従業員の経費精算について知っておくべきこと

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従業員が経費を支払い、雇用主がそれを従業員に払い戻すというのは、一見単純なことのように見えます。

経費精算は、雇用契約で定められている場合や、業務上の経費で従業員の賃金が最低賃金を下回った場合のみ必要ですが、ほとんどの企業は、従業員が負担した業務上の経費を仕事の特典として精算しています。 ただし、州によっては、経費精算に関する独自の法律があるため、注意が必要です。

経費の払い戻しに税金を払うかどうかは、説明責任のあるプランと説明責任のないプランのどちらを使うかによって異なります。

従業員の経費精算とは

従業員が「通常かつ必要な」ビジネス経費を自分のお金で使う場合、経費精算や手当の取り決めは、その返済に使用されるシステムです。 雇用主は、従業員の業務上の経費の立替、払い戻し、請求のすべてを支払います。 経費精算は、従業員が仕事で出張するときに最もよく行われます。

どの業務経費が有効か無効かを把握し、業務経費と個人的経費、資本的経費、売上原価を計算するための経費を分けることが重要です。 事業費について詳しくは、IRS Publication 535をご覧ください。

払い戻し可能な一般的なビジネス費用は以下の通りです。

  • 業務用のガソリン代/マイレージ
  • 旅行と宿泊
  • 食事と娯楽
  • 工具と消耗品
  • 研修と開発
  • 会費と購読、専門ライセンス

経費払い戻しは課税されるか？

通常、従業員に給与を支払う場合、その支払額に対して源泉徴収や税金の納付が必要になりますが、経費精算の場合はどうでしょうか。 しかし、経費精算についてはどうでしょうか？

最近、従業員の経費精算の方針を再検討していない場合、一部のビジネス経費は説明責任のあるプランに該当しなくなる可能性があります。 2017年の減税・雇用法の結果、従業員の引っ越し費用を払い戻すことができなくなりました。 IRSによると、特定の軍隊のメンバーを除き、従業員は引越し費用の払い戻しを従業員の賃金に含める必要があります。

企業は、2018年から2025年の課税年度に適用される新しい減税・雇用法を踏まえて、払い戻しや手当政策を再検討する必要があります。

説明可能なプラン

説明可能なプランに該当するためには、雇用主の払い戻しまたは手当の取り決めは、以下の3つのルールすべてに従わなければなりません：

  1. ビジネスとの関連。
    1. 事業との関連：すべての通常かつ必要な事業経費は、従業員としてサービスを提供している間に支払われた、または発生したものでなければならない
    2. 経費の根拠となるもの。
    3. 経費の立証：合理的な期間（60日）内に立証（日付、場所、金額、目的）された会計処理を行わなければならない。
    4. 根拠のない金額の返却：過剰な払い戻しや手当は、妥当な期間内（120日）に返却しなければならない。

    会計制度の金額は賃金とみなされないため、所得税、社会保障税、医療保険税、FUTA税の対象とはならない。

    これらの条件のいずれかが満たされない場合、払い戻しは非説明責任型プランの下で支払われたものとして扱われ、賃金とみなされ、所得税、社会保障税、メディケア税、FUTA税の対象となる補足的賃金として扱われます。

    説明不要のプラン

    説明不要のプランの下では、払い戻しやその他の手当の取り決めは、補足的な賃金として扱われ、税金の対象となる。

    • 従業員が合理的な時間内に経費の立証を適切に行わなかった場合
    • 従業員が合理的な時間内に過剰な払い戻しや手当を返却しなかった場合
    • 従業員の事業経費を見込んでいるかどうかに関わらず、雇用主が金額を前払いまたは支払っている場合

      • 。

    詳細についてはIRS Publication 15を参照してください。

    独立契約者の経費精算

    フォーム1099で支払われる独立契約者については、異なる経費精算ルールがあります。 ほとんどの企業は、経費精算を行うよりも、精算額を1099の収入に含めることを好みます。

    従業員ハンドブックのための説明可能な経費精算方針の作成

    リソーシング・エッジの人事専門家と協力して、説明可能な経費精算方針を作成し、それを従業員ハンドブックに追加しましょう。

    経費精算方針には以下の事項を含めるべきです：

    • A reasonable periodfor employees to submit expenses.
    • 経費の払い戻しを要求するプロセス
    • 立証要件を含む業務上の経費を提出するプロセス
    • 払い戻しまたは手当の超過分を返却するプロセス
    • 経費の払い戻しを要求するプロセス
    • 払い戻しを申請するためのプロセス
    • 経費を提出してから30日以内に提出されなければならない法律もある
    • 経費が発生した後、従業員が提出した費用を払い戻しできるような合理的な期間と、払い戻しのためのプロセス
    • 。
    • 払い戻し可能な費用の種類
    • 特定の費用の最大許容額
    • 経費削減のための優先サプライヤー

    従業員は、ビジネス上の経費払い戻しの適切な手続きについて明確かつ一貫した理解を持っている必要があります。 もし、従業員が経費の立証を怠り、手続きに従わなかった場合、経費精算は課税所得となる可能性があります。 また、ある社員が会計制度の要件を満たせなかったとしても、要件を満たした他の経費精算が不適格になるわけではないことに留意してください。

    説明可能なプランの詳細については、IRS Publication 463を参照してください。

    明確に説明可能なプランの文書があれば、払い戻しは課税所得にならないはずです。 Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

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