Perché usare un’agenzia di reclutamento? Benefici, tariffe e tutto quello che devi sapere quando usi queste aziende

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In Sourcing – di Riia O’Donnell

Quando stai cercando di mettere dei lavoratori sulle sedie, potresti considerare di usare un’agenzia di reclutamento o un servizio per fare il lavoro. Ci sono una varietà di servizi disponibili, ma dovreste usarli, e come ottenere il massimo per i vostri soldi?

Il costo di assunzione può superare i 40.000 dollari per dipendente. Una parte di questa spesa è in formazione e perdita di produttività, certamente. Ma una buona parte del costo è nel processo di reclutamento stesso: quanto tempo lo staff delle Risorse Umane e i manager spendono per discutere l’apertura, la pubblicità, le ore passate a selezionare, intervistare, re-intervistare, controllare il background e altro. I dipartimenti HR spesso fanno questi passi solo per dover ricominciare il processo da capo. Se avete un reclutatore dedicato nel vostro staff, avete già un’idea di quale sia l’investimento annuale. Avete ammortizzato il loro stipendio/benefici/perks sul numero di assunzioni all’anno? Questa è solo la punta dell’iceberg del costo di assunzione.

Perciò perché usare un’agenzia di reclutamento? Soprattutto per le piccole organizzazioni, dove il tempo dei dipendenti è già molto ridotto, il reclutamento in-house spesso non è un saggio investimento di risorse. Se non hai un reclutatore dedicato, stai togliendo tempo prezioso di lavoro ad altri membri dello staff, tempo che influisce sulla tua linea di fondo. Un’agenzia di reclutamento per ottenere i candidati giusti (non solo un pool di candidati) può essere la strada da percorrere quando si vuole ottenere il massimo per i propri soldi.

Comprendere le esigenze di assunzione delle aziende

Prima di assumere un’agenzia di reclutamento, si dovrebbe avere una comprensione delle vostre esigenze di assunzione al fine di sapere come utilizzare al meglio i servizi dell’agenzia.

Frequentemente
Se si assume di rado – forse una o due volte l’anno – avere un recruiter dedicato sul personale è frivolo. Un’agenzia può far entrare il candidato giusto, vagliato e garantito. Il vostro lavoro sarà minimo: organizzare incontri per vedere se sono adatti e fare l’assunzione.

Regolarmente
Forse assumete regolarmente – circa una volta al mese. Potreste avere qualcuno che fa la maggior parte del vostro reclutamento, addestrato a vagliare e intervistare in modo conforme, ma potrebbe aver bisogno di aiuto per far entrare i candidati (di nuovo, al contrario dei candidati). CareerBuilder riporta che si possono facilmente ricevere 75 curriculum per ogni posto di lavoro aperto. Questo è un sacco di screening. Anche se spendi solo cinque minuti su ogni curriculum/lettera di presentazione (il che è generoso), passerai più di sei ore a leggerli nella speranza di trovare un buon candidato.

Lo stesso sondaggio ha mostrato che il 78% dei reclutatori ha trovato che almeno la metà dei curriculum erano di candidati non qualificati: Sono tre ore sprecate. Un’agenzia di reclutamento può aiutare ad alleggerire il carico quando si tratta di screening, in modo da poter dedicare la vostra attenzione solo ai candidati più qualificati.

Frequentemente
Oppure diciamo che assumete spesso: In qualsiasi momento, di solito stai pubblicando, intervistando, verificando o riempiendo un posto. Hai un sacco di palline in aria in una volta, e può essere impegnativo destreggiarsi tra tutte. Avere un intero dipartimento per aiutare sarebbe fantastico, ma non è nelle carte, né nel budget. Una società di reclutamento può essere il vostro dipartimento delle risorse umane: Possono togliervi la maggior parte del lavoro dalle mani e lasciarvi liberi di assumere per la qualità, piuttosto che per la quantità.

Nonstop
Assumete in massa. Stai ridimensionando, hai un alto turnover (se mai avrai tempo, potresti chiederti perché), o stai assumendo per riempire posti multipli o stagionali. Avete bisogno di aiuto!

Uno dei miei ex datori di lavoro assumeva 400 stagionali ogni primavera per prepararsi alla corsa estiva. Con uno staff di sei persone, era una sfida ottenere abbastanza corpi alla porta. Alcune agenzie sono attrezzate per affrontare questo tipo di volume: Lavorano con agenzie comunitarie, lavoratori stranieri (e verificano i visti di lavoro per voi), e altri programmi di sensibilizzazione per aiutare con grandi esigenze di personale.

Riempire i lavori, non le interviste

Le agenzie vengono pagate per riempire i lavori, non per prenotare le interviste. Probabilmente avrete meno candidati, ma ognuno sarà qualificato. Come reclutatore, e poi come direttore di un’agenzia di reclutamento, ho avuto modo di conoscere bene i miei clienti. Non solo mi dicevano il set di abilità richiesto, ma col tempo ho imparato chi si sarebbe adattato bene e chi no.

Sebbene non si voglia discriminare, si può certamente dire a un reclutatore delle soft skills. Un dipartimento tranquillo potrebbe non essere alla ricerca di qualcuno che sia facilmente eccitabile. Oppure, forse avete avuto un sacco di turnover perché tutti stanno cercando di fare carriera in un anno, quindi volete qualcuno che sia soddisfatto di questo lavoro a lungo termine.

Ho avuto una società con esattamente questo problema: continuavano ad assumere ogni sei mesi circa per lo stesso posto. Mentre apprezzavo le commissioni, mi sentivo male che dovevano continuare a riassumere. Parlando con il responsabile delle assunzioni ho offerto un suggerimento. Smettete di assumere neolaureati e cercate un lavoratore più esperto (alzando un po’ lo stipendio). Si vuole qualcuno che sa cosa vuole fare tutto il giorno e non sta cercando un trampolino di lancio o un punto luminoso sul suo curriculum. Il risultato: un’assunzione a lungo termine che mi è costata in commissioni, ma mi ha fatto guadagnare una connessione con l’azienda. Una buona società di reclutamento farà esattamente questo. Ci sono dentro per il lungo periodo. Vogliono stabilire un rapporto con voi e faranno quello che serve per farlo accadere, anche se c’è una perdita a breve termine.

Trial and Snare (o Pare)

Se un membro critico del team sta prendendo un congedo familiare o medico, ovviamente assumerete un lavoratore temporaneo per coprire il suo posto – non avete scelta. Considera questo come un’opportunità per selezionare qualcuno per un altro posto vacante che potresti avere all’interno dell’azienda. Se è un buon lavoratore, lavora bene con la squadra, ed è disposto, si potrebbe anche voler fare una formazione incrociata durante il suo periodo di lavoro temporaneo per vedere se sarebbe una buona misura.

Hai una posizione che richiede più di 30/60 giorni di prova per formare? Temp to perm potrebbe essere una buona soluzione per te. Possono volerci mesi per vedere se un candidato è adatto per alcune aperture. Quando fai il temporary to perm, avrai un periodo di prova più lungo. E se non funzionano, non devi nemmeno licenziarli! Basta chiamare l’agenzia e fargli fare la parte brutta. Ti manderanno anche un sostituto.

E se decidi che sono perfetti? Alcune aziende scelgono di acquistare il contratto – pagando una tassa per togliere l’assunzione dal libro paga “temporaneo” e metterla sul loro. A seconda di quanto è lungo il periodo di buyout, potresti considerare di lasciarli come interinali il più a lungo possibile. Mantenendoli come dipendenti di un’agenzia, non solo distribuisci il costo del buyout, ma estendi il periodo di prova. Come bonus, dopo che sono usciti dal libro paga dell’agenzia e sono passati al vostro, potete iniziare il vostro periodo di prova regolare. Parlando di copertura delle tue scommesse!

Cashing in on the Guarantee

In aggiunta all’aiuto nel reclutamento, tutte le agenzie offrono periodi di garanzia. Se l’assunzione non funziona, tu non paghi e loro ricominciano la ricerca, non tu. Con alcune agenzie puoi negoziare le tariffe, con altre i periodi di garanzia; con alcune entrambe. Non fa mai male chiedere. Soprattutto se assumete un gran numero di persone tramite loro, o se siete un nuovo cliente, cercate sicuramente di negoziare uno o entrambi. Ma qualunque sia il periodo di garanzia, usarlo rigorosamente come periodo di prova è fondamentale. Se non funzionano, lasciate che l’agenzia ricominci il processo.

Se guardate al turnover che avete avuto, quanto può essere attribuito ad assunzioni affrettate, alla mancanza di screening, o all’accontentarsi di riempire quel posto? Quando usate un reclutatore, smettete di fare questi errori da soli e iniziate a farli lavorare a vostro favore.

Il vostro periodo di garanzia è un’opportunità per assicurare che il nuovo assunto sia quello giusto. Stabilisci degli obiettivi realistici per ciò che il nuovo assunto dovrebbe aver imparato/raggiunto/masterizzato entro il periodo di garanzia. Se non stanno raggiungendo questi obiettivi, è il momento di cambiare. Potrebbero volerci alcuni tentativi per ottenere la giusta corrispondenza, ma tu hai fatto pochissimo lavoro per realizzare questa impresa: e, come bonus, l’agenzia impara di più sulla tua azienda. Saranno meglio in grado di riempire il tuo prossimo slot una volta che avranno un’idea delle tue priorità e della tua cultura.

Il costo di fare affari

Ci sono molti tipi di agenzie là fuori, con varie strutture di tariffe e garanzie. Ecco i tre tipi principali che vedrai:

Retained
Pagherai in anticipo e in genere gli darai l’esclusiva per occupare il posto. Questi sono rari e sono generalmente per posti di alto livello o molto difficili da riempire.

Costo: In media il 10 per cento dello stipendio annuale per iniziare il reclutamento, un altro 10-15 per cento o più dopo l’assunzione
Garanzia: Circa sei mesi a un anno

Contingency
Queste agenzie inviano i candidati e prendono una percentuale dello stipendio annuale dopo che il nuovo assunto ha soddisfatto il periodo di garanzia.
Costo: In genere 15-25% dello stipendio annuale
Garanzia: Generalmente 60 giorni

Temporary o Temp to Perm
Queste agenzie inviano lavoratori temporanei che possono andare e venire, o, se li trovi adatti, possono trasferirsi sul tuo libro paga. Il loro contratto può essere acquistato a pagamento, o dopo un certo periodo di tempo puoi averli gratuitamente. Di solito c’è una scala mobile sull’acquisto: Prima li togliete dal libro paga dell’agenzia e li mettete sul vostro, più alto è il costo.

Costo: dal 20 al 50 per cento del salario orario
Acquisto: Generalmente dopo 90-120 giorni

Benefici aggiuntivi

Se non sei ancora convinto del perché usare un’agenzia di reclutamento può essere la mossa giusta, la decisione di farlo può portare alcuni benefici aggiuntivi che possono essere difficili da quantificare immediatamente, ma sono comunque molto reali. Per esempio: A meno che tu non sia Google o Apple, probabilmente non hai migliaia di candidati qualificati in fila per lavorare per te. Ma un reclutatore “venderà” la vostra azienda a un candidato con la stessa forza con cui venderà il candidato a voi.

Diciamo che avete finalmente deciso di assumere uno sviluppatore, ma il vostro staff HR sa molto poco di codifica. I reclutatori specializzati in un certo mercato possono aiutarvi a trovare dei pacchetti di compensazione equi, farvi sapere cosa potete realisticamente aspettarvi dal mercato e, probabilmente la cosa più importante, presentarvi dei candidati nel loro pool di candidati che sono esattamente la misura giusta.

Utilizzare un’agenzia di reclutamento può essere utile anche da un punto di vista contabile. Le commissioni dell’agenzia sono spese aziendali – che possono aiutare la vostra linea di fondo. Come riportato da Bersin by Deloitte, il costo medio per riempire una posizione aperta è di quasi 4.000 dollari. Ma le commissioni di agenzia sono una spesa aziendale legittima che può compensare una parte di quel costo.

Secondo LinkedIn, solo il 12% della forza lavoro è attivamente alla ricerca di lavoro, ma l’85% è aperto a sentire parlare di nuove opportunità. I reclutatori dell’agenzia non si limiteranno ad aspettare che un candidato di qualità entri nella loro porta – cercheranno tra i vostri concorrenti e nel mercato persone in posizioni simili, per vedere se qualcuno è interessato a cercare. Poiché vivono e respirano il reclutamento, i reclutatori dell’agenzia hanno il tempo di identificare e raggiungere i candidati passivi in un modo che probabilmente non è possibile per il vostro team.
Le agenzie di reclutamento possono trasformare una ricerca lunga un mese in una che dura solo pochi giorni. Sapere quando e come usarle efficacemente non solo può ridurre lo stress del reclutamento, ma può aiutarti a garantire un’assunzione a lungo termine.

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