Che cos’è la negoziazione?

La negoziazione è un metodo con cui le persone risolvono le differenze. È un processo attraverso il quale si raggiunge un compromesso o un accordo evitando discussioni e controversie.

In qualsiasi disaccordo, gli individui mirano comprensibilmente ad ottenere il miglior risultato possibile per la loro posizione (o forse per un’organizzazione che rappresentano). Tuttavia, i principi di equità, la ricerca del beneficio reciproco e il mantenimento di una relazione sono le chiavi per un risultato di successo.

Forme specifiche di negoziazione sono usate in molte situazioni: affari internazionali, sistema legale, governo, controversie industriali o relazioni domestiche come esempi. Tuttavia, le abilità generali di negoziazione possono essere apprese e applicate in una vasta gamma di attività. Le abilità di negoziazione possono essere di grande beneficio nel risolvere qualsiasi differenza che si presenta tra te e gli altri.

Fasi della negoziazione

Al fine di raggiungere un risultato desiderabile, può essere utile seguire un approccio strutturato alla negoziazione. Per esempio, in una situazione di lavoro potrebbe essere necessario organizzare una riunione in cui tutte le parti coinvolte possano riunirsi.

Il processo di negoziazione comprende le seguenti fasi:

1. Preparazione
2. Discussione
3. Chiarimento degli obiettivi
4. Negoziare verso un risultato Win-Win
5. Accordo
6. Implementazione di una linea d’azione

Preparazione

Prima che qualsiasi negoziazione abbia luogo, è necessario decidere quando e dove si terrà un incontro per discutere il problema e chi vi parteciperà. Stabilire un periodo di tempo limitato può anche essere utile per evitare che il disaccordo continui.

Questa fase consiste nell’assicurarsi che tutti i fatti pertinenti della situazione siano noti per chiarire la propria posizione. Nell’esempio del lavoro di cui sopra, questo includerebbe conoscere le “regole” della vostra organizzazione, a chi viene dato aiuto, quando l’aiuto non è ritenuto appropriato e i motivi di tale rifiuto. La tua organizzazione potrebbe avere delle politiche a cui puoi fare riferimento in preparazione della negoziazione.

Intraprendere la preparazione prima di discutere il disaccordo aiuterà ad evitare ulteriori conflitti e inutili perdite di tempo durante l’incontro.

Discussione

In questa fase, gli individui o i membri di ciascuna parte espongono il caso come lo vedono, cioè la loro comprensione della situazione.

Le abilità chiave durante questa fase includono le domande, l’ascolto e il chiarimento.

A volte è utile prendere appunti durante la fase di discussione per registrare tutti i punti esposti nel caso ci sia bisogno di ulteriori chiarimenti. È estremamente importante ascoltare, perché quando c’è disaccordo è facile fare l’errore di dire troppo e ascoltare troppo poco. Ogni parte dovrebbe avere la stessa opportunità di presentare il proprio caso.

Chiarire gli obiettivi

Dalla discussione, gli obiettivi, gli interessi e i punti di vista di entrambe le parti del disaccordo devono essere chiariti.

È utile elencare questi fattori in ordine di priorità. Attraverso questo chiarimento è spesso possibile identificare o stabilire un terreno comune. Il chiarimento è una parte essenziale del processo di negoziazione, senza il quale è probabile che si verifichino malintesi che possono causare problemi e ostacoli al raggiungimento di un risultato vantaggioso.

Negoziare verso un risultato win-win

Questa fase si concentra su quello che viene definito un risultato ‘win-win’ in cui entrambe le parti sentono di aver ottenuto qualcosa di positivo attraverso il processo di negoziazione ed entrambe le parti sentono che il loro punto di vista è stato preso in considerazione.

Un risultato win-win è di solito il miglior risultato. Anche se questo può non essere sempre possibile, attraverso la negoziazione, dovrebbe essere l’obiettivo finale.

I suggerimenti di strategie alternative e i compromessi devono essere considerati a questo punto. I compromessi sono spesso alternative positive che possono spesso ottenere maggiori benefici per tutte le parti coinvolte rispetto al mantenimento delle posizioni originali.

Accordo

L’accordo può essere raggiunto una volta che è stata considerata la comprensione dei punti di vista e degli interessi di entrambe le parti.

È essenziale che tutte le persone coinvolte mantengano una mentalità aperta per raggiungere una soluzione accettabile. Qualsiasi accordo deve essere reso perfettamente chiaro in modo che entrambe le parti sappiano cosa è stato deciso.

6. Implementare un corso d’azione

Dall’accordo, deve essere implementato un corso d’azione per portare avanti la decisione.

Vedi le nostre pagine: Pensiero strategico e Pianificazione dell’azione per maggiori informazioni.

Mancato accordo

Se il processo di negoziazione si interrompe e non è possibile raggiungere un accordo, è necessario riprogrammare un altro incontro. Questo evita che tutte le parti si ritrovino invischiate in discussioni o litigi accesi, che non solo fanno perdere tempo, ma possono anche danneggiare le relazioni future.

Alla riunione successiva, le fasi della negoziazione dovrebbero essere ripetute. Ogni nuova idea o interesse dovrebbe essere preso in considerazione e la situazione dovrebbe essere esaminata di nuovo. In questa fase può anche essere utile esaminare altre soluzioni alternative e/o coinvolgere un’altra persona per mediare.

Vedi la nostra pagina sulle abilità di mediazione per maggiori informazioni.

Negoziazione informale

Ci sono momenti in cui c’è bisogno di negoziare in modo più informale. In tali occasioni, quando sorge una differenza di opinione, potrebbe non essere possibile o appropriato passare attraverso le fasi di cui sopra in modo formale.

Nonostante, ricordare i punti chiave delle fasi della negoziazione formale può essere molto utile in una varietà di situazioni informali.

In qualsiasi negoziazione, i seguenti tre elementi sono importanti e possono influenzare il risultato finale della negoziazione:

1. Attitudini
2. Conoscenze
3. Capacità interpersonali

Attitudini

Tutta la negoziazione è fortemente influenzata da atteggiamenti di fondo verso il processo stesso, per esempio atteggiamenti verso le questioni e le personalità coinvolte nel caso particolare o atteggiamenti legati a bisogni personali di riconoscimento.

Conoscenza

Più conoscenza si possiede delle questioni in questione, maggiore è la partecipazione al processo di negoziazione. In altre parole, una buona preparazione è essenziale.

Fai i tuoi compiti a casa e raccogli quante più informazioni possibili sulle questioni.

Inoltre, è necessario comprendere il modo in cui le questioni vengono negoziate, poiché la negoziazione richiederà metodi diversi in situazioni diverse.