“Net 15” o “Net 30”? – Non sperarci troppo

di Elaine R. Firestone, ELS

Parte dell’essere un buon (e redditizio) professionista freelance è capire il lato economico del business – sia il tuo che quello dei tuoi clienti. Anche se sono un editore da più di 30 anni, sono anche una persona d’affari che capisce i capricci dei dipartimenti di contabilità (vengo da una lunga stirpe di contabili e tenutari).

Purtroppo, ciò che manca alla maggior parte dei freelance è la conoscenza di base della contabilità e dei sistemi contabili nell’America delle aziende. Non sto parlando del software che i tuoi clienti usano per la loro contabilità. Sto parlando di quello che succede dall’altra parte, cioè, cosa succede ad una fattura una volta che l’hai presentata e come viene elaborata, il che finisce con l’essere pagata. Avete bisogno di avere una verbosità nei vostri contratti che specifichi i termini di pagamento e il calendario dei pagamenti, e il cliente deve essere d’accordo con i vostri termini. C’è di più sui termini contrattuali più tardi.

Prima parliamo dei dipartimenti di contabilità aziendale. La maggior parte delle aziende ha un ciclo di contabilità che è composto in parte dalle loro particolari pratiche commerciali e in parte da quando certe registrazioni sono dovute per i rapporti e le tasse locali, statali e federali. Le grandi aziende hanno dipartimenti separati per i debiti e i crediti, mentre nelle aziende più piccole queste funzioni contabili sono spesso nello stesso dipartimento o addirittura nella stessa persona che fa tutto il lavoro di contabilità. Gli assegni sono “tagliati” (fatti) in una certa data ogni mese; le voci possono essere messe nei libri mastri in una certa data; vari rapporti sono eseguiti in certi giorni; varie tasse sono pagate in certi giorni; e tutta una serie di altre cose vanno avanti in mezzo.

Questo è tutto bello e buono e un’informazione piacevole da avere, ma come influisce questo su di te e sul tuo business? Come esempio, diciamo che hai un “15 netto” nel tuo contratto con un cliente. Finite un progetto il 4 giugno e inviate la fattura il 5 giugno. Secondo i termini netti 15 nel tuo contratto con loro, ti aspetti di avere un assegno in mano il 20 giugno perché il 20 giugno è 15 giorni dopo il 5 giugno, cioè il “netto 15” nel tuo contratto. Ma… non ricevete l’assegno fino al 20 luglio. Siete frustrati, infastiditi, arrabbiati, arrabbiati, ecc. perché nella vostra mente è un mese di ritardo. Per l’azienda, però, questo è accettabile. Perché? Cosa vi manca? Vi mancano due informazioni vitali: la conoscenza (a) del processo di revisione della vostra fattura – e ogni azienda ha un processo di revisione in atto, anche se non è altro che la persona che ha ordinato i servizi che scrive “OK” sulla fattura, e (b) quando l’azienda taglia effettivamente gli assegni.

Per prima cosa parliamo del processo di revisione. A volte il processo di revisione serve a vedere se il tuo lavoro è all’altezza degli standard del cliente. A volte, qualcuno che non sia il tuo immediato punto di contatto può inserire la sua opinione nel processo di revisione; e a volte il processo di revisione è per assicurarsi che tutto sia presente e completo.

A volte, far passare il tuo lavoro attraverso un processo di revisione prima che tu possa essere pagato rallenta notevolmente i tempi del tuo pagamento. Due esempi di questo sono:

1. Quando il cliente pensa di sapere cosa sia il buon inglese quando non lo sa (o il problema correlato di quando il cliente insiste che un elemento di stile sia una “regola” grammaticale); e
2. Quando il cliente (o qualcuno più in alto nel ciclo di approvazione) decide che qualcosa dovrebbe essere aggiunto o cancellato nel testo e si rifiuta di approvare la tua fattura finché tutto è come loro pensano debba essere – indipendentemente da ciò che è detto nel tuo scopo originale del lavoro e/o nel tuo contratto con la società.

È, comunque, il diritto del cliente di vedere se il tuo lavoro è OK. La sola revisione potrebbe richiedere una settimana o due, a seconda di quanto è grande il progetto e cos’altro ha da fare il tuo contatto.

Una volta che il tuo cliente dice che il lavoro va bene e approva la fattura, la tua fattura viene inviata su per la catena per ulteriori approvazioni attraverso tutti i livelli di approvazione che devono passare prima di arrivare alla contabilità fornitori (AP). Ora, diciamo (usando l’esempio precedente) che finalmente arriva in AP il 18 giugno, ma AP taglia gli assegni solo il 10 di ogni mese. Poiché AP ha già tagliato gli assegni di giugno, non ne taglierà altri fino al 10 luglio. L’assegno viene tagliato il 10 luglio, e poi l’assegno può o non può andare ad una persona junior per metterlo in una busta, sigillarlo e spedirlo. Tuttavia, a causa della distanza tra il luogo in cui ti trovi e l’azienda, e il servizio di consegna della posta qual è, non lo ricevi fino al 20 luglio. Vedete?

La maggior parte delle ditte non mollerà tutto per staccare un assegno solo per voi se è fuori dal loro ciclo regolare, anche se il pagamento deve essere fatto elettronicamente, direttamente alla vostra banca.

Alcuni dei problemi di pagamento che potreste affrontare potrebbero essere contrattuali, specialmente se non avete specificato i termini di pagamento nel vostro contratto. Se metti semplicemente “Net 15” sulla tua fattura, il cliente potrebbe non essere in grado di rispettare un piano di pagamento di 15 giorni. Questo deve essere tenuto a mente quando si negozia il tuo compenso. In realtà, durante le negoziazioni del contratto è il momento di imparare le procedure di pagamento del vostro cliente e di tenere conto – nella vostra parcella – di qualsiasi ritardo di pagamento che potrebbe verificarsi.

Altri problemi potrebbero essere dovuti alla logistica interna del cliente. Per esempio, il tuo contatto approva subito la tua fattura, ma la prossima persona in linea per approvarla è in vacanza per una settimana e non ha nominato qualcuno per approvare il pagamento durante la sua assenza. (Sfortunatamente, ho visto questo accadere troppe volte per contarle, anche se, fortunatamente, non nella mia carriera di freelance.)

I due metodi principali per affrontare il mancato pagamento di un cliente in tempo sono:

1. Non lavorare per loro – il che sarebbe un peccato se li apprezzi, e loro apprezzano te; e
2. Ringrazia e sopporta e lavora nel tempo che il cliente impiega per pagare nel tuo budget personale e, come notato prima, nella tua tariffa.

Se non l’hai scoperto in anticipo e messo nel tuo contratto, chiedi qual è il calendario dei pagamenti in modo da poter presentare il tuo lavoro e le tue fatture in tempo per essere pagato alla prima data possibile. Detto questo, dovresti sempre cercare di avere un cuscinetto finanziario da cui attingere in caso di necessità, come il caso qui con i ritardatari, o se perdi un cliente (o la tua salute). Non dovreste mai dipendere solo da uno o due clienti per la maggior parte del vostro sostentamento.

Elaine R. Firestone, ELS, è una premiata – e certificata – redattrice e compositrice scientifica e tecnica specializzata in scienze fisiche e agricole. Dopo oltre 25 anni di carriera nell’editing per la NASA, Elaine ha iniziato ERF Editorial Consulting, dove il suo motto è “ERF” non sono solo le mie iniziali – è ciò che si ottiene: Modifiche. Risultati. Prodotto finale.©