Cosa fare se il tuo datore di lavoro ti paga troppo

È giorno di paga! Guardi la tua busta paga o il tuo saldo bancario e trovi la migliore sorpresa di sempre: sei stato pagato troppo! È come la carta “Errore bancario a tuo favore” nel Monopoli. Tuttavia, prima di iniziare a fare piani su come spendere la tua inaspettata manna, dovresti considerare un fatto sconfortante. Secondo la legge federale degli Stati Uniti, la maggior parte dei datori di lavoro avrà il diritto di reclamare quel denaro. Queste disposizioni si estendono ai datori di lavoro sia nel settore pubblico che in quello privato. Tuttavia, dipendono dal fatto che l’azienda sia in grado di dimostrare che siete stati accidentalmente pagati troppo.

Domande legali a parte, c’è anche una questione morale in gioco. Se sei stato accidentalmente pagato troppo e nessuno si accorge dell’errore, dovresti segnalarlo? E come si fa a restituire i soldi? Questa guida ti spiegherà tutto quello che devi sapere sui pagamenti in eccesso accidentali del datore di lavoro.

Situazioni in cui possono verificarsi pagamenti in eccesso

Gli impiegati del libro paga a volte dimenticano di portare il proverbiale uno, portando a errori aritmetici che si traducono nel tuo stipendio con un aumento inaspettato. O qualcuno fa un tipo in un foglio di calcolo, e il computer sputa fuori un totale più alto di quello che dovrebbe. Tuttavia, tali situazioni sono relativamente rare. Secondo gli avvocati del lavoro, la maggior parte dei pagamenti in eccesso derivano da tecnicismi contenuti nei contratti di lavoro. Ecco un esempio comune.

• A un nuovo dipendente viene offerto un bonus di firma di 5.000 dollari, che è subordinato alla permanenza in azienda per almeno 12 mesi.
• Il dipendente firma il contratto e il bonus viene pagato in anticipo.
• Nove o dieci mesi dopo, il dipendente lascia il lavoro, o viene licenziato per prestazioni insufficienti.
• Quindi, la disposizione del bonus contrattuale che richiede al dipendente di lavorare per la società per almeno 12 mesi non è stata soddisfatta.

In una tale situazione, il dipendente è legalmente obbligato a restituire il bonus di firma. Questi casi possono spesso finire in tribunale. Tuttavia, se siete stati pagati troppo, è una buona idea non lasciare che le cose progrediscano così tanto. Si può finire sul gancio per molto più del vostro salario immeritato se si esce sul lato sbagliato di una decisione del tribunale. Probabilmente dovrai sostenere le tue spese legali, e potenzialmente ti sarà richiesto di pagare tutte o parte delle spese della tua ex azienda se perdi.

Come le leggi statali riguardano i pagamenti in eccesso

È importante notare che gli statuti esatti del lavoro e dell’occupazione che coprono questo tipo di situazioni variano da stato a stato. Il Fair Labor Standards Act federale (1938) dà alle aziende il diritto legale di pignorare il salario di un dipendente per recuperare i pagamenti in eccesso. Tuttavia, gli statuti a livello statale possono influenzare il modo in cui questi standard sono attuati. In alcuni casi, la legislazione statale lavora a favore del dipendente. In altri, fornisce al datore di lavoro protezioni aggiuntive.

Per esempio, in Indiana, le aziende possono recuperare unilateralmente i pagamenti in eccesso deducendoli dai vostri salari futuri. Devono solo darvi un preavviso di due settimane prima di pignorarvi la busta paga. Nello stato di Washington, le aziende possono fare lo stesso senza nemmeno dare preavviso. Tuttavia, questo vale solo se il pagamento in eccesso è stato rilevato entro 90 giorni dall’emissione.

La California, d’altra parte, protegge aggressivamente i lavoratori in queste situazioni. È illegale per un’azienda californiana pignorare i vostri salari per recuperare i pagamenti in eccesso. Gli è permesso solo se si firma un accordo legalmente vincolante che dichiara esplicitamente i termini di rimborso.

Per proteggersi, la maggior parte dei datori di lavoro affrontano la questione nei contratti che si devono firmare all’inizio di una nuova posizione. I termini possono essere sepolti nel legalese o nella stampa fine, ma molti di questi contratti contengono termini che proteggono gli interessi del datore di lavoro, pur tenendo conto delle leggi statali e federali.

Devi denunciare un pagamento eccessivo?

La maggior parte delle persone sono abbastanza oneste. Non si sentirebbe bene a intascare denaro che non ha effettivamente guadagnato, giusto? Per altri, la paura di essere “scoperti” – e potenzialmente puniti – è sufficiente per spingerli a parlare. Questi problemi possono essere amplificati da una serie di fattori. Se hai un buon rapporto di lavoro con il tuo datore di lavoro, non vorrai rovinarlo. Se lavori per una piccola azienda che sta lottando per andare avanti, un pagamento eccessivo inizia a sembrare più un furto. Forse sei nuovo nel lavoro, o stai pianificando di rimanere con l’azienda per un lungo periodo. In questo caso, non segnalare un pagamento eccessivo può inacidire rapidamente le tue prospettive di carriera.

D’altra parte, potresti essere tentato di tenere i soldi extra. Se stavi lavorando per il datore di lavoro con un contratto che è scaduto, non c’è molto da perdere. Se avete lasciato il vostro lavoro ad altre condizioni, buone o cattive, c’è la tendenza ad alzare le spalle e dire “beh, cosa possono farci?”

Spesso è più facile tenere i soldi extra quando non si deve guardare qualcuno negli occhi dopo averlo fatto. Ricordate che se scegliete di tenere i soldi (e sperate che l’azienda non se ne accorga), state mettendo a rischio il vostro lavoro e il vostro futuro rapporto con il vostro datore di lavoro. Se non lavori più lì, potresti anche invitare a problemi legali. Nella maggior parte dei casi, quel tiro di dadi semplicemente non vale la pena.

Come denunciare un pagamento eccessivo

Le aziende di solito hanno politiche in atto per affrontare questo tipo di situazioni. Indipendentemente dal fatto che tu lavori ancora per l’azienda, il tuo primo passo dovrebbe essere quello di segnalare il pagamento in eccesso. I destinatari sono ovviamente il vostro supervisore diretto, un membro del team del libro paga o della contabilità, o un funzionario delle risorse umane.

Dovete fare i seguenti passi.

• Nota la data in cui il pagamento è stato emesso e il periodo di paga a cui è stato applicato.
• Confermare l’importo esatto del pagamento in eccesso.
• Controllare se le tasse o altre detrazioni sono state sottratte dall’intero importo.

Inoltre, tieni presente che salari e stipendi non sono le uniche forme di compensazione che potrebbero essere pagate in eccesso. I datori di lavoro a volte danno ai loro lavoratori troppe ferie, li rimborsano per spese che non hanno sostenuto, o rimborsano troppo per spese legittimamente richieste.

Lavora con il tuo datore di lavoro per risolvere la situazione

Se ti fai avanti volontariamente, è probabile che il tuo datore di lavoro farà tutto il possibile per rendere il processo di rimborso il più facile possibile. La cosa migliore è semplicemente trovare un modo per rimborsare il pagamento in eccesso in un’unica soluzione, se possibile. Tuttavia, questa potrebbe non essere un’opzione in tutti i casi. Per esempio, se nessuno si accorge dell’errore fino a settimane (o mesi) dopo, potreste non avere il denaro prontamente disponibile da restituire.

Impostare un piano per rimborsare il denaro di solito comporta un taglio dei vostri guadagni futuri fino a quando la discrepanza è stata risolta. La maggior parte dei piani di rimborso spalmerà la somma pagata in eccesso su più periodi di paga in modo da non dover fare un enorme aggiustamento finanziario una tantum. Anche se non dovresti aspettarti che questo accada, la tua azienda potrebbe semplicemente dirti di non preoccuparti di restituire il denaro. Se l’importo era modesto e sei stato disponibile, potresti essere ricompensato per la tua onestà.

Cosa succede se il tuo datore di lavoro dichiara falsamente un pagamento eccessivo?

In rari casi, il tuo datore di lavoro può affermare di aver commesso un errore e di averti pagato troppo, quando non è così. Questo può portare a lunghe controversie che potrebbero non risolversi a vostro favore. Potrebbe danneggiare la tua posizione con l’azienda. Se si arriva in tribunale, le cose potrebbero peggiorare. Le aziende di solito hanno più risorse legali a loro disposizione rispetto ai singoli dipendenti.

Nonostante, il tuo primo passo dovrebbe essere quello di richiedere dettagli e documentazione. Chiedi al tuo datore di lavoro di fornirti una dichiarazione scritta che riassuma la data e l’importo del presunto pagamento in eccesso. Confrontatela con i vostri registri per assicurarvi di non aver trascurato accidentalmente qualcosa.

Se avete fatto la vostra dovuta diligenza e il vostro datore di lavoro minaccia ingiustamente di pignorarvi il salario o di intraprendere altre azioni, consultate un avvocato del lavoro. Servizi di assistenza legale gratuiti e a basso costo possono anche essere disponibili per te attraverso gruppi comunitari e altre risorse locali, se ne hai bisogno.