La differenza chiave tra Policy vs. Procedure

Policies e procedure sono le fondamenta della vostra azienda. Anche se non sono scritte, le politiche e le procedure definiscono la vostra organizzazione e assicurano che le cose vadano bene. Per ottenere i migliori risultati, tuttavia, sia le politiche che le procedure dovrebbero essere scritte e codificate per evitare malintesi o inefficienze. Ci sono molti software di “policy e procedure” là fuori per aiutare voi e la vostra azienda a mettere giù queste regole e processi e condividerli con i dipendenti; in pratica, quali sono le differenze tra policy e procedure e come un software di policy e procedure aiuterà a gestirle?

Definizione delle politiche

Le politiche sono i grandi principi generali della vostra organizzazione. Stabiliscono la direzione, guidano e influenzano il processo decisionale. Le politiche guidano le azioni e le strategie quotidiane, ma permettono la flessibilità – la parola chiave per le politiche è “guidare”. Stabiliscono un quadro di filosofie di gestione, scopi e obiettivi. Le politiche possono essere guidate dalla filosofia aziendale, dalla concorrenza, dalla pressione del mercato, dalla legge o dal regolamento e in molti casi da tutti questi elementi.

Le politiche aziendali tendono ad avere argomenti come l’uso dei social media, i tempi di malattia e i permessi retribuiti, il comportamento accettabile sul lavoro e i codici di condotta, l’inserimento e il licenziamento dei dipendenti, la discriminazione sul posto di lavoro e le certificazioni e licenze adeguate tra una pletora di altri argomenti, alcuni specifici della vostra azienda.

Definizione delle procedure

Le procedure hanno un obiettivo limitato; descrivono, passo dopo passo, quali azioni intraprendere in casi specifici. Le procedure hanno un inizio e una fine e devono essere seguite rigorosamente per ottenere il risultato desiderato. La natura ciclica e l’uniformità di una procedura sono di vitale importanza per la formazione dei nuovi dipendenti, la conformità, il miglioramento dei processi e l’auditing.

Esempi di argomenti procedurali includono le procedure di emergenza, l’ordine dei materiali, il funzionamento delle attrezzature o come inventariare le forniture e le merci.

Policy vs Procedure: Alcune differenze chiave

Quando si tratta di creare, aggiornare e implementare le vostre politiche e procedure, ci sono alcune differenze chiave.
Policy:

• Cambia poco frequentemente
• Dichiara chi, cosa, quando o perché
• Sono ampie e generali

Procedure:

• Modificare e migliorare continuamente
• Dichiarare cosa, come, quando o chi
• Offrire una descrizione dettagliata delle attività

Quando si tratta di creare le vostre politiche e procedure, è importante capire a cosa si riferiscono e qual è lo scopo di ciascuna. La vostra politica aziendale sulle riunioni non dovrebbe contenere un copione specifico da seguire, così come la vostra procedura per l’inventario non dovrebbe contenere solo “contare gli oggetti”. È anche importante capire quanto spesso ognuna di esse dovrebbe essere aggiornata, dal momento che il vostro software di politiche e procedure dovrebbe essere in grado di gestire le procedure continuamente aggiornate che la vostra organizzazione sta mettendo fuori e le politiche sempreverdi allo stesso tempo.

Per esempio, in una scuola pubblica ci può essere una politica che un’esercitazione antincendio dovrebbe essere tenuta una volta al mese; questa è una dichiarazione ampia e difficilmente cambierà. La procedura per le esercitazioni antincendio indica dove ogni classe dovrebbe andare in caso di un’esercitazione antincendio, annotando percorsi specifici e offrendo alternative; man mano che le esercitazioni vengono eseguite, è probabile che la procedura cambi e migliori.

Mettere le politiche e le procedure al lavoro

Non pensare con la mentalità di politica contro procedure. Per prosperare, un’azienda deve avere entrambi, non semplicemente uno o l’altro. Le politiche guardano il quadro generale, mentre le procedure dettagliano i singoli processi. Entrambi hanno il loro posto nel funzionamento quotidiano della vostra organizzazione e nel successo dei dipendenti.

Perché questi concetti sono così importanti, è vitale che i vostri dipendenti conoscano sia le politiche che le procedure della vostra azienda e quando implementarle. I software per le politiche e le procedure, come TotalCompliance, vi aiutano a far sì che ciò accada. Avere i vostri file in un sistema basato sul cloud significa che i vostri dipendenti avranno sempre accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno.

Quando si tratta di creare politiche e procedure, TotalCompliance offre una funzione di flusso di lavoro che consente di inviare i documenti attraverso una revisione rigorosa, con tutti i vostri revisori che offrono la loro opinione e che vi permettono di inviare facilmente una nuova versione una volta che le revisioni sono state accettate. Una volta che una politica o una procedura è stata approvata, TotalCompliance vi aiuterà a comunicarla al pubblico giusto – non tutti gli uffici o i gruppi avranno bisogno di conoscere la procedura corretta per l’inventario, dopo tutto, e si risparmierà il tempo dei vostri dipendenti per non guadare documenti che non si applicano a loro.

Le procedure sempre aggiornate e migliorate che creerete beneficeranno del controllo di versione – i vostri impiegati apriranno sempre un documento di procedura a quello più recente. Potete essere sicuri che i vostri dipendenti non stiano seguendo linee guida obsolete.

Una delle caratteristiche più importanti che TotalCompliance offre è la possibilità di testare la comprensione dei vostri dipendenti. Siete in grado di creare test per i dipendenti da fare dopo aver letto un documento per garantire che abbiano digerito correttamente le informazioni. Questo è molto utile per promuovere la comunicazione e l’inefficienza all’interno della vostra organizzazione, mentre assicura la vostra conformità.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!