Politica aziendale di procedura di reclamo

Politica breve & scopo

La nostra politica di procedura di reclamo spiega come i dipendenti possono esprimere le loro lamentele in modo costruttivo. I supervisori e gli alti dirigenti dovrebbero sapere tutto ciò che infastidisce i dipendenti o ostacola il loro lavoro, in modo da poterlo risolvere il più rapidamente possibile. I dipendenti dovrebbero poter seguire una procedura di reclamo equa per essere ascoltati ed evitare conflitti.

L’azienda incoraggia i dipendenti a comunicare le loro lamentele.

Ambito di applicazione

Questa politica si riferisce a tutti i dipendenti dell’azienda, indipendentemente dalla posizione o dallo status.

Elementi della politica

Definizione di reclamo

Definiamo reclamo qualsiasi lamentela, problema o preoccupazione di un dipendente riguardante il suo posto di lavoro, il suo lavoro o le sue relazioni con i colleghi.

Employees can file grievances for any of the following reasons:

• Workplace harassment
• Health and safety
• Supervisor behavior
• Adverse changes in employment conditions

This list in not exhaustive. However, employees should try to resolve less important issues informally before they resort to a formal grievance.

Employees who file grievances can:

• Reach out to their direct supervisor or HR department
• File a grievance form explaining the situation in detail
• Refuse to attend formal meetings on their own
• Appeal on any formal decision

Employees who face allegation have the right to:

• Receive a copy of the allegations against them
• Respond to the allegations
• Appeal on any formal decision

The company is obliged to:

• Avere una procedura formale di reclamo in atto
• Comunicare la procedura
• Investigare prontamente tutti i reclami
• Trattare allo stesso modo tutti i dipendenti che presentano reclami
• Preservare la riservatezza in ogni fase del processo
• Risolvere tutti i reclami quando possibile
• Rispettare la sua politica di non-ritorsione quando i dipendenti presentano reclami all’azienda o ad agenzie esterne (ad es.

Procedure

I dipendenti sono incoraggiati a parlare tra loro per risolvere i loro problemi. Quando questo non è possibile, i dipendenti devono sapere come presentare un reclamo:

1. Comunicare informalmente con il loro supervisore diretto. Il supervisore cercherà di risolvere il problema. Quando i dipendenti vogliono lamentarsi del loro supervisore, dovrebbero prima cercare di discutere la questione e risolverla tra di loro. In questo caso, si consiglia loro di richiedere un incontro informale. I supervisori devono cercare di risolvere qualsiasi lamentela il più rapidamente possibile. Se non sono in grado di farlo, devono rivolgersi all’ufficio delle risorse umane e cooperare con tutte le altre procedure.
2. Se la lamentela riguarda un comportamento del supervisore che può portare ad azioni disciplinari (ad esempio, molestie sessuali o violenza), i dipendenti devono rivolgersi direttamente all’ufficio delle risorse umane o al supervisore di livello successivo.
3. Accetta la procedura descritta di seguito

L’ufficio HR (o qualsiasi persona appropriata in assenza di un ufficio HR) deve seguire la procedura seguente:

1. Chiedere al dipendente di compilare un modulo di reclamo
2. Parlare con il dipendente per assicurarsi che la questione sia compresa completamente
3. Fornire al dipendente che affronta le accuse una copia del reclamo
4. Organizzare procedure di mediazione (es.g. organizzare un incontro formale)
5. Indagare la questione o chiedere l’aiuto di un investigatore quando necessario
6. Tenere informati i dipendenti durante tutto il processo
7. Comunicare la decisione formale a tutti i dipendenti coinvolti
8. Agire azioni per garantire che la decisione formale sia rispettata
9. Gestire i ricorsi raccogliendo ulteriori informazioni e indagando ulteriormente
10. Mantenere registrazioni accurate

Questa procedura può variare a seconda della natura di un reclamo. Per esempio, se un dipendente è ritenuto colpevole di discriminazione razziale, l’azienda inizierà le procedure disciplinari.