In de marge: Belastbare versus niet-belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden

admin

Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u ervoor kiezen om uw werknemers secundaire arbeidsvoorwaarden te geven bovenop hun normale loon. Extralegale voordelen zijn een vorm van beloning die wordt gegeven in ruil voor het verrichten van diensten, en kunnen worden verstrekt aan voltijd- en deeltijdwerknemers, onafhankelijke contractanten en partners.

Sommigen gaan ervan uit dat deze extraatjes vrij van belasting worden gegeven en ontvangen, maar dat is niet altijd het geval. In het algemeen zijn secundaire arbeidsvoorwaarden belastbaar voor de werknemer en zijn ze onderworpen aan bron- en inkomstenbelasting, maar er zijn uitzonderingen. Om verrassingen bij de belasting te voorkomen, is het belangrijk om te begrijpen welke secundaire arbeidsvoorwaarden belastbaar zijn en welke niet.

Belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden

Belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden worden opgenomen in het bruto-inkomen en zijn onderworpen aan federale bronbelasting, sociale zekerheid, en Medicare belastingen. Voorbeelden van belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden zijn:

  • Bonussen
  • De waarde van het persoonlijke gebruik van een door de werkgever beschikbaar gestelde auto
  • Groepslevensverzekering van meer dan $50.000
  • Vakantiekosten
  • Frequent-flyer-miles verdiend tijdens zakelijk gebruik,
  • Bedragen betaald aan werknemers voor verhuizing die hoger zijn dan de werkelijke kosten

Werkgevers en werknemers zijn verplicht om de reële marktwaarde van belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden te claimen. De reële marktwaarde wordt gedefinieerd als het bedrag dat iemand zou betalen als hij het artikel of de dienst zelf zou aanschaffen (d.w.z. hoeveel het een werknemer zou kosten om het voordeel van een derde buiten de werkomgeving te kopen of te huren). Dit kan verschillen van het bedrag dat een werkgever voor het voordeel heeft betaald, omdat bedrijven bedrijfskortingen kunnen krijgen.

Belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden zijn gewoonlijk onderworpen aan inhouding wanneer zij ter beschikking worden gesteld. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden te behandelen als betaald in een loonperiode, per kwartaal, per halfjaar of per jaar – maar alle voordelen moeten worden behandeld als betaald uiterlijk op 31 december van het kalenderjaar waarin ze zijn verstrekt.

Belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden betaald door de werkgever aan een werknemer worden vermeld op formulier W-2 (belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden verstrekt aan onafhankelijke aannemers worden vermeld op formulier 1099-Misc en belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden betaald aan partners worden vermeld op formulier 1065). Werknemers zijn verplicht de marktwaarde van alle belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden op te geven in hun jaarlijkse aangifte voor de inkomstenbelasting.

Niet-belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden

Zekere secundaire arbeidsvoorwaarden zijn niet onderworpen aan de inhouding van federale inkomstenbelasting en zijn uitgesloten van het bruto inkomen. Deze voordelen zijn over het algemeen ook niet onderworpen aan socialezekerheids-, Medicare- of FUTA-belastingen en worden niet vermeld op formulier W-2. Een volledige lijst van alle niet-belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden is te vinden op de website van de IRS, maar een paar voorbeelden zijn:

  • Employee discounts
  • Employee stock options
  • Group-term life insurance up to $50,000
  • Health flexible spending accounts
  • Retirement planning services
  • Job-related tuition assistance reimbursements

This article is a just a cursory overview of fringe benefits. Employers should consult the IRS’ Fringe Benefit Guide for an in-depth guide to federal tax laws related to fringe benefits, or seek legal, accounting or other professional advice to ensure you are properly withholding and reporting applicable fringe benefits.