9 fantastiska appar för evenemangsplanerare och bröllopsplanerare

Högst i början av 2010 började jag en ny karriärväg – jag bestämde mig för att bli evenemangsplanerare. Sedan jag började har jag lett evenemang i Singapore, Paris, Dubai och Cancun och organiserat allt från intima banketter till storskaliga invigningsceremonier. Varje evenemang var unikt och jag älskade varje ögonblick.

Även om det bara var fem år sedan, när jag började min nya strävan, var det svårt att få tag på bra verktyg för evenemangsplanering. Det fanns inte många mjukvarulösningar eller mobilappar som var utformade för evenemangsplanerare, så jag var tvungen att nöja mig med Excel-kalkylblad, Powerpoint-presentationer och mängder av Word-dokument.

Men saker och ting har förändrats mycket på mycket kort tid.

I dag har evenemangsplanerare några ganska coola verktyg till sitt förfogande för att förenkla sitt komplicerade arbetsflöde. Jag vill dela med mig av några av de bästa som jag har gjort till en del av min verktygslåda för evenemangsplanering.

Söka kreativ inspiration

En av de mest användbara apparna för att hitta kreativ inspiration är Pinterest, det populära sociala nätverket för att samla och dela bilder. Du kan bläddra bland tusentals foton och bilder för att hitta kreativ inspiration till ditt nästa evenemang. Detta enorma bildbibliotek är särskilt användbart för att komma på idéer för inredning, design och teman för evenemang.

Tillgänglig på: Prissättning: gratis

Pro tips: Skapa ett Pinterest-konto och skapa en separat ”tavla” för varje kund. På så sätt kan ni dela idéer med varandra utan att mejla fram och tillbaka.

Hålla anteckningar och planeringsmaterial organiserat

När det gäller att hålla sig organiserad finns det ingen bättre vän än Evernote. Med den här appen kan du förvara alla dina ”saker” på ett bekvämt ställe, oavsett om det är bilder, text, alla typer av anteckningar – till och med hela webbsidor. Du kan också kategorisera allt efter behov genom att lägga till taggar.

Tillgänglig på: Pris: gratis, premium för 5 dollar/månad, business för 10 dollar/månad (per användare)

Pro tips: Installera webbläsartillägget Evernote Web Clipper och spara snabbt det mest intressanta innehållet du hittar på nätet till ditt Evernote-konto.

Power user hack: Använd IFTTT för att automatiskt importera bilder som du sparar till din Pinterest-tavla, så att du har allt på ett och samma ställe.

Kommunikation med lagmedlemmar

Det kan vara svårt att hantera ett stort team och olika externa leverantörer samtidigt. Men Slack gör kommunikationen effektivare genom att ersätta långdragna e-postmeddelanden med korta, ”chattrum”-liknande texter. Med Slack kan du också skapa separata grupper och lägga till taggar i meddelanden för att lättare hitta information.

Tillgänglig på: Pris: Gratis (för upp till 10 000 meddelanden), därefter börjar planerna på 7 dollar/månad (per användare)

Pro tips: Skapa olika grupper för olika delar av teamet för att hålla kommunikationen riktad och effektiv.

Mer AllBusiness:

99 inspirerande citat för entreprenörer

En 12-stegsguide för att bygga din allra första mobilapp

10 ovärderliga verktyg för att driva ett litet företag

De 25 bästa idéerna för hemmabaserat företagande

Samla in evenemangsbilder

Har du någonsin velat ha koll på hela din evenemangsproduktion, inklusive alla bilder från leverantörer och olika lagmedlemmar? Capsule är en utmärkt lösning. Be alla parter att ladda ner fotoappen Capsule, så importeras alla bilder som de tar till din delade ”capsule” online. Det är slut med att jaga alla för att få tag på deras bilder!

Allt tillgängligt på: Webb, Android och iOS

Pris: gratis

Pro tips: Rekommendera den här appen till dina kunder – de kommer att älska dig för det! Det finns också en marknadsplats där användare kan beställa utskrifter av sina bilder.

Planering av möten

Även om du förmodligen arbetar med varje leverantör en och en, behöver alla i ett projekt ibland delta i ett gruppmöte. Det är inte lätt att samordna ett datum och en tid som passar alla, men med Doodle kan du föreslå olika alternativ och få omröstningsliknande svar från varje deltagare.

Tillgängligt på: Pris: gratis, premium för 39 dollar/år (det finns även en företagsversion som börjar på 69 dollar/år

Hantera alla aspekter av ditt evenemang

Att ha evenemangsinformation utspridd i olika appar, e-post och datorfiler kan kraftigt försämra framgången för ditt nästa evenemang. Att ha en central arbetsplats gör det lättare att hålla koll på saker och ting. Planning Pod är särskilt utformat för evenemangsplanerare och erbjuder över två dussin verktyg för evenemangshantering. För en bra översikt över allt som Planning Pod kan göra, titta på den här videon.

Tillgänglig på: Pris: Gratis provperiod (30 dagar), därefter planer från 19,99 dollar/månad

Pro tips: Du kan dela Planning Pod med ditt team (och klienter om du vill) för att tilldela uppgifter, fastställa tidsfrister och hantera allt samarbete i teamet.

Hålla klienterna informerade

Planning Pod har en funktion som gör att du kan hålla dina klienter informerade om varje aspekt av evenemangsplaneringsprocessen, men ibland vill du ha ett verktyg som gör att du bara kan dela med dig av de viktigaste delarna till dem. Blossom är ett verktyg för projekthantering som är utformat så att du kan följa evenemangets utveckling i etapper. Det har främst utformats för att användas av teknikföretag för att hålla reda på produktutvecklingen, men det fungerar också utmärkt för att hantera evenemang.

Med Blossom kan du skapa ”kort” för varje evenemangsuppgift, som kan flyttas från steg till steg när varje del är slutförd. Du kan också lägga till ett ”klientgodkännande”-steg i slutet så att din klient kan ge varje objekt en sista genomgång.

Tillgängligt på: Pris: Gratis provperiod (14 dagar), därefter planer från 19 dollar/månad

Pro tips: Blossom integreras med Slack, vilket gör det enkelt att följa upp med teammedlemmar om objekt som listas i Blossom.

Hantera inbjudningar, registrering och biljettförsäljning

Om du planerar ett evenemang som kräver registrering eller biljettförsäljning kan du med Bizzabo skapa ett evenemang, lägga till biljettyper, bygga en evenemangswebbplats och skicka ut dina inbjudningar – allt i ett och samma program. Bizzabo hjälper dig också att hålla koll på vad folk säger på sociala medier om ditt evenemang. På evenemangsdagen gör appen det möjligt för dig att skicka push-notiser till deltagarna om eventuella förseningar eller programändringar. För en bra översikt över hur Bizzabo fungerar, titta på den här videon.

Tillgänglig på: Webb, iOS och Android

Pris: Planer sträcker sig från gratis till betalda anpassade planer

Pro tips: Bizzabo erbjuder ett speciellt extra tillval för deltagarna i evenemanget: de kan använda appen för att nätverka och skicka meddelanden till varandra för att ordna möten etc.

Som du kan se finns det många grymma appar och webbverktyg där ute som kan hjälpa dig att göra ditt nästa evenemang till något att minnas. Använder du några andra som vi har missat? Dela gärna med dig till oss i kommentarerna nedan.

Läs alla Melanie Haselmayrs artiklar på AllBusiness.com.

Relaterade artiklar på AllBusiness:

28 misstag som entreprenörer gör när de presenterar sig för investerare

25 vanliga frågor om att starta ett företag

9 viktiga sätt att förbereda sig inför en M&A-transaktion

65 frågor som riskkapitalister kommer att ställa till nystartade företag

För lokal företagsinformation om 15 miljoner företag, besök InBusiness.com.