9 grandi app per organizzatori di eventi e matrimoni

Settembre 11, 2021admin

Questo articolo ha più di 5 anni.

Proprio all’inizio del 2010 ho intrapreso un nuovo percorso di carriera: ho deciso di diventare un organizzatore di eventi. Da quando ho iniziato, ho gestito eventi a Singapore, Parigi, Dubai e Cancun, organizzando di tutto, da banchetti intimi a cerimonie di apertura su larga scala. Ogni evento era unico e ne ho amato ogni momento.

Anche se è stato solo cinque anni fa, quando ho iniziato la mia nuova impresa, era difficile trovare buoni strumenti di pianificazione degli eventi. Non c’erano molte soluzioni software o app mobili progettate per gli organizzatori di eventi, quindi ero costretto ad accontentarmi di fogli di calcolo Excel, presentazioni Powerpoint e molti documenti Word.

Ma le cose sono cambiate molto in poco tempo.

Oggi, gli organizzatori di eventi hanno a disposizione alcuni strumenti piuttosto interessanti per semplificare il loro complicato flusso di lavoro. Vorrei condividere alcuni dei migliori che ho reso parte del mio toolkit di pianificazione di eventi.

Trovare ispirazione creativa

Una delle applicazioni più utili per trovare ispirazione creativa è Pinterest, il popolare social network per la raccolta e la condivisione di immagini. Puoi sfogliare migliaia di foto e immagini per trovare ispirazione creativa per il tuo prossimo evento. Questa immensa libreria di immagini è particolarmente utile per trovare idee per decorazioni, design e temi di eventi.

Disponibile su: Web, iOS e Android

Prezzo: gratis

Pro tip: crea un account Pinterest e crea una “board” separata per ogni cliente. In questo modo potrete condividere le idee l’uno con l’altro senza dovervi mandare email avanti e indietro.

Tenere organizzati gli appunti e i materiali di pianificazione

Quando si tratta di rimanere organizzati, non c’è amico migliore di Evernote. Questa applicazione ti permette di tenere tutte le tue “cose” in un posto conveniente, che siano immagini, testo, qualsiasi tipo di nota, persino intere pagine web. È anche possibile categorizzare tutto come necessario con l’aggiunta di tag.

Disponibile su: Web, Mac, Windows, Android, iOS e Windows Phone

Prezzo: gratis, premium per $5/mese, business per $10/mese (per utente)

Pro tip: installa l’estensione per il browser Evernote Web Clipper e salva rapidamente i contenuti più interessanti che trovi online nel tuo account Evernote.

Power user hack: Usa IFTTT per importare automaticamente le immagini che salvi sulla tua bacheca Pinterest, assicurandoti di avere tutto in un unico posto.

Comunicare con i membri del team

Gestire un grande team e vari fornitori esterni allo stesso tempo può essere difficile. Ma Slack rende la comunicazione più efficiente sostituendo le lunghe e-mail con brevi testi simili a una “chat room”. Slack permette anche di creare gruppi separati e aggiungere tag ai messaggi per trovare informazioni più facilmente.

Disponibile su: Web, iOS, Android, Mac, Windows (Windows Phone in arrivo)

Prezzo: gratis (fino a 10.000 messaggi), poi i piani partono da 7 dollari al mese (per utente)

Pro tip: crea diversi gruppi per diversi segmenti del tuo team per mantenere la tua comunicazione back-and-forth mirata ed efficiente.

Altro AllBusiness:

99 Citazioni ispiratrici per gli imprenditori

A 12-Step Guide to Building Your Very First Mobile App

10 Invaluable Tools for Running a Small Business

The Top 25 Home-Based Business Ideas

Collecting Event Images

Hai mai voluto tenere traccia dell’intera produzione del tuo evento, incluse tutte le immagini dei fornitori e dei diversi membri del team? Capsule è un’ottima soluzione. Chiedi a tutte le parti di scaricare l’applicazione fotografica Capsule, poi tutte le foto scattate saranno importate nella tua “capsula” condivisa online. Non dovrai più inseguire tutti per le loro foto!

Disponibile su: Web, Android e iOS

Prezzo: gratis

Pro consiglio: raccomanda questa app ai tuoi clienti – ti ameranno per questo! C’è anche un marketplace disponibile dove gli utenti possono ordinare stampe delle loro immagini.

Scheduling Meetings

Anche se probabilmente lavorate con ogni fornitore uno per uno, a volte tutti su un progetto hanno bisogno di partecipare a un incontro di gruppo. Coordinare una data e un’ora che vada bene per tutti non è un’impresa facile, ma Doodle ti permette di proporre diverse opzioni e ottenere risposte simili a sondaggi da ogni partecipante.

Disponibile su: Web, iOS

Prezzo: gratuito, premium per $39/anno (è disponibile anche una versione business che parte da $69/anno

Gestire ogni aspetto del tuo evento

Avere informazioni sull’evento sparse tra diverse app, email e file del computer può compromettere notevolmente il successo del tuo prossimo evento. Avere uno spazio di lavoro centrale rende più facile rimanere in cima alle cose. Planning Pod è specificamente progettato per gli organizzatori di eventi, e offre oltre due dozzine di strumenti di gestione degli eventi. Per una buona panoramica di tutto ciò che Planning Pod può fare, guarda questo video.

Disponibile su: Web

Prezzo: prova gratuita (30 giorni), poi piani a partire da $19.99/mese

Pro tip: puoi condividere Planning Pod con il tuo team (e i clienti se vuoi) per assegnare compiti, impostare scadenze e gestire tutta la collaborazione del team.

Tenere i clienti nel giro

Planning Pod offre una funzione che ti permette di tenere i tuoi clienti informati su ogni aspetto del processo di pianificazione dell’evento, ma a volte vuoi uno strumento che ti permette di condividere con loro solo le parti più importanti. Blossom è uno strumento di gestione del progetto progettato per permettervi di seguire il progresso dell’evento per gradi. È stato progettato principalmente per essere usato dalle aziende tecnologiche per tenere traccia dello sviluppo dei prodotti, ma funziona perfettamente anche per la gestione degli eventi.

Blossom permette di creare “schede” per ogni compito dell’evento, che possono essere spostate da una fase all’altra man mano che ogni parte viene completata. Si può anche aggiungere una fase di “approvazione del cliente” alla fine che permette al cliente di dare ad ogni elemento una revisione finale.

Disponibile su: Web

Prezzo: prova gratuita (14 giorni), poi piani a partire da $19/mese

Pro tip: Blossom si integra con Slack, rendendo facile seguire i membri del team sugli elementi elencati in Blossom.

Gestire gli inviti, la registrazione e il ticketing

Se stai pianificando un evento che richiede la registrazione o il ticketing, Bizzabo ti permette di creare un evento, aggiungere tipi di biglietti, costruire un sito web dell’evento e inviare gli inviti, tutto all’interno di un’unica applicazione. Bizzabo ti aiuta anche a stare al passo con quello che la gente dice sui social media riguardo al tuo evento. Il giorno dell’evento, l’applicazione ti permette di inviare notifiche push ai partecipanti su eventuali ritardi o cambiamenti di programma. Per una buona panoramica su come funziona Bizzabo, guarda questo video.

Disponibile su: Web, iOS e Android

Prezzo: i piani vanno da quelli gratuiti a quelli personalizzati a pagamento

Pro tip: Bizzabo offre un extra speciale per i partecipanti all’evento: possono usare l’app per fare rete e messaggiarsi a vicenda per organizzare incontri, ecc.

Come potete vedere, ci sono un sacco di app e strumenti web fantastici là fuori che possono aiutarvi a rendere il vostro prossimo evento uno da ricordare. Ne usi altri che ci sono sfuggiti? Condividi con noi nei commenti qui sotto.

Leggi tutti gli articoli di Melanie Haselmayr su AllBusiness.com.

9 grandi app per organizzatori di eventi e matrimoni

Lascia un commento Annulla risposta