Come creare una firma elettronica in Excel
Creare firme elettroniche in Microsoft Excel è un processo semplice. Spesso, le aziende utilizzano i fogli Excel allo stesso modo di altri documenti come i PDF e i file Word.
L’aggiunta di firme elettroniche o digitali a questi documenti, al contrario delle firme a penna e inchiostro, può far risparmiare una quantità significativa di tempo e risorse. Ciò è particolarmente vero quando numerose persone in un’organizzazione hanno bisogno di approvare i documenti.
Inoltre, fornire ai clienti la possibilità di approvare rapidamente i documenti aggiungendo una riga di firma porterà probabilmente a un aumento del vostro tasso di conversione e a una diminuzione dei tempi di consegna per proposte, contratti, rapporti, fatture, ecc.
In questo post, delineeremo le differenze tra i due principali tipi di firme virtuali e ti mostreremo come aggiungere firme elettroniche e linee di firma ai documenti Excel.
Cos’è una firma elettronica?
Cos’è una firma elettronica?
In poche parole, una firma elettronica è un marchio virtuale apposto su un documento per indicare l’approvazione. Supponiamo che qualcuno riceva un contratto come allegato a un’e-mail. Apre il documento, aggiunge un’immagine della firma fotocopiata in fondo all’ultima pagina e lo rimanda indietro. Hanno appena approvato elettronicamente il documento.
È possibile aggiungere ulteriori livelli di sicurezza a questo processo con strumenti specializzati. Dopo che un documento viene firmato elettronicamente, viene generato automaticamente un certificato, e una copia viene memorizzata come PDF nel cloud.
In generale, le firme elettroniche sono sicure quanto le tipiche firme scritte a mano, se non di più. I governi di tutto il mondo hanno introdotto numerose leggi (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act, ecc.). Inoltre, le firme elettroniche sono generalmente accompagnate da un ampio “audit trail”, come le e-mail, che le rende molto facili da verificare.
Che cos’è la firma digitale?
La firma digitale è un tipo di firma elettronica altamente sicura. Le firme digitali si basano su quella che viene chiamata infrastruttura a chiave pubblica (PKI) per verificare i documenti. È quasi impossibile falsificare una firma digitale o modificare un documento una volta firmato.
Gli individui che vogliono usare la firma digitale devono prima acquistare un certificato digitale (o ID digitale) da una “autorità di certificazione”. Ogni volta che approvano un contratto, una proposta, una fattura, ecc., appongono questo ID digitale al documento, creando un unico file criptato. Questo file può essere decifrato solo con una chiave pubblica esplicitamente legata a quell’individuo.
Per aggiungere una firma digitale in Excel (che riconoscerà automaticamente qualsiasi certificato digitale memorizzato sul tuo computer), dovrai prima acquistare un ID o crearne uno tuo.
Quando dovresti firmare in Excel?
Potresti aver bisogno di aggiungere una firma (o una linea di firma) a una pagina di Excel per diverse ragioni.
Ecco alcune delle più comuni:
- Approvare rapporti contabili interni e file ricchi di dati.
- Chiedere ai clienti di approvare fatture, tabelle dei prezzi, preventivi o ricevute.
- Per documenti Excel contenenti calcoli che richiedono una verifica da parte della direzione o della contabilità.
- Un cliente chiede specificamente un documento come file Excel.
Anche se crei la maggior parte dei documenti in formato PDF o Microsoft Word, è buona pratica avere processi chiari per la creazione di firme elettroniche in Excel se mai ce ne fosse bisogno.
Come creare una firma elettronica in Excel
Hai la possibilità di aggiungere una firma visibile o invisibile in Excel. Puoi anche creare una linea di firma da sola, che permetterà ai destinatari di dare la loro approvazione.
Segui i seguenti passi:
- Apri il documento Excel.
- Seleziona l’area dove vuoi che vada la tua firma.
- Fate clic sulla scheda Inserisci e poi selezionate Testo > Linea di firma > Linea di firma Microsoft Office.
- Apparirà una finestra di dialogo Impostazione firma. Inserisci le informazioni che vuoi far apparire:
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- Firmatario suggerito – Il nome del destinatario (se stai firmando il documento, questo sarà il tuo nome).
- Titolo del firmatario suggerito – Il ruolo professionale del destinatario, ad es, “manager” o “CEO.”
- Indirizzo e-mail del firmatario suggerito – L’indirizzo e-mail del destinatario.
- Istruzioni per il firmatario – Qualsiasi istruzione si desideri includere.
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- Selezionare le caselle di controllo in fondo al pop-up (“Consenti al firmatario di…” e “Mostra data di firma…”) se si desidera mostrare la data di firma e/o consentire al firmatario di aggiungere commenti e fare clic su OK.
- Fare doppio clic sulla riga della firma (o fare clic con il tasto destro e selezionare Firma). Ti potrebbe essere richiesto di salvare il documento.
- Se non hai nessun certificato digitale attualmente disponibile, apparirà un pop-up che ti chiederà se vuoi “Ottenere un ID Digitale”, se desideri farlo, seleziona Sì e segui le istruzioni. In alternativa, puoi creare il tuo certificato usando queste istruzioni.
- Inserisci il tuo nome nel campo del pop-up (o premi il pulsante seleziona immagine), includendo eventuali dettagli aggiuntivi se lo desideri, e clicca su Firma.
Come creare una firma invisibile in Excel
In alternativa, puoi aggiungere una firma invisibile in Excel. Il tuo documento firmato avrà una scheda Firme in fondo alla pagina:
Segui i passi qui sotto:
- Apri il documento Excel.
- Seleziona la scheda File e scegli Protect Workbook > Add Digital Signature.
- Completare i campi pop-up e fare clic su Sign.
Come aggiungere un file Excel a un documento in PandaDoc
Se si preferisce creare un documento scritto separato piuttosto che un foglio di calcolo da far firmare ai destinatari, è possibile farlo in uno strumento come PandaDoc e allegare qualsiasi file Excel rilevante.
Seguite i seguenti passi per aggiungere un file Excel a PandaDoc:
- Accedete al vostro account PandaDoc.
- Aprite un documento nella scheda Documenti (barra degli strumenti sinistra) o caricatene uno selezionando Nuovo documento (in alto a destra).
- Seleziona Altro dalla barra degli strumenti di destra nell’editor del documento e scegli File allegati.
- Clicca Carica allegato.
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