Come – e perché – incorporare il tuo business

Settembre 16, 2021admin

Il termine corporazione deriva dal latino corpus, che significa corpo. Una società è un corpo – è una persona legale agli occhi della legge. Può intentare cause, può comprare e vendere proprietà, stipulare contratti, essere tassata e persino commettere crimini. La sua caratteristica più notevole: una società protegge i suoi proprietari dalla responsabilità personale per i debiti e gli obblighi aziendali – entro certi limiti. La società è considerata un’entità legale creata artificialmente che esiste separata e a parte da quegli individui che l’hanno creata e ne portano avanti le operazioni. Con un solo incorporatore, una società può essere formata semplicemente depositando una domanda per una carta con il rispettivo stato. Presentando questa domanda, l’incorporatore metterà a verbale fatti come:

lo scopo della società prevista,
i nomi e gli indirizzi degli incorporatori,
la quantità e i tipi di capitale sociale che la società sarà autorizzata ad emettere, e
i diritti e i privilegi dei titolari di ogni classe di azioni.

Perché incorporarsi?
È vero che operare come una società ha la sua parte di svantaggi in certe situazioni. Per esempio, come proprietario di un’azienda, sareste responsabili di ulteriori requisiti di registrazione e dettagli amministrativi. Più importante, in alcuni casi, operare come una società può creare un ulteriore onere fiscale. Questa è l’ultima cosa di cui un imprenditore ha bisogno, specialmente nelle prime fasi del funzionamento.
Ricordo, a parte le ragioni fiscali, la motivazione più comune per sostenere il costo della creazione di una società è il riconoscimento che l’azionista non è legalmente responsabile per le azioni della società. Questo perché la società ha una propria esistenza separata, completamente separata da coloro che la gestiscono. Tuttavia, esaminiamo altre tre ragioni per cui la società si dimostra un veicolo attraente per portare avanti un business.

Vita illimitata. A differenza delle imprese e delle società di persone, la vita della società non dipende dalla vita di un particolare individuo o individui. Può continuare indefinitamente fino a quando non raggiunge il suo obiettivo, si fonde con un altro business, o va in bancarotta. A meno che non sia indicato diversamente, potrebbe andare avanti indefinitamente.

Trasferibilità delle azioni. È sempre bello sapere che l’interesse di proprietà che avete in un business può essere prontamente venduto, trasferito o dato via ad un altro membro della famiglia. Il processo di cessione della proprietà in aziende e società di persone può essere complicato e costoso. La proprietà deve essere reintitolata, si devono redigere nuovi atti e altri passi amministrativi ogni volta che si verifica il minimo cambiamento di proprietà. Con le società, tutti i diritti e i privilegi dei singoli proprietari sono rappresentati dalle azioni che possiedono. La chiave per un rapido ed efficiente trasferimento di proprietà del business si trova sul retro di ogni certificato azionario, dove di solito c’è un posto indicato per l’azionista per avallare e firmare su tutte le azioni che devono essere vendute o altrimenti disposte.

Capacità di raccogliere capitale di investimento. Di solito è molto più facile attrarre nuovi investitori in un’entità societaria a causa della responsabilità limitata e della facile trasferibilità delle azioni. Le azioni possono essere trasferite direttamente ai nuovi investitori, o quando sono coinvolte grandi offerte al pubblico, si ricorre ai servizi di società di intermediazione e borse valori.

Svantaggi dell’incorporazione

I proprietari sono protetti dalla responsabilità personale per i debiti e gli obblighi della società.
Le società hanno un corpo affidabile di precedenti legali per guidare proprietari e manager.
Le società di capitali sono il miglior veicolo per eventuali società pubbliche.
Le società di capitali possono più facilmente raccogliere capitali attraverso la vendita di titoli.
Le società di capitali possono facilmente trasferire la proprietà attraverso il trasferimento di titoli.
Le società di capitali possono avere una vita illimitata.
Le società di capitali possono creare benefici fiscali in determinate circostanze, ma si noti che le società C possono essere soggette a “doppia tassazione” sui profitti. Per evitare questo, molti imprenditori scelgono di operare le loro società sotto il sottocapitolo S del codice interno. Conosciuta anche come una società S, questa entità permette al reddito di passare attraverso i singoli azionisti.

Svantaggi della costituzione di una società

Le società richiedono incontri annuali e richiedono ai proprietari e agli amministratori di osservare certe formalità.
Le società sono più costose da costituire rispetto alle società di persone e alle imprese individuali.
Le società richiedono depositi periodici con lo stato e tasse annuali.

Iniziare

Per iniziare il processo di incorporazione, contatta il segretario di stato o l’ufficio statale che è responsabile della registrazione delle società nel tuo stato. Chiedete le istruzioni, i moduli e le tabelle delle tasse per l’incorporazione di imprese. È possibile presentare la domanda di incorporazione senza l’aiuto di un avvocato, utilizzando libri e software per guidarvi. La vostra spesa sarà il costo di queste risorse, le tasse di deposito, e altri costi associati con l’incorporazione nel vostro stato.
Se si fa file per l’incorporazione da soli, si risparmia la spesa di utilizzare un avvocato, che può costare da $ 500 a $ 1.000. Lo svantaggio di andare su questa strada è che il processo può richiedere un po’ di tempo per essere realizzato. C’è anche la possibilità di perdere qualche piccolo ma importante dettaglio nella legge del tuo stato. Si può anche scegliere di utilizzare una società di servizi di incorporazione per preparare e archiviare i documenti con lo stato.

Uno dei primi passi da fare nel processo di incorporazione è quello di preparare un certificato o articoli di incorporazione. Alcuni stati vi forniranno un modulo stampato per questo, che voi o il vostro avvocato potete completare. Le informazioni richieste includono il nome proposto della società, lo scopo della società, i nomi e gli indirizzi delle parti che incorporano, e la posizione della sede principale della società.
La società avrà anche bisogno di una serie di statuti che descrivono in modo più dettagliato degli articoli come la società verrà eseguita, comprese le responsabilità degli azionisti, direttori e funzionari; quando le riunioni degli azionisti si terranno; e altri dettagli importanti per gestire la società. Una volta che i vostri articoli di incorporazione sono accettati, l’ufficio del segretario di stato vi invierà un certificato di incorporazione.
Una decisione importante da prendere quando si incorpora comporta la selezione del corretto stato di incorporazione. Non siete obbligati a incorporare nello stato in cui il vostro business opera; potete scegliere tra uno qualsiasi dei 50 stati o il Distretto di Columbia.

Una società è indicata come una società straniera in tutti gli stati tranne lo stato in cui è incorporata. Se una società opera in uno stato diverso da quello in cui è stata costituita, può essere richiesto di registrarsi per un certificato di autorità di operare (chiamato anche qualificazione straniera) nell’altro stato. Se una società sta facendo affari e non riesce a registrarsi come una società straniera, può perdere l’accesso ai tribunali di quello stato e affrontare multe e sanzioni fiscali.

Una società straniera che si registra per un certificato di autorità in un altro stato deve pagare le tasse di deposito dello stato per il deposito di qualificazione; queste tasse sono in genere più costose del costo di deposito per una società nazionale. Inoltre, le società straniere qualificate sono soggette a tasse e tasse annuali sia dallo stato di incorporazione che dallo stato di qualificazione. Così, l’effettivo vantaggio di costituirsi in uno stato con tasse iniziali molto basse e una bassa imposta sul reddito societario non è così grande come appare se il vostro business deve ancora qualificarsi per fare affari nel suo stato di operazioni.

La definizione di “transacting business” dipende dallo stato e dalla situazione. Consultate il vostro avvocato per determinare come la legge si applica alla vostra situazione. In generale, però, alcuni fattori che uno stato considera quando determina se una società sta svolgendo attività in uno stato includono:

La società ha una presenza fisica nello stato?
La società ha dipendenti nello stato?
La società accetta ordini nello stato?
La società ha un conto bancario nello stato?

Nota che la semplice transazione di affari via ordine postale o Internet in genere non equivale a transazione di affari; tuttavia, la determinazione è fatta su una base caso per caso. Ancora una volta, consultate il vostro avvocato per le specifiche, dato che questa lista non vuole essere esaustiva.

Se avete intenzione di cercare investimenti, l’entità preferita dalla maggior parte degli investitori e dei VC è la C corporation, che è la società standard formata incorporando. Le società a responsabilità limitata, le partnership a responsabilità limitata e altre entità non sono favorite a causa della variazione delle regole tra gli stati e perché non hanno la struttura legale di azionisti, un consiglio di amministrazione e funzionari, che sono componenti standard dell’investimento.
Se avete meno di 35 azionisti, probabilmente vorrete scegliere di essere una società S per scopi fiscali. Dovete depositare il modulo di elezione 2553 entro poco tempo dalla costituzione, quindi assicuratevi di controllare con l’IRS per quanto riguarda il deposito e le scadenze. Se avete bisogno di espandere oltre 35 azionisti in futuro, è possibile cambiare il vostro status fiscale di nuovo a una società C per farlo.
Ogni volta che avete a che fare con gli accordi relativi agli investitori e le concessioni di azioni, vorrete lavorare con un avvocato di titoli. Queste aree sono complesse e vitali per assicurarsi di mantenere il controllo e i benefici futuri della vostra azienda. Come nota a margine, l’avvocato con cui lavorate di solito non dovrebbe essere un azionista o un membro del consiglio di amministrazione della società. Se lui o lei suggerisce questo, allora dovreste discutere le regole di responsabilità professionale del suo Ordine degli Avvocati con l’avvocato, telefonare alla linea di reclamo dell’Ordine degli Avvocati per discutere la situazione e assicurarvi che le sue azioni siano etiche.

Gestire la vostra società

Ecco una panoramica di chi gioca quali ruoli in una società:

Consiglio di amministrazione: Gli amministratori originali sono designati nello Statuto, che è il documento depositato presso lo Stato per formare legalmente l’entità. Gli amministratori supervisionano i funzionari della società e assicurano che essa operi secondo la legge e le procedure aziendali. Gli amministratori hanno il dovere fiduciario verso la società di agire nel migliore interesse della società, non nel proprio interesse, tra gli altri doveri legali. Questi doveri sono quelli di proteggere gli investimenti degli azionisti nella società. Gli investitori spesso vogliono almeno un rappresentante nel consiglio di amministrazione, poiché il consiglio controlla formalmente le decisioni della società. Tuttavia, a volte gli investitori evitano di avere alcun amministratore e organizzano altre alternative contrattuali al fine di evitare i requisiti del dovere fiduciario di agire per il beneficio della società piuttosto che per se stessi. Il consiglio di amministrazione nomina e può licenziare i funzionari della società, che sono responsabili delle operazioni quotidiane della società.

Azionisti: Gli azionisti sono persone a cui sono state concesse azioni dalla società in cambio di denaro pagato o servizi prestati per la società. Gli azionisti si incontrano annualmente, alla riunione annuale della società, per eleggere il consiglio di amministrazione. Gli azionisti non sono finanziariamente responsabili per i debiti della società e non sono legalmente responsabili per qualsiasi atto illecito della società. Gli investitori riceveranno azioni in cambio del loro investimento. Tipicamente, vorranno “azioni privilegiate”, il che significa che se ci sono dividendi minimi o altri eventi finanziari negativi, avranno la priorità nel ricevere i loro soldi rispetto agli azionisti delle “azioni ordinarie”.

Funzionari: I funzionari tipicamente includono almeno un CEO e/o un presidente, un segretario e un tesoriere/CFO. I funzionari non hanno lo stesso livello elevato di doveri fiduciari verso la società che il consiglio di amministrazione ha.

Una volta che siete incorporati, assicuratevi di seguire le regole della costituzione. Se non lo fate, un tribunale può squarciare il velo societario e ritenere voi e gli altri proprietari personalmente responsabili per i debiti dell’azienda.

È importante seguire tutte le regole richieste dalla legge statale. Dovreste tenere registri finanziari accurati per la società, mostrando una separazione tra il reddito e le spese della società e quello dei proprietari.

La società dovrebbe anche emettere azioni, presentare rapporti annuali e tenere riunioni annuali per eleggere i funzionari e gli amministratori, anche se sono le stesse persone degli azionisti. Assicuratevi di tenere i verbali di queste riunioni. Su tutti i riferimenti alla vostra azienda, assicuratevi di identificarla come una società, usando Inc. o Corp. Volete anche assicurarvi che chiunque abbia a che fare con voi, come il vostro banchiere o i clienti, sappia che siete un funzionario di una società.

Per assicurarvi che la vostra società rimanga dalla parte giusta della legge, ascoltate le seguenti linee guida:

Chiamate il segretario di stato ogni anno per controllare il vostro stato societario.

Mettete le riunioni annuali (degli azionisti e degli amministratori) su schede di spunta.

Controllate tutti i contratti per assicurarvi che il nome corretto sia usato in ognuno. La linea della firma dovrebbe leggere “John Doe, Presidente, XYZ Corp.”, mai solo “John Doe.”

Non usare mai il tuo nome seguito da “dba” (doing business as) su un contratto. Rinegoziare quelli vecchi che lo fanno.

Prima di intraprendere qualsiasi attività al di fuori del normale corso degli affari – come l’acquisto di beni importanti – scrivi una risoluzione aziendale che lo permetta. Tenete tutti i moduli completati nel libro societario.

Non usate mai assegni societari per debiti personali e viceversa.

Fatevi consigliare da un professionista circa il mantenimento di utili non necessari per spese operative immediate.

Questo articolo è stato estratto dai libriStart Your Own Business andEntrepreneur Magazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships, e dagli articoli “Incorporation: Giving Form to Your Business” di Judith Silver e “Incorporating Your Business” di Rick Oster.