Effective Email Communication

6月 20, 2021admin

この配布物の内容

この配布物は、学生、教員、大学関係者が電子メールをより効果的に使用できるようにするための手助けをするものです。

背景

電子メールは貴重なツールですが、書き手にとってはいくつかの課題が生じます。送受信するメッセージについて、人々が異なる期待を抱いている場合、誤解が生じやすくなります。電子メールは、友人との連絡、教授や上司とのコミュニケーション、情報の要求、仕事、インターンシップ、奨学金への応募など、さまざまな目的で使用されています。目的によって、送信するメッセージは、形式、想定される読者、望ましい結果が異なってきます。

では、コミュニケーションの目標を達成するために、いつメールを送るのが最も効果的か、どうすればわかるのでしょうか。簡潔なメッセージでよい場合と、より長く、よりプロフェッショナルな響きを持つメールを送る方が適切な場合とは、どのような場合でしょうか。それぞれのタスクに適した文章のスタイルはどのように決めればいいのでしょうか？

電子メールはいつ使うのが適切か

電子メールは、次のような場合にメッセージを伝えるのに適した方法です:

電話では連絡が取りにくい人、キャンパスにあまり来ない人、国や世界の同じ場所にいない人（たとえば、異なるタイムゾーンに住む人）に連絡を取る必要がある。メールを送るという行為は瞬時ですが、だからといって書き手が即座に返事を期待できるわけではありません。多くの人にとって、メールのやりとりを続けることは仕事の一部であり、通常の営業時間内にしかできないことなのです。
コース用のドキュメント、データの詰まったスプレッドシート、論文のラフなど、電子ファイルを誰かに送る必要がある場合
多数の人に情報をすばやく配布する必要がある場合（たとえば、オフィススタッフ全員に送る必要があるメモ）
コミュニケーションの書面による記録が必要な場合

。重要な電子メールを保存しておくと、以前のメッセージで誰かが言ったことを参照したり、何らかの証拠 (たとえば、サービスや製品に支払った証拠) を提供したり、重要な会議やメモの内容を確認したりする必要がある場合に役立ちます。

電子メールがコミュニケーション手段として適切ではない場合

電子メールは、次の場合には効果的なコミュニケーション手段ではありません：

メッセージが長くて複雑、または対面での議論が最も適しているような追加の議論が必要。たとえば、自分の仕事について上司からフィードバックをもらいたい場合や、教授にイエス/ノー回答や簡単な説明以上のことを尋ねる場合は、代わりに面談の予定を立てる必要があります。電子メールは決してプライベートなものではありません! あなたのメッセージは、あなたの知らないうちに他の人に転送される可能性があることを心に留めておいてください。
あなたのメッセージは感情的であったり、メッセージのトーンが誤解されやすかったりします。

読者は誰か

電子メールはどのようにあるべきか、人によって意見が異なるため、読者の期待を常に意識しておくとよいでしょう。たとえば、電子メールを迅速で非公式なコミュニケーションの形態、つまり「こんにちは」と言ったり、ちょっとした質問をしたりするための方法と考える人もいます。しかし、電子メールを単に正式な手紙を送るより便利な方法と考える人もいます。

このようなメッセージは、友人に送るには問題ないかもしれませんが、教授に送るには問題ないかもしれません。 Can U help me?

教授にこのようなメールを送らないことは明らかかもしれませんが、このメッセージが読者とその期待についてどのような仮定をしているのか、慎重に検証してみましょう。このメッセージの口調は非常にカジュアルで、読者が送信者を知っていて、送信者と親しい個人的な関係を持っていることを想定しています。課題」という曖昧な言及が含まれているため、このメッセージは読者が目の前のテーマに精通していることも想定しています（例えば、読者は送信者がどのコースとどの特定の課題を指しているのか知っていると想定しています）。また、インスタントメッセージやテキストメッセージを送信するときによく使われる言葉遣いに、読者が慣れていることも暗黙の前提にしています。

読者の期待について仮定することは、メッセージやそのトーンが誤解されるリスクを高めます。
メッセージが意図した効果を持つようにするには、次の質問を使用して、読者とそのニーズについて考えるのを助けます：

Who is your audience?
読者はどのような人ですか？上司ですか？友人か？赤の他人ですか？その人たちをどの程度知っていますか？
聴衆にあなたについてどう思わせ、どう推測させたいですか？

効果的なメールの重要な構成要素:

件名

メールの件名は、新聞の見出しのようなものです。メッセージの要点や、読者に持ち帰ってもらいたいアイデアを伝える必要があります。ですから、できるだけ具体的に書きましょう。 Hi」「Question」「FYI」などの一語の件名は、情報量が少なく、読み手にメッセージの重要性を感じさせません。時間的制約のあるメッセージの場合は、「Meeting on Thurs, Dec 2」のように、件名に日付を入れるとよいでしょう。あなたが受け取るメールの件名について考えてみてください。最も効果的なのはどの件名だと思いますか？

挨拶とサインオフ

何らかの挨拶とサインオフを使用することです。ただテキストを書き始めるのではなく、また丁寧な署名もなく、ただ最後に止めるのでもありません。相手をよく知らない場合、どのように挨拶すればいいか（「TA/教授を何と呼べばいいのか」）、どのようにサインオフすればいいか（BestかSincerelyか）、戸惑うかもしれません。それでも、何らかの努力はしたほうがよいでしょう。疑問がある場合は、相手の気分を害さないよう、より正式な呼び方をしましょう。

拝啓、Smith教授様
こんにちは、Ms.

相手の名前がわからない場合、または多様なグループに宛てたメールの場合、一般的でありながら丁寧なものを試してみてください。

関係各位、
選考委員の皆様、
皆様、こんにちは、

結びは、誰が連絡してきたかを読者に知らせるので、非常に重要です。メッセージの最後には、必ず自分の名前を書いてサインオフしましょう。

結びは、簡潔で親しみやすいもの、あるいは名前だけでも、ほとんどの通信に対応できるでしょう。

ありがとう
よろしく
また明日
よろしく

仕事の応募など、非常にフォーマルなメッセージには、ビジネスレターにあるような結びを使いましょう。

敬具
敬具

Cc: と Bcc: (‘carbon copy’ と ‘blind carbon copy’)

電子メールの個人のコピーは、メッセージを主受信者に送りながら同時に他の誰かにコピーを送る良い方法です。これは、同じ正確なメッセージを複数の人に伝えたい場合に便利です。仕事上では、特に受信者が監督的な役割を担っている場合、メールのコピーを他の誰かに送ることで、物事を成し遂げることができます。例えば、返信のない同僚に宛てたメールを上司に写すと、その同僚が返信するよう促されるかもしれません。ただし、Cc:フィールドを使用して複数のアドレスにメッセージを送信した場合、元の受信者とカーボンコピーの受信者の両方が、To:とCc:フィールドのすべてのアドレスを見ることができることに注意してください。メッセージを受信した各人は、それを受信した他の全員のアドレスを見ることができます。

グループへのメールのブラインドコピーは、リストの全員がお互いのアドレスを知っていることを望まない場合に便利です。すべての受信者に表示される受信者アドレスは、To: フィールドにあるものだけです。もし受信者の誰にもリスト内のメールアドレスを見せたくない場合は、自分のアドレスをTo:フィールドに入れ、Bcc:を排他的に使って他の人にメッセージを送ることができます。ブラインドコピーされた人が「すべて返信」を押して全員に返信し、元のメッセージに含まれていたことが明らかになるかもしれません。

より効果的なメールを書くための追加のヒント

書く前にメッセージについて考えましょう。急いでメールを送らないようにしましょう。まず、メッセージの目的と、コミュニケーションに期待する結果を決めます。次に、メッセージの読者について考え、あなたのメッセージが意図した結果を得るために、読者が必要とするものは何かを考えましょう。また、書き始める前に自分の考えを整理しておくと、メッセージの明瞭度が高まります。伝えるべき情報は何か、疑問点は何かなどをメモし、論理的な順序で考えを整理してください。

メッセージのトーンについて考えてみましょう。

メッセージの語調について考えてみましょう。電子メールでのコミュニケーションでは、身振りや声の抑揚などの手がかりがないため、相手があなたの語調を誤解しやすい場合があります。例えば、皮肉や冗談は誤解されることが多く、相手を不快にさせることがあります。同様に、読者への挨拶の仕方にも気をつけましょう。例えば、教授やTAに送るメールを “Hey!”で始めると、（”Hey you!”のような）失礼な態度や思い込みが激しいと受け取られる可能性があります。

明確で簡潔な文章を心がけましょう。

明確で簡潔な文章を心がけましょう。メッセージが不明確であったり、整理されていなかったり、長くて複雑であったりして、読者が容易に理解できない場合、誤解が生じる可能性があります。

メッセージの冒頭で、書く目的を簡潔に述べましょう
読み手に文脈を伝えるようにしましょう。質問をする場合は、関連するテキスト（たとえば、コンピュータのエラーメッセージ、理解できない課題のプロンプト、以前のメッセージの一部など）をメールにカット＆ペーストし、読者があなたの質問に対する参照枠を持てるようにする。
考えを区切るために段落を使用する（または、多くの無関係なポイントや質問がある場合は、別々のメールを書くことを検討する）
最後に、メッセージの最後に望ましい結果を記載する。返答を求める場合は、どのような返答を求めるのか（例：メールの返信、面談の日時、推薦状など）、期日があるものを求める場合は、メッセージの目立つ場所にその期日を強調するようにしましょう。メールの最後に次のステップを書くと、特に仕事の場面ではとても便利です（たとえば、「翌日以降に電話でこの件を連絡します」「水曜日の会議でこの件についてさらに話し合いましょう」と書くとよいでしょう）

メッセージを読みやすいようにフォーマットしましょう。空白を利用して段落を視覚的に区切り、明確なテキストブロックにする。重要な内容を箇条書きにして、選び出しやすくする。期日などの重要な情報は、太字や大文字で強調する。 (ただし、メッセージ全体を大文字や太字で書かないこと。読み手はこれを「叫んでいる」と感じ、メッセージのどの部分が特に重要なのかわからなくなります。送信する前に、メッセージを読み直しましょう。文法、スペル、大文字、句読点をチェックしましょう。メールソフトが対応している場合は、スペルチェックや文法チェックのツールを使いましょう。

メールメッセージを送る前に自問すること

このメッセージはメールに適したものか、それとも手紙や電話、あるいは直接会って情報を伝えたほうがいいのか。メッセージは受信者にとって重要と思われるか、それとも迷惑で時間の無駄と思われるか。
読者は通常どれくらいのメールを受け取っているか、何がこのメッセージを読ませる（または削除させる）か。読みやすいか。正しい文法と句読点を使ったか。自分の考えを個別の段落に分けたか。
聴衆が簡単に理解したり、メッセージの流れを追ったりできるよう、十分な文脈を提供できたか
自分を特定し、読者が適切な方法で反応しやすくしたか。
受信者は添付ファイルを開いて読むことができるか

サンプルメール

今学んだことを使って、なぜ学生2のジョーンズ教授へのメールが、学生1が書いたメールよりも効果的であるかを説明しましょう。メッセージのトーンはどのように違うのでしょうか？学生2のEメールの方がより適切と思われる点は何ですか？その明確さに貢献している要素は何ですか？

学生 1 からのメール

thx

学生 2 からのメール

I am in your ENGL 101 class on Thursdays, and I have a question about the paper that is due on next Tuesday.もし、あなたが教授で両方のメッセージを受けていたら、どう返答しますか？

「すべての UNC 新入生に ENGL 101 を課すことの賛否を論じる 10 ページの論文を書き、あなたの見解に対する適切なサポートを提供しなさい」

何が「適切な」サポートとみなされるのかがよくわかりません。

明日の午後2時に先生のオフィスに伺って、私の質問についてお話してもよろしいでしょうか？予定が合えば教えてください。

ありがとうございます。

Tim Smith

ここに、上司の Jane Doe が従業員のグループに送る 2 種類の電子メールがあります。どちらのバージョンが最も効果的だと思いますか？

Version 1 of Jane Doe’s Email:

プロジェクトのカレンダー
これまでの進捗状況を説明した 1 ページのレポート
来月の目標リスト
この 1 か月の間にクライアントに送った進捗報告メッセージのコピー

また明日

ジェーン

参照した作品

この資料を書く際にこれらの作品を参照させていただきました。これは配布資料のトピックに関するリソースの包括的なリストではないので、このトピックに関する最新の出版物を見つけるために、自分で調査することをお勧めします。このリストは、あなたが使用している引用スタイルと一致しない場合があるので、あなた自身の参考文献リストの書式のモデルとして使用しないでください。

Terminello、VernaとReed、Marcia G.のEメール。 Communicate Effectively. New Jersey: Prentice Hall, 2003.

Lamb, Sandra E. How to Write It. A Complete Guide to Everything You’ll Ever Write. 2nd ed. Berkeley, CA:

メールでのコミュニケーション。 Mindtools.com

電子メールコミュニケーション。