ポリシーと手順の重要な違い

ポリシーと手順は、企業の基礎となるものです。 たとえ文書化されていなくても、方針と手順によって組織が定義され、物事が円滑に進むようになります。 しかし、最良の結果を得るためには、誤解や非効率を避けるために、方針と手順の両方を文書化し、成文化する必要があります。 実際に、ポリシーと手順の違いは何なのか、ポリシーおよび手順ソフトウェアはそれらの管理にどのように役立つのでしょうか?

ポリシーの定義

ポリシーは、組織の大きな、包括的な考え方です。 方向性を定め、意思決定を導き、影響を与えます。 方針は日々の行動や戦略を導くものですが、柔軟性を持たせるものであり、方針の大きなキーワードは「導く」ことです。 ポリシーは、経営理念、目的、目標の枠組みを確立するものです。

会社の方針には、ソーシャルメディアの使用、病欠や有給休暇、許容される業務行動や行動規範、従業員の入社と退職、職場差別、適切な認証やライセンスなど、数多くのトピックがあり、中にはあなたのビジネスに特化したものも含まれます。

手順の定義

手順には狭い焦点があり、特定のインスタンスで取るべきアクションを段階的に記述します。 手順には始まりと終わりがあり、望ましい結果を達成するために厳密に従わなければなりません。

手順に関するトピックの例としては、緊急時の手順、材料の発注、機器の操作、消耗品や商品の在庫管理方法などが挙げられます。

ポリシーと手順。

ポリシーと手順を作成、更新、および実施する場合、いくつかの重要な違いがあります。
ポリシー:

• 頻繁に変更しない
• 誰が、何を、いつ、なぜするか
• 広く一般的

プロシージャー:

ポリシーとプロシージャー。

• 絶えず変化し、改善される
• 何を、どのように、いつ、誰が
• 活動の詳しい説明を提供する

方針と手順を作るとき、それぞれが何に関連していて何が目的かを理解することが重要です。 会議に関する会社の方針には、従うべき特定のスクリプトを含めるべきではありませんし、棚卸しの手順には「物を数える」だけでよいわけではありません。 また、ポリシー＆プロシージャーソフトウェアは、組織が継続的に更新する手順と、常に更新されるポリシーを同時に処理できる必要があるため、それぞれがどの程度の頻度で更新されるべきかを理解することも重要です。

たとえば、公立学校では、消防訓練は月に 1 回行うべきであるというポリシーがあるかもしれませんが、これは広範なステートメントであり、変更されることはまずないでしょう。 消防訓練の手順では、火災が発生した場合に各教室がどこに行くべきか、具体的なルートと代替手段を示しています。 企業が成功するためには、単にどちらか一方だけでなく、両方を持つ必要があります。 ポリシーは全体像を見るものであり、プロシージャーは個々のプロセスを詳細に説明するものです。 どちらも、組織の日常的な機能や従業員の成功のために必要なものです。

これらの概念は非常に重要であるため、従業員が会社の方針と手順の両方と、それらをいつ実行するかを知っていることが極めて重要です。 TotalCompliance などのポリシーおよび手順ソフトウェアは、それを実現するのに役立ちます。 クラウドベースのシステムでファイルを管理することで、従業員は必要な情報に必要なときにいつでもアクセスすることができます。

ポリシーや手順の作成に関して言えば、TotalCompliance はワークフロー機能を提供しており、すべてのレビュアーが洞察を提供し、改訂が認められたら新しいバージョンを簡単に送信できるように、厳格なレビューを経て文書を送信することができます。 ポリシーや手順が承認されると、TotalCompliance はそれを適切な対象者に伝える手助けをします。すべてのオフィスやグループが在庫に関する正しい手順を知る必要はなく、従業員は自分に該当しない文書に目を通す必要がなくなるため、時間の節約になります。

作成した手順書は常に更新され、改善されるので、バージョン管理の恩恵を受けることができます – 従業員は常に手順書を開いて最新のものを見ることになります。

TotalCompliance が提供する最も重要な機能の 1 つは、従業員が理解しているかどうかをテストする機能です。

TotalComplianceが提供する最も重要な機能の1つに、従業員の理解度をテストする機能があります。 これは、コンプライアンスを確保しながら、組織内のコミュニケーションや非効率性を促進するために非常に有効です。

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!