5 steg för att skriva en sammanfattning

• En sammanfattning ska belysa alla de viktigaste punkterna i din affärsplan på mindre än två sidor.
• Skriv din affärsplan innan du skriver din sammanfattning.
• Om du använder en mall för en sammanfattning, se till att du anpassar den så att den passar din affärsplan.
• Denna artikel riktar sig till entreprenörer och nystartade företag som skriver en affärsplan, till exempel för att attrahera investerare, och som behöver veta hur man skriver avsnittet med sammanfattningen.

Varje nytt och befintligt företag bör ha en affärsplan som tydligt beskriver organisationens detaljer och mål, och den kanske viktigaste delen av denna affärsplan är sammanfattningen.

En sammanfattning är mer än bara en enkel introduktion till din affärsplan. Det är ibland den enda delen av din affärsplan som din tänkta målgrupp kommer att läsa, så den måste vara genomtänkt och omfattande. Business News Daily talade med företagsexperter för att identifiera hur man skriver en sammanfattning och vad man ska inkludera i den.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter rätt affärsplanetjänst för ditt företag? Fyll i frågeformuläret nedan för att våra leverantörspartners ska kontakta dig om dina behov.

Vad är en sammanfattning?

En sammanfattning är en översikt över hela din affärsplan och ska kortfattat lyfta fram de viktigaste delarna av planen. Din sammanfattning är dock mer än bara en allmän översikt av din affärsplan; din affärsplans målgrupp är ofta upptagna chefer och investerare, så sammanfattningen kan vara den enda del som de läser. Av den anledningen vill du att den ska förmedla dokumentets hela innehåll på ett lämpligt sätt på ett engagerande och kortfattat sätt.

”Sammanfattningen av en affärsplan är utformad för att fånga läsarens uppmärksamhet och kortfattat förklara ditt företag, det problem som du löser, målgruppen och viktig finansiell information”, säger Ross Kimbarovsky, vd och grundare av Crowdspring, till Business News Daily. ”Om sammanfattningen saknar specifik information eller inte fångar läsarens uppmärksamhet kanske resten av planen inte läses.”

Och även om du vill att din sammanfattning ska vara engagerande och omfattande måste den ändå vara snabb och lättläst. Dessa dokument är i genomsnitt en till fyra sidor – helst mindre än två sidor – och bör utgöra mindre än 10 % av din totala affärsplan.

Nyckelgrepp: En stark sammanfattning lyfter fram de viktigaste delarna av affärsplanen på mindre än två sidor.

Vad bör ingå i en sammanfattning?

Din sammanfattning bör innehålla viktiga detaljer som är relevanta för läsaren utifrån syftet med din affärsplan. Om syftet med din affärsplan till exempel är att få tag på en investerare bör du betona dina finansiella krav och hur du kommer att använda finansieringen. Vilken typ av språk du bör använda beror också på om din målgrupp består av generalister eller branschexperter.

Och även om detaljerna i din sammanfattning kommer att variera, säger Marius Thauland, affärsstrateg på Leiekontor, att varje sammanfattning bör innehålla några nyckelelement:

• Mål
• Målmarknad
• Produkter och tjänster
• Marknadsförings- och försäljningsstrategier
• Konkurrensanalys
• Finansiering och budgettilldelning för processer och verksamhet
• Antal anställda som ska anställas och involveras
• Hur affärsplanen kommer att implementeras

När du sammanfattar varje avsnitt, lyfta fram de detaljer som är mest relevanta för läsaren och inkludera de fakta och den statistik som läsaren behöver känna till. I inledningen bör du presentera relevant företagsinformation och tydligt ange målet med affärsplanen. Vad vill du att läsaren ska ta med sig från dokumentet? Vad vill du att det ska hända efter att de har läst det? Detta är alla viktiga budskap för en effektiv sammanfattning.

”Sätt dig i affärsplaneläsarens skor och fundera på vad du skulle vilja veta i rapporten”, säger Thauland. ”Fånga deras uppmärksamhet genom att göra det enkelt och kortfattat men ändå professionellt. Den ska också locka dem att läsa hela dokumentet för att förstå även de minsta detaljerna.”

Nyckelgrepp: En sammanfattning bör innehålla ditt mål, marknadsanalys, produkter och tjänster, konkurrensanalys, ekonomi och genomförandedetaljer.

Hur man skriver en sammanfattning

Din sammanfattning kommer att vara unik för din organisation och din affärsplan, men det finns några allmänna steg som varje entreprenör och företagare kan ta när han eller hon skriver sin sammanfattning för första gången.

1. Skriv din affärsplan först. Sammanfattningen kommer att vara en sammanfattning av de viktigaste ämnena i din affärsplan, så det är ofta bra att skriva hela affärsplanen före sammanfattningen. Se till att sammanfattningen endast tar upp fakta och detaljer som finns i affärsplanen.
3. Skriv en engagerande inledning. Vad som är ”engagerande” beror på din målgrupp. Kanske innehåller din introduktion en överraskande branschfakta, eller så är det en kort berättelse; oavsett vilket ska den vara relevant för ditt företag och fånga din målgrupps uppmärksamhet. Det är också viktigt att tydligt identifiera syftet med din affärsplan och vad läsaren kan förvänta sig att hitta i det kommande dokumentet.
4. Skriv sammanfattningen. Gå igenom din affärsplan och identifiera viktiga punkter att inkludera i din sammanfattning. Berör varje viktig punkt i din affärsplan på ett sätt som är kortfattat, men ändå tillräckligt omfattande för att läsaren inte ska behöva läsa resten av affärsplanen. Helst ska sammanfattningen vara tillräckligt engagerande för att de ska vilja fortsätta läsa, men de ska kunna förstå din plan bara genom sammanfattningen.
5. Redigera och organisera ditt dokument. Organisera din sammanfattning så att den följer innehållet i din affärsplan och placera de viktigaste delarna i början. En punktlista är till hjälp för att fästa uppmärksamheten på dina huvudpunkter. Dubbelgranska dokumentet för att se till att det är korrekt och tydligt. Ta bort modeord, upprepad information, kvalificerande ord, jargong, passivt språk och påståenden utan stöd. Kontrollera att din sammanfattning kan fungera som ett fristående dokument om det behövs.
6. Sök hjälp utifrån. Eftersom de flesta företagare inte är skrivkunniga kan det vara fördelaktigt att låta en professionell författare eller redaktör se över dokumentet för att se till att det flyter smidigt och täcker de punkter du försöker förmedla.

Du bör också undvika några saker när du skriver en sammanfattning. Kimbarovsky säger till exempel att du ska undvika att prata om dina allmänna egenskaper som alla entreprenörer delar, som ”ditt teams passion för hårt arbete”. Denna information är en självklarhet och kommer bara att ta bort uppmärksamheten från de viktiga detaljerna i din sammanfattning. Du bör också undvika jämförelser med andra företag i din sammanfattning.

”Säg inte att du kommer att bli nästa Facebook, Uber eller Amazon”, säger Kimbarovsky. ”Amatörer gör denna jämförelse för att försöka visa hur värdefullt deras företag skulle kunna vara. Fokusera i stället på att ge de faktiska fakta som du anser bevisar att du har ett starkt företag. Det är bättre om investeraren ger dig denna hyllning för att de ser möjligheten.”

Nyckelgrepp: Skriv en engagerande och kortfattad sammanfattning efter att ha skrivit din affärsplan, och sök sedan extern hjälp för att redigera, organisera och se till att den flyter smidigt.

Mallar för sammanfattningar

Om du skriver en sammanfattning för första gången finns det flera mallar på nätet som du kan använda för att utforma ditt dokument. Ditt företag är dock unikt och din sammanfattning bör återspegla det. En online-mall täcker förmodligen inte alla detaljer som du behöver i din specifika sammanfattning. Experter rekommenderar att du använder mallar som en allmän riktlinje och sedan skräddarsyr dem så att de passar din specifika affärsplan och sammanfattning.

För att komma igång finns här några populära mallar för sammanfattningar:

• HubSpot är en användarvänlig plattform som erbjuder en mängd olika företagsresurser, bland annat en mall för sammanfattningar. Med den här mallen kan du lägga till eller ta bort avsnitt, anpassa detaljer som varumärke och typsnitt och ladda ner den som en PDF- eller Word-fil.
• Med FormSwift kan du skapa och redigera dokument och få tillgång till mer än 500 mallar för olika ändamål. Den erbjuder detaljer om vad en effektiv sammanfattning innehåller och tillhandahåller en formulärbyggare för att skapa din sammanfattning. Du fyller helt enkelt i ett frågeformulär steg för steg och exporterar ditt färdiga dokument via PDF eller Word.
• Smartsheet är en molnbaserad plattform som gör det enklare för team och organisationer att planera, hantera och rapportera om projekt. Den erbjuder flera gratis nedladdningsbara mallar för sammanfattningar för mer än bara affärsplaner; till exempel har den mallar för sammanfattningar för nystartade företag, hälsovård, förslag, marknadsföringsplaner, produktlanseringar, forskningsrapporter och enskilda projekt. net erbjuder flera gratis affärsmallar, inklusive åtta gratis mallar för sammanfattningar som varierar beroende på projekt (t.ex. affärsplan, nystartad verksamhet, utveckling av bostadsprogram, förslag, marknadsföringsplan). Du skriver helt enkelt ut mallarna och fyller i dina relevanta uppgifter.
• Template.net tillhandahåller flera kostnadsfria affärsmallar, inklusive åtta kostnadsfria sammanfattningsmallar som varierar per projekt (t.ex. affärsplan, nystartad verksamhet, utveckling av bostadsprogram, förslag, marknadsföringsplan). Du skriver helt enkelt ut mallarna och fyller i dina relevanta uppgifter.
• TemplateLab är en one-stop-shop för nya företagare som letar efter ett stort antal nedladdningsbara mallar för flera aspekter av affärsverksamheten, inklusive analys, ekonomi, mänskliga relationer, marknadsföring, verksamhet, projektledning och tidshantering. Du har över 30 gratis mallar för sammanfattningar och exempel att välja mellan.
• Vertex42 erbjuder Excel-mallar för sammanfattningar om ämnen som budgetar, fakturor, projektledning och tidrapporter och Word-mallar för ämnen som juridiska formulär, CV och brev. Här finns också omfattande information om vad en sammanfattning är och en gratis mall för sammanfattning som du kan ladda ner till Word eller Google Docs.

Nyckelgrepp: Det finns många gratis mallar på nätet som kan hjälpa dig att skapa en sammanfattning, men du måste noggrant skräddarsy de mallar du använder för att de ska passa ditt unika företag.