Tutto quello che dovete sapere sul rimborso delle spese dei dipendenti

Dicembre 30, 2021admin

Sembra abbastanza semplice – un dipendente paga per una spesa aziendale di tasca propria, e il datore di lavoro rimborsa il dipendente. Ma, ci sono alcune complicazioni coinvolte, come i problemi di conformità e come segnalare i rimborsi sulle tasse.

Mentre il rimborso spese è richiesto solo se è stipulato in un contratto di lavoro o se le spese aziendali portano il salario del dipendente al di sotto del salario minimo, la maggior parte delle aziende rimborsano le spese relative al lavoro sostenute dai dipendenti come un premio di lavoro. Siate consapevoli, tuttavia, che alcuni stati hanno le loro leggi che circondano il rimborso delle spese. L’Illinois, per esempio, richiede ai datori di lavoro di rimborsare i dipendenti per tutte le “spese necessarie … sostenute dal dipendente nell’ambito dell’impiego e direttamente collegate ai servizi prestati dal datore di lavoro.”

Se si pagano o meno le tasse sui rimborsi spese dipende se si utilizza un piano responsabile o non responsabile. Lavorate con una Professional Employer Organization come Resourcing Edge per assicurare la conformità con le leggi applicabili e sviluppare un piano di spesa responsabile per aiutare a massimizzare i benefici fiscali.

Cos’è un rimborso spese per dipendenti?

Quando un dipendente spende il proprio denaro per spese aziendali “ordinarie e necessarie”, un rimborso o un accordo di indennità è il sistema usato per ripagarlo. I datori di lavoro pagano tutti gli anticipi, i rimborsi e le spese per le spese aziendali dei dipendenti. I rimborsi sono più comuni quando i dipendenti viaggiano per lavoro. Dovranno essere rimborsati per i pasti, il gas, l’alloggio, l’intrattenimento dei clienti, e altro ancora.

È importante sapere quali spese aziendali sono valide o meno, e separare le spese aziendali dalle spese personali, le spese di capitale, e le spese per calcolare il costo dei beni venduti. Vedi IRS Publication 535 per saperne di più sulle spese aziendali.

Le spese aziendali comuni che possono essere rimborsate includono:

Gas/miglia per uso aziendale
Viaggio e alloggio
Pasti e intrattenimento
Strumenti e forniture
Formazione e sviluppo
Due e abbonamenti, licenze professionali

I rimborsi spese sono tassabili?

Di solito, quando si paga un dipendente, è necessario trattenere e contribuire alle tasse sul pagamento, ma che dire dei rimborsi? Dipende da quale piano usi: responsabile o non responsabile. L’IRS ha diversi requisiti di segnalazione a seconda che abbiate un piano responsabile o non responsabile.

Se non avete rivisto le vostre politiche di rimborso delle spese dei dipendenti recentemente, alcune spese aziendali potrebbero non essere più qualificate per un piano responsabile. Come risultato del Tax Cuts and Jobs Act del 2017, non è più possibile rimborsare le spese di trasloco dei dipendenti. Secondo l’IRS, i dipendenti devono ora includere i rimborsi delle spese di trasloco nei salari dei dipendenti, ad eccezione di alcuni membri delle forze armate.

Le aziende dovrebbero riesaminare le loro politiche di rimborso e indennità alla luce del nuovo Tax Cut and Jobs Act, in vigore dal 2018 al 2025.

Piano responsabile

Per qualificarsi come piano responsabile, l’accordo di rimborso o indennità del datore di lavoro deve seguire tutte e tre queste regole:

Connessione aziendale: Tutte le spese aziendali ordinarie e necessarie devono essere state pagate o sostenute durante lo svolgimento dei servizi come dipendente.
Sostanziare le spese: Ci deve essere una contabilità con giustificazione (data, luogo, importo, scopo) fatta entro un ragionevole periodo di tempo (60 giorni).
Restituire gli importi non giustificati: Qualsiasi eccesso di rimborsi o indennità deve essere restituito entro un periodo di tempo ragionevole (120 giorni).

Siccome gli importi dei piani contabili non sono considerati salari, non sono soggetti alle imposte sul reddito, sicurezza sociale, Medicare e FUTA. Sono deducibili dal datore di lavoro come spese aziendali.

Se qualcuna di queste condizioni non è soddisfatta, i rimborsi sono trattati come pagati nell’ambito di un piano non responsabile, che sono considerati salari, trattati come salari supplementari soggetti alle imposte sul reddito, sicurezza sociale, Medicare e FUTA. Sono riportati nel modulo W-2 del dipendente e deducibili dal datore di lavoro come retribuzione del datore di lavoro.

Piano non contabile

In base al piano non contabile, qualsiasi rimborso o altro accordo di indennità è trattato come salario supplementare e soggetto a tasse. I vostri pagamenti sono considerati non contabilizzabili se:

Il dipendente non riesce a giustificare correttamente le spese in un ragionevole lasso di tempo.
Il dipendente non riesce a restituire i rimborsi o le indennità in eccesso in un ragionevole lasso di tempo.

Il datore di lavoro anticipa o paga un importo a un dipendente senza considerare se si aspetta che il dipendente abbia delle spese aziendali.
Il rimborso sarebbe stato altrimenti pagato come salario.

Vedi IRS Publication 15 per maggiori dettagli.

Rimborso spese per appaltatori indipendenti

Ci sono diverse regole di rimborso spese per appaltatori indipendenti, che sono pagati tramite il modulo 1099. La maggior parte delle aziende preferisce includere gli importi dei rimborsi nel reddito 1099 piuttosto che passare attraverso il rimborso delle spese. L’appaltatore può quindi dedurre le spese aziendali sulla propria dichiarazione dei redditi.

Creare una politica di rimborso spese responsabile per il manuale dell’impiegato

Lavorate con gli esperti HR di Resourcing Edge per aiutarvi a creare politiche di rimborso responsabili e aggiungerle al manuale dell’impiegato.

La politica di rimborso spese dovrebbe includere quanto segue:

Un periodo di tempo ragionevole per gli impiegati per presentare le spese. Alcune leggi sui rimborsi richiedono che i dipendenti presentino le spese rimborsabili entro 30 giorni dal momento in cui hanno sostenuto la spesa.
Il processo per richiedere il rimborso.
Il processo per presentare le spese legate al lavoro, compresi i requisiti di prova.
Il processo per restituire rimborsi o indennità in eccesso.
I tipi di spese che sono rimborsabili.
L’importo massimo consentito per certe spese.
Fornitori preferiti per spese ridotte.

I dipendenti dovrebbero avere una comprensione chiara e coerente della procedura corretta per il rimborso delle spese aziendali. Se un dipendente non riesce a giustificare correttamente le spese e a seguire la procedura, qualsiasi rimborso spese potrebbe diventare reddito imponibile. Tenete a mente che se un dipendente non riesce a soddisfare i requisiti del piano responsabile, questo non squalifica altri rimborsi che soddisfano i requisiti. L’IRS determina i rimborsi su un dipendente per dipendente.

Per maggiori informazioni sui piani affidabili, vedere IRS Publication 463.

Witha chiaramente scritto il documento del piano affidabile, nessuno dei vostri rimborsi dovrebbe contare come reddito imponibile. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

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