Kosten vs. uitgaven – wat is het verschil?

Ondernemers gebruiken elke dag twee termen: “kosten” en “uitgaven”. Maar wat betekenen deze twee termen? Zijn het gewoon verschillende woorden voor hetzelfde concept?

We gebruiken de twee termen door elkaar in onze zakelijke gesprekken, maar ze hebben verschillende betekenissen en toepassingen in het bedrijfsleven. We zullen kijken naar kosten en uitgaven – in het algemeen, en dan zoals ze van toepassing zijn op de zakelijke boekhouding en belastingen.

Kosten en uitgaven vergeleken

Eerst een algemene definitie van beide termen:

Kosten is “een bedrag dat moet worden betaald of uitgegeven om iets te kopen of te verkrijgen.” Kosten kunnen specifiek zijn, zoals: “Wat kost die auto?” of het kan een straf zijn, zoals: “Denk eens aan de kosten van het missen van dat evenement.”

Merk ook op dat kosten een eenmalige gebeurtenis impliceren, zoals een aankoop. De term “kosten” wordt in het bedrijfsleven vaak gebruikt in de context van marketing- en prijsstrategieën, terwijl de term “kosten” iets formeler impliceert en iets te maken heeft met de bedrijfsbalans en belastingen.

De definitie van kosten klinkt vergelijkbaar met die van kosten: “een geldbedrag dat vooral regelmatig moet worden uitgegeven om iets te betalen.” Maar let op de woorden “vooral regelmatig.”

Bijvoorbeeld:

• de kosten van een product zijn vaak gekoppeld aan de prijs voor de producent of verkoper.
• Uitgaven verschijnen op de winst- en verliesrekening van uw bedrijf.

Een uitgave is een doorlopende betaling, zoals voor nutsvoorzieningen, huur, lonen en marketing. De kosten van huur zijn bijvoorbeeld nodig om een locatie te hebben om vanuit te verkopen, om inkomsten te genereren.

U kunt een uitgave ook beschouwen als geld dat u uitgeeft om inkomsten te genereren.

• U moet geld uitgeven aan reclame om klanten te krijgen en aan een telefoonnummer om ze u te laten bellen
• U moet geld uitgeven aan huur en nutsvoorzieningen als u een winkel wilt hebben
• U moet geld uitgeven aan een webpagina om klanten via internet te krijgen

Kosten vs. Uitgaven in de boekhouding

Boekhoudkundige types gebruiken de term “kosten” om verschillende gevallen in bedrijfssituaties te beschrijven.

Vaste en variabele kosten. Kostenaccountants kijken naar de kosten die zijn verbonden aan het maken van een product of het verlenen van diensten, om budgetten op te stellen en de winst te analyseren.

Kosten van verkochte goederen. De term kostprijs van verkochte goederen verwijst naar de berekening die aan het eind van een boekjaar wordt gemaakt voor bedrijven die producten verkopen. De kostprijs van verkochte goederen omvat verschillende soorten kosten:

Directe kosten om producten te maken en te verzenden:

• Producten gekocht voor wederverkoop
• Ruw materiaal om producten te maken
• Verpakking en verzending van producten naar klanten
• Inventaris van eindproducten
• Directe overheadkosten voor nutsvoorzieningen en huur voor een magazijn of fabriek

Indirecte kosten zoals arbeid, opslagkosten, en loon van toezichthouders voor de fabriek of het magazijn.

Kosten in de boekhouding

Accountants gebruiken kosten om specifiek te verwijzen naar bedrijfsmiddelen, en nog specifieker naar activa die worden afgeschreven (de zogenaamde depreciable assets). De kosten (soms kostenbasis genoemd) van een activum omvatten alle kosten om het te kopen, te leveren en in te stellen, en om werknemers op te leiden in het gebruik ervan.

Bijv. als een productiebedrijf een machine koopt, omvatten de kosten ook de verzending, de opstelling en de opleiding. De kostenbasis wordt gebruikt om de basis voor afschrijvingen en andere fiscale factoren vast te stellen.

De kosten van activa komen in de bedrijfsboekhouding tot uiting op de balans. De oorspronkelijke kostprijs wordt altijd getoond, vervolgens wordt de geaccumuleerde afschrijving daarvan afgetrokken, met als resultaat de boekwaarde van dat activum. Alle bedrijfsactiva worden ten behoeve van de balans samengevoegd.

Uitgaven in de boekhouding

Uitgaven in de boekhouding worden gebruikt om de winst te bepalen. De berekening voor winst is: Inkomsten min Uitgaven is Winst. Accountants kijken naar twee soorten uitgaven: vaste en variabele.

• Vaste uitgaven moeten elke maand worden betaald, zelfs als er geen omzet is.
• Variabele uitgaven veranderen met de hoogte van de omzet.

Kosten vs. Uitgaven en belastingen

Uitgaven worden gebruikt om inkomsten te genereren en ze zijn aftrekbaar op uw belastingaangifte, waardoor de inkomstenbelasting voor de onderneming lager uitvalt. Om aftrekbaar te zijn, moeten ze “gewoon en noodzakelijk” zijn voor het bedrijf.

De kosten hebben geen directe invloed op de belastingen, maar de kosten van een bedrijfsmiddel worden gebruikt om de afschrijvingskosten voor elk jaar te bepalen, wat een aftrekbare zakelijke uitgave is. Afschrijving wordt beschouwd als een “non-cash expense”, omdat niemand een cheque uitschrijft voor afschrijvingen, maar het bedrijf kan deze gebruiken om het inkomen voor belastingdoeleinden te verlagen.