Orientamento dei dipendenti: Tenere i nuovi dipendenti a bordo

Agosto 13, 2021admin

Orientare i dipendenti al loro posto di lavoro e alle loro mansioni è una delle funzioni più trascurate in molte organizzazioni. Un manuale per i dipendenti e mucchi di scartoffie non sono più sufficienti quando si tratta di accogliere un nuovo dipendente nella vostra organizzazione.

Le lamentele più frequenti sull’orientamento dei nuovi dipendenti sono che è opprimente, noioso, o che il nuovo dipendente viene lasciato affondare o nuotare. I dipendenti si sentono come se l’organizzazione avesse scaricato su di loro troppe informazioni che avrebbero dovuto capire e implementare in un periodo di tempo troppo breve.

Il risultato è spesso un nuovo dipendente confuso che non è produttivo come potrebbe essere. È anche più probabile che lasci l’organizzazione entro un anno. È costoso sia per il datore di lavoro che per il dipendente. Moltiplicate questo per il numero di dipendenti che assumete ogni anno, e il costo del turnover diventa significativo.

Con una stretta lavorativa in corso, lo sviluppo di un’esperienza di orientamento dei dipendenti efficace continua ad essere cruciale. È fondamentale che i programmi per i nuovi assunti siano attentamente pianificati per educare il dipendente sui valori e la storia dell’organizzazione e su chi è chi nell’organizzazione.

Un programma di orientamento ben pensato, che duri un giorno o sei mesi, aiuterà non solo a trattenere i dipendenti ma anche ad aumentarne la produttività. Le organizzazioni che hanno buoni programmi di orientamento portano i nuovi assunti più velocemente, hanno un migliore allineamento tra ciò che i dipendenti fanno e ciò che l’organizzazione ha bisogno che facciano, e hanno tassi di turnover più bassi.

Scopi dell’orientamento

I datori di lavoro devono capire che l’orientamento non è solo un bel gesto messo su dall’organizzazione.

Per ridurre i costi di avviamento
Un corretto orientamento può aiutare il dipendente a mettersi in moto molto più rapidamente, riducendo così i costi associati all’apprendimento del lavoro.

Per ridurre l’ansia
Qualsiasi dipendente, quando viene messo in una situazione nuova e strana, prova ansia che può ostacolare la sua capacità di imparare a svolgere il lavoro. Un corretto orientamento aiuta a ridurre l’ansia che deriva dall’entrare in una situazione sconosciuta e aiuta a fornire linee guida per il comportamento e la condotta, in modo che il dipendente non debba sperimentare lo stress di indovinare.

Per ridurre il turnover dei dipendenti
Il turnover dei dipendenti aumenta quando i dipendenti sentono di non essere valorizzati o sono messi in posizioni in cui non possono fare il loro lavoro. L’orientamento mostra che l’organizzazione valorizza il dipendente e aiuta a fornire gli strumenti necessari per avere successo nel lavoro.

Per risparmiare tempo al supervisore
In parole povere, migliore è l’orientamento iniziale, meno è probabile che supervisori e colleghi debbano passare del tempo a insegnare al dipendente. Puoi coprire in modo efficace ed efficiente tutte le cose sull’azienda, i dipartimenti, l’ambiente di lavoro e la cultura durante l’orientamento. Il manager e i colleghi dovranno poi solo rinforzare questi concetti.

Per sviluppare aspettative di lavoro realistiche, atteggiamenti positivi e soddisfazione sul lavoro
È importante che i dipendenti imparino il prima possibile cosa ci si aspetta da loro e cosa aspettarsi dagli altri, oltre a conoscere i valori e gli atteggiamenti dell’organizzazione.
Mentre le persone possono imparare dall’esperienza, faranno molti errori che sono inutili e potenzialmente dannosi. Le ragioni principali per cui i programmi di orientamento falliscono: Il programma non è stato pianificato; il dipendente non era a conoscenza dei requisiti del lavoro; il dipendente non si sente benvenuto.

L’orientamento dei dipendenti è importante: l’orientamento offre molti vantaggi e puoi usare il feedback dei dipendenti partecipanti per migliorare ulteriormente i tuoi orientamenti.

Tutti i nuovi dipendenti dovrebbero completare un programma di orientamento per i nuovi dipendenti, progettato per aiutarli ad adattarsi al loro lavoro e al loro ambiente di lavoro e per instillare un’attitudine positiva al lavoro e una motivazione iniziale.

Un programma di orientamento per i nuovi dipendenti ben studiato può ridurre il turnover e far risparmiare migliaia di dollari a un’organizzazione. Uno dei motivi per cui le persone cambiano lavoro è che non si sentono mai benvenute o parte dell’organizzazione di cui fanno parte.

Cosa bisogna includere nel processo?

Il principio più importante da trasmettere durante l’orientamento è il vostro impegno al miglioramento continuo e all’apprendimento continuo. In questo modo, i nuovi dipendenti si sentiranno a loro agio nel fare domande per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per imparare, risolvere problemi e prendere decisioni.

Un processo di orientamento ben pensato richiede energia, tempo e impegno. Tuttavia, di solito ripaga il singolo dipendente, il dipartimento e l’organizzazione. Un esempio è il successo della contea di Mecklenburg (North Carolina) nel rinnovare il suo programma di orientamento dei dipendenti.

Il datore di lavoro voleva essere all’altezza del suo credo che i dipendenti fossero la più grande risorsa dell’organizzazione. Nel 1996, come parte di un’iniziativa più ampia per ridisegnare i servizi per soddisfare le esigenze dei clienti, il personale del dipartimento delle risorse umane della contea di Mecklenburg ha preso una decisione intelligente. Hanno considerato i nuovi impiegati come parte della loro base di clienti e hanno chiesto ai loro clienti cosa volevano.

Ai dipendenti è stato chiesto cosa volevano e di cosa avevano bisogno dall’orientamento. È stato anche chiesto loro cosa piaceva e non piaceva dell’orientamento. Ai nuovi dipendenti è stato chiesto cosa volevano sapere dell’organizzazione. Inoltre, ai senior manager dell’organizzazione è stato chiesto cosa credevano fosse importante che i dipendenti imparassero quando entravano nel libro paga della contea.

Utilizzando il feedback raccolto dai dipendenti, lo staff di formazione delle risorse umane di Mecklenburg si è reso conto che soddisfare le esigenze dei dipendenti richiedeva più di una sessione di formazione di mezza giornata. Confidando nel feedback dei dipendenti, i formatori hanno elaborato un orientamento di un giorno che desse ai dipendenti ciò che dicevano di volere e ciò che il senior management riteneva che i dipendenti avessero bisogno di sapere.

In sostanza, il mix di orientamento ora include gli argomenti meno eccitanti come i W-2 e le varie politiche e procedure, ma include anche dettagli che permettono al dipendente di sapere qualcosa dell’organizzazione.

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Domande chiave per la pianificazione

I professionisti delle risorse umane e i manager di linea devono innanzitutto considerare le domande chiave per la pianificazione dell’orientamento dei nuovi dipendenti prima di implementare o rinnovare un programma attuale. Queste sono le domande chiave da porsi.

Quali sono le cose che i nuovi dipendenti devono sapere su questo ambiente di lavoro e che li metterebbero più a loro agio?
Quale impressione e quale impatto volete avere il primo giorno di un nuovo dipendente?
Quali sono le politiche e le procedure chiave che i dipendenti devono conoscere il primo giorno per evitare errori il secondo giorno? Concentrati sulle questioni vitali.
Quali cose speciali (scrivania, area di lavoro, attrezzature, istruzioni speciali) puoi fornire per far sentire i nuovi dipendenti a proprio agio, benvenuti e sicuri?
Quale esperienza positiva puoi fornire al nuovo dipendente che potrebbe discutere con la sua famiglia alla fine del primo giorno di lavoro? L’esperienza dovrebbe essere qualcosa che faccia sentire il nuovo dipendente apprezzato dall’organizzazione.
Come puoi aiutare il supervisore del nuovo dipendente ad essere disponibile per il nuovo dipendente il primo giorno per fornirgli attenzione personale e per trasmettere un chiaro messaggio che il nuovo dipendente è un’aggiunta importante al team di lavoro?

Come dare il meglio di sé per un nuovo dipendente

Siccome la prima impressione è fondamentale, ecco alcuni consigli per dare il meglio di sé. Divertirsi un po’. Concentratevi solo sugli argomenti molto importanti del manuale. Fate qualche gioco – questo può aiutare le persone ad imparare. I giochi includono:

Photo Match: dopo il tour. Ad ogni dipendente vengono fornite foto di altri dipendenti e una lista di nomi. L’obiettivo è quello di abbinare il nome alla faccia.

Caccia alla firma: Mentre i dipendenti stanno visitando la struttura, fornire loro un pezzo di carta con i nomi di diversi associati che incontreranno. Viene poi chiesto loro di ottenere le firme delle persone che incontreranno. Il dipendente che ottiene il maggior numero di firme da una varietà di nuovi colleghi riceve un premio.

Anche altri giochi che riguardano ciò che il dipendente ha imparato durante l’orientamento sono efficaci garanzie che l’orientamento sia riuscito.

Fasi per dare il benvenuto al nuovo assunto

Inizia il processo prima che la nuova persona inizi a lavorare. Invia un’agenda al nuovo associato con la lettera d’offerta in modo che il dipendente sappia cosa aspettarsi. Rimanete in contatto dopo che lui o lei ha accettato la posizione per rispondere alle domande. Assicuratevi che l’area di lavoro della nuova persona sia pronta per il primo giorno di lavoro.
Assicuratevi che i colleghi chiave sappiano che il dipendente sta iniziando e incoraggiateli a venire a dire “ciao” prima che l’orientamento inizi. Una lettera di benvenuto al nuovo dipendente con un’agenda permette ai colleghi di rimanere in contatto con il nuovo dipendente e il suo programma.
Assegnare un mentore o un compagno, per mostrare la nuova persona, fare le presentazioni e iniziare la formazione. Lascia che il mentore abbia un preavviso sufficiente in modo che possa fare i preparativi. La relazione di mentoring dovrebbe continuare per 90 giorni e può continuare molto più a lungo se la coppia crea una grande connessione. Molte relazioni vanno avanti per anni e possono anche trasformarsi in una sponsorizzazione.
Iniziare dalle basi. Le persone diventano produttive prima se sono saldamente radicate nelle conoscenze di base di cui hanno bisogno per capire il loro lavoro. Concentratevi sul perché, quando, dove e come della posizione prima di aspettarvi che gestiscano incarichi o grandi progetti. Non sommergeteli con troppe informazioni.
Fornite esempi su come completare i moduli e la descrizione del lavoro della persona con il pacchetto di orientamento.
Divertitevi. Concentratevi solo sugli argomenti molto importanti del manuale. Fate qualche gioco – questo può aiutare le persone ad imparare.
Fornite una lista di FAQ con una persona da contattare e un numero di telefono o un interno.
Prevedete di portare il nuovo dipendente a pranzo, o chiedete ad altri di raggiungere il nuovo dipendente nella sala da pranzo o in una sala conferenze con altri membri del dipartimento. Il primo giorno di lavoro non è il giorno giusto per lasciare il nuovo dipendente da solo durante il pranzo.
Questo è un buon momento per il supervisore di portare il dipendente a pranzo, includere altri colleghi e assicurarsi che il dipendente sia a suo agio. È anche un ottimo ambiente in cui i dipendenti possono conoscersi tra loro e con il nuovo collaboratore.
Tenere presente la famiglia della nuova persona. Un nuovo lavoro significa un adattamento per tutta la famiglia, specialmente se si sono trasferiti. Fate il possibile per facilitare la transizione e aiutarli a sentirsi a proprio agio nella comunità.
Chiedete un feedback. Scoprite dagli ex-assunti come hanno percepito il processo di orientamento e non abbiate paura di fare dei cambiamenti sulla base di queste raccomandazioni. Potete inviare una valutazione da due a quattro settimane dopo che il dipendente ha iniziato, e chiedere: Ora che sei stato nell’azienda, l’orientamento per i nuovi dipendenti ha soddisfatto le tue esigenze? Alla Contea di Mecklenburg, dopo il loro processo di riprogettazione, uno dei formatori, Allyson Birbiglia ha detto: “Riconosciamo che dobbiamo continuamente migliorare l’orientamento per soddisfare le mutevoli esigenze dei nostri clienti. What works now may not serve our employees well next month or next year.”

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.