問い合わせの手紙を書く。 正しい方向への一歩
Original written by Shannon McBride
Shannon McBrideは20年以上にわたり、非営利団体、学校、大学、自治体向けに補助金を書く業務に携わってきました。 彼女の会社であるConsulting Connections, Inc.は、商業的な提案の世界でもトレーニングやコンサルティングを行っています。
現在、多くの助成機関が、資金援助のための申請書は、提案書としてではなく、趣意書や問い合わせの形式で提出することを希望しています。 これは、潜在的な資金提供者が、正式な助成金提案書を求めるほどそのプロジェクトに関心があるかどうかを判断するのに役立ちます。 (
LOI：非営利組織の概略
LOIは、資金提供者に、組織の概略、取り組んでいるニーズ、およびプロジェクト計画の説明を提供します。
助成金の管理者は、問い合わせや意思表示の手紙をすばやく「目を通し」、あなたのプログラムへの助成が可能であると感じたら、追加の情報を求められたり、助成提案書を提出するよう促されたりすることがあります。
時間を投資する価値はあります。
LOIを提出すると、完全な助成金提案が検討されるかどうかがわかりますので、プロジェクトを支援してくれそうにない助成団体に完全な提案書を書いて時間と労力を浪費するよりは望ましいことです。
まずは、「正しい」方法でLOIを構成しましょう。
「定型」の質問状というものはありませんが、以下に示す主要なトピックに従ってLOIを構成すれば、門番（補助金管理者）に届き、審査のために理事会に送られる確率が高くなります
- 件名。 本文に目を通す前に、読者がすぐに手紙の内容を特定できるような件名を付けましょう
- はじめに。 正式な提案書を提出するよう依頼されるかもしれないことを知るために、問い合わせの手紙を送った理由を説明する。 このセクションには、要求している資金の額を含めます。
- 組織の概要。 記載されたニーズを満たす能力に明確に焦点を当てた、組織の簡単な概要を提供します。 プロジェクトに関連するスタッフとその資格について説明します。 (ミッション・ステートメントは、完全な提案のために保存してください）
- ニーズまたは問題の記述。 ニーズや問題を明確に記述する。 関連する人口統計、問題のいくつかの具体例、統計データの裏付けを含める。 ニーズに適した実行可能な解決策を持っていることを示す。 プロジェクトを簡潔に説明し、支援活動、スタッフの直接の関与と肩書き、望ましい目標などを盛り込みます
- その他の資金源。 政府機関や民間・公的財団を含むその他の資金源を列挙し、現在資金援助のためにアプローチしているものも含める
- 資金提供者の焦点との適合性。 資金提供者の指針や慈善活動の理念と、あなたのプロジェクトがどのように関連しているかを明確に伝えましょう
- 明確な結び。 連絡先を添えて締めくくる。 手紙の中でカバーしきれなかった追加質問に答えることができることを読者に確約する。
- 添付書類。 資金提供者のガイドラインで明確に規定されている添付ファイルのみを含める。
質問状の主な書き方
推奨される3ページの制限内で、慈善活動の焦点を含め、プロジェクトを明確に説明しましょう。 予算に関する情報は、2～3ページの別添付資料として提供します。
簡単な要旨で手紙を紹介することです。
LOIの導入部には、短いエグゼクティブサマリーを記載します。 組織名、要求している資金額、プログラムまたはプロジェクトの名称を記載します。
読者が探す必要がないように、（手紙の最後ではなく）前もって要求している資金額を記載しましょう。
Habitat for Humanity of Central Idaho を代表して、West Valley Farm Foundation から 15,000 ドルの助成金を受けるための正式な提案書を提出できないか、お願いするために書いています。
あなたの組織を、その歴史や成功したプログラムを含めて簡単に説明しなさい。
非営利団体の歴史（いつ設立し何のために行うか）とプログラムの短い説明を含めてください。
- 非営利団体の現在の活動と、要求された資金調達によって将来達成しようとすることを明確に結びつけてください。
- これまでに成功したプロジェクトを2つか3つ記述してください。
- 非営利組織が新しい場合は、対象となるプロジェクトに関連する計画について述べます。 強力な理事会のリーダーシップ」、「強固な管理」、「継続的な改善」などの記述も含める。
- 述べられているニーズを満たすための非営利団体の能力に焦点を当てること。
HHCI は 2011 年からオリンパス郡で活動しており、適切な価格の住宅を必要としている人たちと協力して家を建てています。
奉仕するコミュニティへの影響を含め、必要性について説得力のある説明をすることです。
読者は、ニーズの緊急性と資金調達の要求の妥当性を理解し、受け入れなければなりません。 so you must be able to—
- Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
- Clearly describe the community or individuals most effected.
- Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data
After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?
People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.
Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.
Describe the project and include major goals and objectives.
Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later.
この補助金の支援を評価する場合、このメソッド ステートメントにあるプロジェクトの目標と目的をどのくらい早く見つけられると思いますか
家庭所有を通じて貧困から抜け出すという目標を支えるために、目標はプログラムの不可欠な部分です
2世帯が選ばれて、年間2戸の建設予定表に掲載されます。 家族のメンバーは4ヶ月間のホームオーナー・トレーニングコースに参加し、予算の立て方、家庭の修理やメンテナンスの仕方、良き隣人であることなどのスキルを学びます。 この期間中に、彼らは汗水たらして働くことを約束します。
現在と将来の資金とすべての支援源を説明しましょう。
問い合わせの手紙に添える予算の一部として、現在のプログラム支援者のリストも含めてください。
資金提供のためにアプローチした他の資金提供者や政府機関の名前を提供しましょう。
この例では、コミュニティの支援者の名前に言及し、プログラムの目的の1つ (手頃な価格の住宅) を繰り返し述べています。
Habitat houses are purchased by families at affordable of lowincome Iowans thanks to donated labor of our volunteers and the financial support of organizations including City Bank, the Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes, and the Home Builders Association of Iowa.ボランティアの寄付による労働力によって、低所得層の人々が手に届く価格でハビタットの家を購入することができます。
目標を資金提供者の寄付の焦点と結びつける: ソリューションの利点を説明する
LOIは、プロジェクトの目標と資金提供者の慈善活動の関心とのつながりを確立しなければなりません。
- プロジェクトが寄付の優先順位にどのように合致しているかを説明する。
- あなたのプロジェクトが、彼らの寄付の焦点や優先順位に適していると考える理由を明確にする。
- 明確な利益声明を使用し、常に投資に対する良いリターンの必要性に焦点を当てる。
この例では、助成金を求める人が、助成団体の目標を理解し、共有していることを冒頭で示唆しています。
West Farm Insurance Foundation が、West Farm 従業員が働き暮らすコミュニティの質を直接改善する団体に助成金を出すことを誇りに思っていることは、私たちが知るところです。 HHCIは、低所得者層が住宅購入の夢を実現できるよう支援し、それによって彼らが住み、買い物をするコミュニティの環境を改善することで、同様の目標と焦点を当てます。
最後に簡単な言葉で締めくくりましょう
プロジェクトの意図を再確認してください。
プロジェクトの意図を再確認し、フォローアップのための明確な連絡先を提供する。 次に何が起こるか、どうすれば連絡が取れるかを読者に伝え、レターヘッドに記載されているかもしれませんが、電話番号も記載しましょう。
いつ照会状を提出するか迷っていますか？
提案書の提出期限を決めたら、LOIを提出するのに最適な時期を（ほとぼりが冷めた後で）決めることができます。 経験則から言うと
たとえば、大手銀行の財団に助成金申請を行う場合の2017年の申請期限は、2月28日（芸術・文化、経済機会）、5月31日（教育、経済機会）です。
今回ご紹介したヒントを参考に、提案書作成を効率化するためのモデル照会状を作成しましょう。
資金提供者の候補の要件に基づいてほんの少し変更すれば、「お決まりの」照会状を使って、資金提供候補のパイプラインを引き続き埋めていけるようになるはずです。
シャノンとは、[email protected] までメールで連絡を取ることができます。
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目標 & 目標を設定する。 What are They and How to Write them Effectively
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