bellen om de situatie te bespreken en ervoor te zorgen dat zijn of haar acties ethisch zijn.

Het runnen van uw bedrijf

Hier volgt een overzicht van wie welke rol speelt in een bedrijf:

Raad van bestuur: De oorspronkelijke directeuren worden aangewezen in de Articles of Incorporation (statuten), het document dat bij de staat is ingediend om de rechtspersoon op te richten. De directeuren houden toezicht op de leidinggevenden van het bedrijf en zorgen ervoor dat het bedrijf werkt volgens de wet en de bedrijfsprocedures. Bestuurders hebben een fiduciaire plicht tegenover het bedrijf om te handelen in het belang van het bedrijf, niet in hun eigen belang, naast andere wettelijke plichten. Deze plichten zijn bedoeld om de investeringen van de aandeelhouders in het bedrijf te beschermen. Investeerders willen vaak ten minste één vertegenwoordiger in de raad van bestuur, aangezien de raad formeel de beslissingen van het bedrijf controleert. Soms vermijden investeerders echter dat zij bestuurders hebben en regelen zij andere contractuele alternatieven om te ontsnappen aan de fiduciaire plicht om te handelen in het belang van de vennootschap in plaats van zichzelf. De raad van bestuur benoemt en ontslaat de bestuurders van het bedrijf, die verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.

Aandeelhouders: Aandeelhouders zijn mensen aan wie het bedrijf aandelen heeft toegekend in ruil voor geld dat zij hebben betaald of diensten die zij voor het bedrijf hebben verricht. De aandeelhouders komen jaarlijks bijeen, tijdens de jaarvergadering van het bedrijf, om de raad van bestuur te kiezen. Aandeelhouders zijn niet financieel aansprakelijk voor de schulden van het bedrijf en zijn niet wettelijk aansprakelijk voor enig wangedrag van het bedrijf. Investeerders krijgen aandelen in ruil voor hun investering. Doorgaans willen zij “preferente aandelen”, wat betekent dat zij bij minimale dividenden of andere negatieve financiële gebeurtenissen voorrang krijgen op de aandeelhouders met “gewone aandelen”.

Functionarissen: Tot de leidinggevenden behoren doorgaans ten minste een CEO en/of president, een secretaris en een penningmeester/CFO. Functionarissen hebben niet dezelfde hoge fiduciaire verplichtingen jegens het bedrijf als de raad van bestuur.

Als u eenmaal bent opgericht, moet u zich aan de regels van de statuten houden. Als u dat niet doet, kan een rechtbank de sluier van het bedrijf doorprikken en u en de andere eigenaren persoonlijk aansprakelijk stellen voor de schulden van het bedrijf.

Het is belangrijk dat u zich aan alle regels houdt die de staatswet voorschrijft. U moet een nauwkeurige financiële administratie bijhouden voor de vennootschap, waaruit blijkt dat er een scheiding is tussen de inkomsten en uitgaven van de vennootschap en die van de eigenaren.

De vennootschap moet ook aandelen uitgeven, jaarverslagen indienen en jaarlijkse vergaderingen houden om functionarissen en directeuren te kiezen, zelfs als dit dezelfde mensen zijn als de aandeelhouders. Zorg ervoor dat u notulen van deze vergaderingen bijhoudt. Vermeld op alle verwijzingen naar uw bedrijf dat het een vennootschap is, met Inc. of Corp., afhankelijk van de staat waarin u woont. U moet er ook voor zorgen dat iedereen met wie u te maken hebt, zoals uw bankier of klanten, weet dat u een functionaris van een vennootschap bent.

Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan de juiste kant van de wet blijft, volgt u de volgende richtlijnen:

Neem elk jaar contact op met de staatssecretaris om uw bedrijfsstatus te controleren.

Zet de jaarlijkse vergaderingen (van aandeelhouders en directeuren) op “tickler cards”.

Controleer alle contracten om er zeker van te zijn dat in elk contract de juiste naam wordt gebruikt. Op de regel met de handtekening moet “John Doe, President, XYZ Corp.” staan, nooit alleen “John Doe.”

Gebruik nooit uw naam gevolgd door “dba” (doing business as) in een contract. Onderhandel opnieuw over contracten die dat wel doen.

Voordat u een activiteit onderneemt die buiten de normale bedrijfsuitoefening valt (zoals de aankoop van grote activa), moet u een bedrijfsbesluit opstellen dat dit toestaat. Bewaar alle ingevulde formulieren in het bedrijfsboek.

Gebruik nooit bedrijfscheques voor persoonlijke schulden en vice versa.

Vraag professioneel advies over het aanhouden van ingehouden winst die niet nodig is voor directe bedrijfsuitgaven.

Dit artikel is een uittreksel uit de boekenStart je eigen bedrijf en Ondernemersmagazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships, en de artikelen “Incorporation: Giving Form to Your Business” door Judith Silver en “Incorporating Your Business” door Rick Oster.