Scrivere la lettera di richiesta: Un passo nella giusta direzione

Originariamente scritto da Shannon McBride

Shannon McBride si occupa da oltre 20 anni di scrivere sovvenzioni per organizzazioni non profit, scuole, università e comuni. La sua azienda, Consulting Connections, Inc., fornisce formazione e consulenza anche nel mondo delle proposte commerciali. È l’autrice del libro, Writing Grants for the Common Good, e insegna ad altri come migliorare le loro capacità di ricerca di sovvenzioni attraverso workshop pubblici e webinar.

Molti finanziatori ora preferiscono che le domande di sostegno finanziario siano presentate in una lettera di intenti o in un formato di richiesta invece che in una proposta completa. Questo aiuta i potenziali finanziatori a decidere se sono abbastanza interessati al progetto da chiedere una proposta di sovvenzione formale. (Le agenzie governative non richiedono tale lettera, tuttavia, perché hanno un processo più formale per la qualificazione.)

La LOI: uno schizzo del tuo Nonprofit

La LOI dà al finanziatore uno schizzo della tua organizzazione, il bisogno che stai affrontando, e una descrizione del tuo piano di progetto. Le fondazioni in genere designano un amministratore di sovvenzioni (GA) per vagliare le lettere di richiesta o di intenzione per decidere se il programma è degno della loro revisione e di un possibile finanziamento.

Grants administrators “scannerizzano” rapidamente le lettere e se ritengono che il finanziamento del tuo programma potrebbe essere una forte probabilità, ti potrebbero essere chieste ulteriori informazioni o invitati a presentare una proposta di sovvenzione.

Vale la pena investire del tempo.

Quando presenti una LOI, scoprirai se la tua proposta di sovvenzione completa sarà presa in considerazione – il che è preferibile a sprecare tempo e sforzi per scrivere una proposta completa ad un finanziatore che probabilmente non sosterrà il tuo progetto.

La LOI può richiedere quasi lo stesso tempo per sviluppare una proposta completa. Usare meno parole per trasmettere il tuo messaggio richiede una maggiore elaborazione di un testo conciso.

Iniziamo organizzando la LOI nel modo “giusto”.

Anche se non esiste una lettera di richiesta “standard”, se organizzi la tua LOI secondo gli argomenti principali mostrati di seguito, ha una migliore possibilità di arrivare al gatekeeper – l’amministrazione delle sovvenzioni – e alla commissione per la revisione.

1. Oggetto. Includi un oggetto in modo che i lettori possano identificare immediatamente il contenuto della lettera – anche prima di sfogliare il testo.
2. Introduzione. Spiega perché hai inviato la lettera di richiesta per sapere se potresti essere invitato a presentare una proposta completa. Includi l’ammontare del finanziamento che stai chiedendo in questa sezione. Fornisci anche un breve riassunto esecutivo.
3. Panoramica dell’organizzazione. Fornite una breve panoramica della vostra organizzazione con una chiara focalizzazione sulla vostra capacità di soddisfare il bisogno dichiarato. Descrivete il personale e le loro qualifiche relative al progetto. (Conservate la dichiarazione della missione per la vostra proposta completa.)
4. Dichiarazione del bisogno o del problema. Descrivi chiaramente il bisogno o il problema. Includi dati demografici rilevanti, alcuni esempi concreti del problema e dati statistici di supporto.
5. Descrizione del progetto. Mostrate che avete una soluzione praticabile e appropriata al bisogno. Descrivete brevemente il progetto e includete le attività di supporto, il coinvolgimento diretto del personale e i titoli, e gli obiettivi desiderati.
6. Altre fonti di finanziamento. Elencate le altre fonti di finanziamento, comprese le agenzie governative e le fondazioni pubbliche e private, comprese quelle a cui vi state rivolgendo per un sostegno finanziario.
7. In linea con l’obiettivo del finanziatore. Comunicate chiaramente come il vostro progetto si riferisce alle loro linee guida di finanziamento e alla loro filosofia filantropica.
8. Chiusura chiara. Chiudi la lettera con le informazioni di contatto. Assicura ai tuoi lettori che sei disponibile a rispondere a qualsiasi domanda aggiuntiva che potrebbe non essere coperta nella lettera. Mostrate apprezzamento per la loro considerazione della vostra richiesta.
9. Allegati. Includete solo gli allegati chiaramente indicati dalle linee guida dei potenziali finanziatori. Allega un budget del progetto che mostri chiaramente la relazione tra il sostegno finanziario e la sostenibilità del progetto.

Come scrivere le parti principali della lettera di richiesta.

Usa il limite consigliato di tre pagine per descrivere chiaramente il tuo progetto, incluso il tuo obiettivo filantropico. Fornisci le informazioni sul budget come allegato separato di 2 – 3 pagine.

Introdurre la lettera con un breve riassunto esecutivo.

L’introduzione alla LOI è un breve riassunto esecutivo. Includi il nome della tua organizzazione, l’ammontare del finanziamento che stai richiedendo e il nome del programma o del progetto. Descrivete le qualifiche del vostro staff di progetto e il vostro metodo per valutare il successo del programma, e fornite un calendario per il progetto.

Includete l’ammontare del finanziamento che state richiedendo in anticipo (piuttosto che alla fine della lettera) così i lettori non devono cercarlo. Ecco un esempio della prima riga di un’introduzione per una lettera di richiesta.

Scrivo a nome di Habitat for Humanity dell’Idaho centrale per chiedere se possiamo presentare una proposta formale per una sovvenzione di 15.000 dollari dalla West Valley Farm Foundation. La sovvenzione sarà utilizzata per l’acquisizione di uno dei due lotti edificabili al prezzo di 75.000 dollari ciascuno.

Descrivi brevemente la tua organizzazione, compresa la sua storia e i programmi di successo.

Includi una breve storia della tua organizzazione no-profit (quando è stata costituita e per quale scopo) e una breve descrizione dei tuoi programmi. Se siete un’organizzazione alle prime armi, descrivete i programmi che pensate di offrire come risultato dei vostri sforzi di raccolta fondi.

1. Collegate chiaramente le attività attuali della vostra organizzazione no-profit e ciò che intendete realizzare in futuro con il finanziamento richiesto.
2. Descrivete due o tre progetti che avete condotto con successo. Se la vostra organizzazione è nuova, parlate dei vostri piani relativi al progetto richiesto.
3. Descrivete brevemente come viene gestita l’organizzazione non profit. Includi descrittori come “forte leadership del consiglio,” “gestione solida,” o “miglioramento continuo.”
4. Puntate sulla capacità della vostra organizzazione non profit di soddisfare i bisogni dichiarati. L’esempio che segue illustra nella prima frase del paragrafo introduttivo il successo dei programmi di questa organizzazione negli ultimi sei anni.

HHCI è al lavoro nella contea di Olympus dal 2011, costruendo case in collaborazione con chi ha bisogno di un alloggio decente a prezzi accessibili. In meno di sette anni, la nostra organizzazione ha completato dieci case per famiglie a basso reddito, fornendo alloggi a prezzi accessibili a più di 75 membri della famiglia.

Fornire una dichiarazione convincente dei bisogni, compreso l’impatto sulla comunità che servite.

I lettori devono capire e accettare l’urgenza del bisogno e la validità della vostra richiesta di finanziamento, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Se sei invitato a presentare una proposta completa, presenterai queste informazioni in modo più dettagliato.

Se stessi valutando questa sovvenzione per il sostegno, quanto velocemente pensi di poter individuare gli scopi e gli obiettivi del progetto in questa dichiarazione dei metodi?

Per sostenere il nostro obiettivo di portare le famiglie fuori dalla povertà attraverso la proprietà della casa, i nostri obiettivi sono parte integrante del programma.

Due famiglie sono selezionate per essere inserite nel nostro programma annuale di costruzione di due case. I membri della famiglia frequentano un corso di formazione per proprietari di casa della durata di quattro mesi, dove imparano abilità come il budget, le riparazioni e la manutenzione della casa e l’essere un buon vicino. Durante questo periodo, iniziano il loro impegno di sudore. Gli adulti sono tenuti a dare 250 ore di sudore per la costruzione della propria casa e per il servizio alla comunità.

Descrivere i finanziamenti presenti e futuri e tutte le fonti di sostegno.

Includere una lista dei vostri attuali sostenitori del programma come parte del bilancio che allegate alla lettera di richiesta. L’appoggio di altri implica che la vostra organizzazione non profit ha credibilità e che il vostro progetto è fattibile e degno di essere finanziato.

Fornite i nomi di altri finanziatori o enti governativi a cui vi siete rivolti per un finanziamento. I finanziatori vogliono essere sicuri che state continuando a cercare altre opzioni di finanziamento.

Questo esempio include il riferimento ai sostenitori della comunità per nome, e ripete anche uno degli obiettivi del programma (alloggi a prezzi accessibili).

Le case Habitat vengono acquistate dalle famiglie a prezzi accessibili per gli abitanti dell’Iowa a basso reddito grazie al lavoro donato dai nostri volontari e al sostegno finanziario di organizzazioni come City Bank, Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes e Home Builders Association of Iowa. Una lista di donatori attuali e potenziali è inclusa nel budget del programma allegato.

Collegate i vostri obiettivi all’obiettivo del finanziatore: spiegate i benefici della vostra soluzione.

La vostra LOI deve stabilire una connessione tra gli obiettivi del vostro progetto e gli interessi filantropici del finanziatore. Ecco alcuni suggerimenti su come intrecciare questi riferimenti nella vostra LOI:

• Spiegate come il progetto si adatta alle loro priorità di donazione. Tenete a mente la comunità che servono, il tipo di supporto e le aree di programma preferite (tutte cose che conoscete dall’esame delle linee guida).
• Chiarite perché pensate che il vostro progetto sia adatto al loro obiettivo e alle loro priorità di donazione.
• Utilizzate dichiarazioni chiare sui benefici, concentrandovi sempre sul loro bisogno di un buon ritorno sull’investimento.

Questo esempio suggerisce nella frase iniziale che chi richiede la sovvenzione capisce e condivide gli obiettivi del finanziatore.

Sappiamo che la West Farm Insurance Foundation è orgogliosa di concedere sovvenzioni a quelle organizzazioni che migliorano direttamente la qualità delle comunità in cui i dipendenti West Farm lavorano e vivono. HHCI sostiene obiettivi simili e si concentra sull’assistenza alle famiglie a basso reddito nella realizzazione dei loro sogni di proprietà della casa, migliorando così l’ambiente delle comunità in cui vivono e fanno acquisti. Ecco alcuni dei modi in cui questo progetto va già a beneficio della comunità….

Completa il tutto con una breve dichiarazione di chiusura.

Richiara l’intento del progetto. Poi fornisci chiare informazioni di contatto per un possibile follow-up. Dite ai vostri lettori cosa viene dopo e come potete essere raggiunti; includete il vostro numero di telefono anche se potrebbe apparire sulla vostra carta intestata. Ringrazia il finanziatore per aver preso in considerazione la tua richiesta.

Chiedendoti quando presentare la tua lettera di richiesta?

Una volta stabilite le scadenze per la presentazione di proposte complete, puoi decidere il momento migliore per presentare una LOI (dopo che la polvere si è posata). Una regola empirica: Inviate la vostra lettera trenta giorni dopo la precedente scadenza di presentazione, in modo che il finanziatore abbia tempo sufficiente per esaminarla e per decidere se vuole che voi presentiate una proposta completa.

Per esempio, le scadenze del 2017 per presentare una domanda di sovvenzione alla fondazione di una grande banca sono il 28 febbraio (Arte e cultura, opportunità economiche) e il 31 maggio (educazione, opportunità economiche).

Utilizza i suggerimenti che abbiamo condiviso per sviluppare un modello di lettera di richiesta per semplificare la scrittura della tua proposta.

Dopo aver apportato solo alcuni piccoli cambiamenti in base ai requisiti del potenziale finanziatore, dovresti essere in grado di utilizzare una lettera di richiesta “boilerplate” per continuare a riempire la pipeline di potenziali finanziamenti. Continua a inviare lettere di richiesta per aumentare le tue possibilità di essere invitato a presentare una proposta completa.

Puoi metterti in contatto con Shannon inviandole un’email a [email protected].

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