Hoe maak je een elektronische handtekening in Excel
Het maken van elektronische handtekeningen in Microsoft Excel is een rechttoe rechtaan proces. Vaak gebruiken bedrijven Excel-sheets op dezelfde manier als andere documenten zoals PDF’s en Word-bestanden.
Door elektronische of digitale handtekeningen toe te voegen aan deze documenten, in plaats van handtekeningen met pen en inkt, kunt u een aanzienlijke hoeveelheid tijd en middelen besparen. Dit is vooral het geval wanneer meerdere mensen in een organisatie documenten moeten goedkeuren.
Wat meer is, het bieden van de mogelijkheid aan klanten om documenten snel goed te keuren door het toevoegen van een handtekeningregel zal waarschijnlijk leiden tot een verhoging van uw conversiepercentage en een verlaging van de doorlooptijd voor voorstellen, contracten, rapporten, facturen, etc.
In dit artikel schetsen we de verschillen tussen de twee belangrijkste soorten virtuele handtekeningen en laten we zien hoe u elektronische handtekeningen en ondertekeningsregels kunt toevoegen aan Excel-documenten.
Wat is een elektronische handtekening?
Wat is een elektronische handtekening?
In een notendop is een elektronische handtekening een virtueel merkteken dat op een document wordt aangebracht om goedkeuring aan te geven. Laten we zeggen dat iemand een contract als bijlage bij een e-mail ontvangt. Hij opent het document, zet een gefotokopieerde handtekening onderaan de laatste pagina en stuurt het terug. Het document is nu elektronisch goedgekeurd.
Het is mogelijk om dit proces met gespecialiseerde hulpmiddelen nog verder te beveiligen. Nadat een document elektronisch is ondertekend, wordt automatisch een certificaat gegenereerd, en een kopie wordt als PDF opgeslagen in de cloud.
In het algemeen zijn elektronische handtekeningen net zo veilig als typische handgeschreven handtekeningen, zo niet veiliger. Overheden over de hele wereld hebben tal van wetten ingevoerd (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, enz.). Bovendien gaan elektronische handtekeningen meestal vergezeld van een uitgebreide “audit trail”, zoals e-mails, waardoor ze zeer gemakkelijk te verifiëren zijn.
Wat is een digitale handtekening?
Een digitale handtekening is een zeer veilige soort elektronische handtekening. Digitale handtekeningen zijn gebaseerd op een zogeheten PKI (Public Key Infrastructure) om documenten te verifiëren. Het is vrijwel onmogelijk om een digitale handtekening te vervalsen of een eenmaal ondertekend document te wijzigen.
Een persoon die een digitale handtekening wil gebruiken, moet eerst een digitaal certificaat (of digitale ID) kopen bij een “certificeringsinstantie”. Telkens wanneer zij een contract, voorstel, factuur, enz. goedkeuren, brengen zij deze digitale ID aan op het document, waardoor een uniek gecodeerd bestand ontstaat. Dit bestand kan alleen worden ontsleuteld met een openbare sleutel die expliciet aan die persoon is gekoppeld.
Om een digitale handtekening in Excel toe te voegen (die automatisch alle digitale certificaten herkent die op uw computer zijn opgeslagen), moet u eerst een ID kopen of uw eigen ID maken.
Wanneer moet u ondertekenen in Excel?
U kunt om verschillende redenen een handtekening (of ondertekeningsregel) nodig hebben op een Excel-pagina.
Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende:
- Het goedkeuren van interne boekhoudrapporten en bestanden die veel gegevens bevatten.
- Aan klanten vragen facturen, prijstabellen, offertes of kwitanties goed te keuren.
- Voor Excel-documenten met berekeningen die verificatie van het management of de boekhouding vereisen.
- Een klant vraagt specifiek om een document als een Excel-bestand.
Ook als u de meeste documenten in PDF- of Microsoft Word-indelingen maakt, is het een goede gewoonte om duidelijke processen te hebben voor het maken van elektronische handtekeningen in Excel, mocht dat ooit nodig zijn.
Hoe maak je een elektronische handtekening in Excel
U hebt de mogelijkheid om een zichtbare of onzichtbare handtekening toe te voegen in Excel. U kunt ook een handtekeningregel op zichzelf maken, waarmee ontvangers hun goedkeuring kunnen geven.
Voer de volgende stappen uit:
- Open het Excel-document.
- Selecteer het gebied waar u uw handtekening wilt plaatsen.
- Klik op het tabblad Invoegen en selecteer vervolgens Tekst > Ondertekeningsregel > Microsoft Office Ondertekeningsregel.
- Er verschijnt een dialoogvenster Handtekening instellen. Voer de informatie in die u wilt weergeven:
-
- Voorgestelde ondertekenaar – De naam van de ontvanger (als u het document ondertekent, is dit uw naam).
- Voorgestelde titel van de ondertekenaar – De functie van de ontvanger, bijv, “manager” of “CEO.”
- Voorgesteld e-mailadres van de ondertekenaar – Het e-mailadres van de ontvanger.
- Instructies voor de ondertekenaar – Eventuele instructies die u wilt opnemen.
-
- Vink de selectievakjes onder aan de pop-up (“De ondertekenaar toestaan om…” en “Ondertekendatum weergeven…”) aan als u de ondertekendatum wilt weergeven en/of de ondertekenaar wilt toestaan om opmerkingen toe te voegen en klik op OK.
- Dubbelklik op de regel voor de handtekening (of klik met de rechtermuisknop en selecteer Ondertekenen). U kunt worden gevraagd om het document op te slaan.
- Als u momenteel geen digitale certificaten beschikbaar hebt, verschijnt er een pop-up met de vraag of u een “Digitale ID verkrijgen” wilt. Als u dat wilt doen, selecteert u Ja en volgt u de instructies. U kunt ook uw certificaat maken met behulp van deze instructies.
- Voer uw naam in het veld in de pop-up in (of druk op de knop Afbeelding selecteren), inclusief eventuele aanvullende gegevens indien u dat wenst, en klik op Ondertekenen.
Hoe maakt u een onzichtbare handtekening in Excel
Als alternatief kunt u een onzichtbare handtekening toevoegen aan Excel. Uw ondertekende document krijgt een tabblad Handtekeningen onderaan de pagina:
Volg de onderstaande stappen:
- Open het Excel-document.
- Selecteer het tabblad Bestand en kies Werkmap beveiligen >Digitale handtekening toevoegen.
- Vul de pop-upvelden in en klik op Ondertekenen.
Hoe voeg je een Excel-bestand toe aan een document in PandaDoc
Als je liever een apart geschreven document maakt in plaats van een spreadsheet voor ontvangers om te ondertekenen, kun je dat doen in een tool als PandaDoc en alle relevante Excel-bestanden bijvoegen.
Volg de onderstaande stappen om een Excel-bestand toe te voegen aan PandaDoc:
- Log in op uw PandaDoc-account.
- Open een document in het tabblad Documenten (linker werkbalk) of upload er een door Nieuw document te selecteren (rechterbovenhoek).
- Selecteer Meer in de rechter werkbalk in de document editor en kies Bijgevoegde bestanden.
- Klik op Upload Bijlage.
Probeer PandaDoc gratis
PandaDoc is ’s web’s toonaangevende contract management oplossing. U kunt het gebruiken om snel en veilig handtekeningen en handtekeningvelden aan uw documenten toe te voegen. U krijgt ook toegang tot een reeks tijdbesparende tools zoals documentsjablonen, analyses, automatiseringsopties en meer.
Teken in voor ons “voor altijd gratis” plan of profiteer van een 14-daagse proefversie van een premium pakket.