“Net 15” of “Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

door Elaine R. Firestone, ELS

Een deel van een goede (en winstgevende) freelance professional zijn, is het begrijpen van de zakelijke kant van het werk – zowel dat van u als van uw klanten. Hoewel ik al meer dan 30 jaar redacteur ben, ben ik ook een zakenman die de grillen van boekhoudafdelingen begrijpt (ik kom uit een lange lijn van accountants en boekhouders).

Wat de meeste freelancers helaas ontberen, is basiskennis van boekhouden en boekhoudsystemen in Corporate America. Ik heb het niet over welke software je klanten gebruiken voor hun boekhouding. Ik heb het over wat er aan de andere kant gebeurt, dat wil zeggen, wat er met een factuur gebeurt als je hem eenmaal hebt ingediend en hoe hij wordt verwerkt, waardoor je uiteindelijk betaald krijgt. Je moet in je contracten de betalingsvoorwaarden en de betalingsregeling(en) vastleggen, en de klant moet akkoord gaan met je voorwaarden. Later meer over contractvoorwaarden.

Laten we het eerst eens hebben over de boekhoudafdeling van bedrijven. De meeste bedrijven hebben een boekhoudkundige cyclus die deels wordt gevormd door hun specifieke zakelijke praktijken en deels door wanneer bepaalde aangiften moeten worden gedaan voor lokale, provinciale en federale verslaglegging en belastingen. Grote bedrijven hebben afzonderlijke afdelingen voor crediteuren en debiteuren, terwijl in kleinere bedrijven deze boekhoudkundige functies vaak in dezelfde afdeling zijn ondergebracht of zelfs dezelfde persoon is die al het boekhoudkundige werk doet. Elke maand worden op een bepaalde datum cheques uitbetaald, op een bepaalde datum worden boekingen gedaan in grootboeken, op bepaalde dagen worden diverse rapporten gemaakt, op bepaalde dagen worden diverse belastingen betaald en tussendoor gebeurt er nog van alles.

Dat is allemaal prima en leuke informatie om te hebben, maar wat voor gevolgen heeft dit voor u en uw bedrijf? Laten we als voorbeeld nemen dat u “netto 15” in uw contract met een klant hebt staan. U rondt een project af op 4 juni, en stuurt de factuur op 5 juni. Volgens de netto 15 voorwaarden in uw contract met hen, verwacht u een cheque in handen te hebben op 20 juni, want 20 juni is 15 dagen na 5 juni, dat wil zeggen, de “netto 15” in uw contract. Maar… u krijgt de cheque pas op 20 juli. Je bent gefrustreerd, geïrriteerd, boos, enz., omdat je denkt dat het een maand te laat is. Voor het bedrijf is dit echter acceptabel. Waarom? Wat mist u? U mist twee vitale stukken informatie: kennis over (a) het controleproces voor uw factuur – en elk bedrijf heeft een controleproces, zelfs als het niets meer is dan de persoon die de diensten heeft besteld en “OK” op de factuur schrijft, en (b) wanneer het bedrijf daadwerkelijk controles uitvoert.

Laten we het eerst over het controleproces hebben. Soms is het evaluatieproces bedoeld om te zien of uw werk voldoet aan de normen van de klant. Soms kan iemand anders dan je directe contactpersoon zijn mening in het beoordelingsproces inbrengen; en soms is het beoordelingsproces bedoeld om er zeker van te zijn dat alles er is en compleet is.

Soms vertraagt het feit dat je werk door een beoordelingsproces moet voordat je betaald kunt worden, de timing van je betaling enorm. Twee voorbeelden hiervan zijn:

1. Wanneer de klant denkt te weten wat goed Engels is terwijl dat niet zo is (of het gerelateerde probleem van wanneer de klant erop staat dat een stijlelement een grammaticale “regel” is); en
2. Wanneer de klant (of iemand hoger in de goedkeuringscyclus) besluit dat er iets moet worden toegevoegd of verwijderd in de tekst en weigert uw factuur goed te keuren totdat alles is zoals zij denken dat het moet zijn – ongeacht wat er stond in uw oorspronkelijke scope of work en/of uw contract met het bedrijf.

Het is echter het recht van de klant om te zien of uw werk OK is. De beoordeling alleen al kan een week of twee duren, afhankelijk van hoe groot het project is en wat uw contactpersoon nog meer te doen heeft.

Als uw klant zegt dat het werk in orde is en de factuur goedkeurt, wordt uw factuur de keten in gestuurd voor verdere goedkeuringen via de vele goedkeuringsniveaus die moeten worden doorlopen voordat de factuur bij Accounts Payable (AP) terechtkomt. Stel nu (gebruikmakend van het bovenstaande voorbeeld) dat de factuur uiteindelijk op 18 juni bij AP terechtkomt, maar dat AP pas op de 10e van elke maand de cheques uitvoert. Omdat AP de cheques voor juni al heeft uitgeknipt, zal het er geen meer uitknippen tot 10 juli. De cheque wordt op 10 juli afgekapt, en dan gaat de cheque al dan niet naar een junior om in een enveloppe te worden gestopt, te worden verzegeld en te worden gepost. Maar vanwege de afstand tussen uw woonplaats en het bedrijf, en de postbezorging wat het is, krijgt u het pas op 20 juli.

De meeste bedrijven zullen niet alles uit de kast halen om een cheque voor u uit te schrijven als het buiten hun normale cyclus valt, zelfs niet als de betaling elektronisch moet worden gedaan, rechtstreeks aan uw bank.

Een aantal van de betalingsproblemen waar u mee te maken kunt krijgen, kunnen contractueel zijn, vooral als u de betalingsvoorwaarden niet in uw contract heeft gespecificeerd. Als u alleen “Net 15” op uw factuur zet, kan het zijn dat de klant niet in staat is om een betalingsregeling van 15 dagen na te komen. Dit moet u in gedachten houden wanneer u onderhandelt over uw honorarium. Eigenlijk is het tijdens de contractonderhandelingen het moment om de betalingsprocedures van uw klant te leren kennen en – in uw honorarium – rekening te houden met betalingsachterstanden die zich waarschijnlijk zullen voordoen.

Andere problemen kunnen het gevolg zijn van de interne logistiek van de klant. Bijvoorbeeld, uw contactpersoon keurt uw factuur meteen goed, maar de volgende in de rij om de factuur goed te keuren is een week op vakantie en heeft niet iemand aangewezen om de betaling goed te keuren tijdens zijn afwezigheid. (Helaas heb ik dit te vaak zien gebeuren om te tellen, hoewel, gelukkig niet in mijn freelance carrière.)

De twee belangrijkste methoden om met het niet op tijd betalen van een klant om te gaan zijn:

1. Niet voor ze werken – wat zonde zou zijn als je ze waardeert, en zij jou; en
2. Grijns en verdraag het en verwerk de tijd die de klant nodig heeft om te betalen in je persoonlijke budgettering en, zoals eerder opgemerkt, in je honorarium.

Als je er niet van tevoren achter bent gekomen en het in je contract hebt gezet, vraag dan wat het AP-schema is, zodat je je werk en facturen op tijd kunt indienen, zodat je zo snel mogelijk betaald krijgt. Dat gezegd hebbende, moet u altijd proberen een financiële buffer te hebben om uit te putten als de nood aan de man komt, zoals hier het geval is met late betalers, of als u een klant verliest (of uw gezondheid). Je moet nooit afhankelijk zijn van slechts een of twee klanten voor het grootste deel van je levensonderhoud.

Elaine R. Firestone, ELS, is een bekroonde – en door de raad gecertificeerde – wetenschappelijke en technische redacteur en samensteller, gespecialiseerd in de natuur- en landbouwwetenschappen. Na een meer dan 25-jarige carrière als redacteur voor NASA, begon Elaine ERF Editorial Consulting, waar haar motto is: “ERF” zijn niet alleen mijn initialen – het is wat je krijgt: Bewerkingen. Resultaat. Eindproduct. ©