Allt du behöver veta om kostnadsersättning till anställda

december 30, 2021admin

Det verkar enkelt – en anställd betalar för en affärsutgift ur egen ficka och arbetsgivaren ersätter den anställde. Men det finns en del komplikationer, t.ex. frågor om efterlevnad och hur man rapporterar ersättningarna på skatt.

Och även om kostnadsersättning endast krävs om det är fastställt i ett anställningsavtal eller om företagets utgifter leder till att den anställdes lön understiger minimilönen, så ersätter de flesta företag arbetsrelaterade utgifter som de anställda ådragit sig som ett förmånligt förmånsvärde. Var dock medveten om att vissa stater har sina egna lagar om kostnadsersättning. Illinois kräver till exempel att arbetsgivare ska ersätta anställda för alla ”nödvändiga utgifter … som den anställde ådragit sig inom ramen för sin anställning och som är direkt relaterade till tjänster som utförs av arbetsgivaren.”

Om du betalar skatt på kostnadsersättningar eller inte beror på om du använder dig av en redovisningspliktig plan eller en icke redovisningspliktig plan. Samarbeta med en professionell arbetsgivarorganisation som Resourcing Edge för att se till att tillämpliga lagar följs och utveckla en redovisningsbar utgiftsplan för att hjälpa till att maximera skattefördelarna.

Vad är en kostnadsersättning för anställda?

När en anställd spenderar sina egna pengar på ”vanliga och nödvändiga” affärsutgifter är ett arrangemang för återbetalning eller ersättning det system som används för att betala tillbaka dem. Arbetsgivarna betalar alla förskott, ersättningar och avgifter för de anställdas affärsutgifter. Ersättningar är vanligast när anställda reser i tjänsten. De behöver få ersättning för måltider, bensin, logi, underhållning av kunder med mera.

Det är viktigt att veta vilka affärskostnader som är giltiga eller inte och att skilja affärskostnader från personliga kostnader, kapitalkostnader och kostnader för att beräkna kostnaden för sålda varor. Se IRS Publication 535 för att lära dig mer om företagskostnader.

Högre vanliga företagskostnader som kan ersättas är:

Gas/milersättning för företagsanvändning
Resor och logi
Mat och underhållning
Verktyg och förnödenheter
Utbildning och utveckling
Avgifter och prenumerationer,yrkeslicenser

Är utgiftsersättningar beskattningsbara?

När du betalar en anställd måste du vanligtvis hålla inne och betala skatt på betalningen, men hur är det med kostnadsersättningar? Det beror på vilken plan du använder: redovisningspliktig eller icke redovisningspliktig. IRS har olika rapporteringskrav beroende på om du har en redovisningspliktig eller icke redovisningspliktig plan.

Om du inte har sett över dina policyer för ersättning av utgifter för anställda nyligen, kan det hända att vissa företagskostnader inte längre är kvalificerade för en redovisningspliktig plan. Som ett resultat av Tax Cuts and Jobs Act från 2017 kan du inte längre ersätta anställdas flyttkostnader. Enligt IRS måste anställda nu inkludera ersättningar för flyttkostnader i de anställdas löner, med undantag för vissa medlemmar av de väpnade styrkorna.

Företagen bör ompröva sina riktlinjer för ersättningar och traktamenten mot bakgrund av den nya lagen om skattesänkningar och arbetstillfällen, som gäller för skatteåren 2018 till 2025.

Accountable Plan

För att kvalificera sig för en accountable plan måste arbetsgivarens ersättnings- eller bidragsarrangemang följa alla tre av dessa regler:

Affärsanknytning: Alla vanliga och nödvändiga företagskostnader måste ha betalats eller uppkommit när man utförde tjänster som anställd.
Underbyggda kostnader: Det måste finnas en redovisning med underlag (datum, plats, belopp, syfte) som gjorts inom en rimlig tidsperiod (60 dagar).
Återlämna belopp som inte är underbyggda: Eventuella överskjutande ersättningar eller bidrag måste returneras inom en rimlig tid (120 dagar).

Då beloppen i den redovisningsbara planen inte betraktas som löner, omfattas de inte av inkomst-, socialförsäkrings-, Medicare- och FUTA-skatter. De är avdragsgilla för arbetsgivaren som företagskostnader.

Om något av dessa villkor inte uppfylls behandlas ersättningarna som utbetalda enligt en icke redovisningspliktig plan, som betraktas som lön och behandlas som kompletterande löner som omfattas av inkomst-, socialförsäkrings-, Medicare- och FUTA-skatter. De rapporteras på den anställdes formulär W-2 och är avdragsgilla av arbetsgivaren som arbetstagarersättning.

Nonaccountable Plan

Under en nonaccountable plan behandlas alla ersättningar eller andra bidragsarrangemang som kompletterande löner och är skattepliktiga. Dina betalningar betraktas som icke redovisningsbara om:

Den anställde misslyckas med att korrekt styrka utgifterna inom rimlig tid.
Den anställde misslyckas med att återlämna överskjutande ersättningar eller bidrag inom rimlig tid.

Arbetsgivaren förskotterar eller betalar ut ett belopp till en anställd utan att ta hänsyn till om han eller hon förväntar sig att den anställde kommer att ha affärsutgifter.
Ersättningen skulle annars ha betalats ut som lön.

Se IRS Publication 15 för mer information.

Kostnadsersättning för oberoende entreprenörer

Det finns olika regler för kostnadsersättning för oberoende entreprenörer, som betalas via formulär 1099. De flesta företag föredrar att inkludera ersättningsbeloppen i 1099-inkomsten i stället för att gå igenom kostnadsersättningar. Entreprenören kan sedan dra av företagskostnader på sin egen skattedeklaration.

Skapa en ansvarsfull policy för kostnadsersättning i personalhandboken

Samarbeta med HR-experterna på Resourcing Edge för att hjälpa dig att skapa ansvarsfulla policyer för kostnadsersättning och lägga till dem i personalhandboken.

Policyn för kostnadsersättning bör innehålla följande:

En rimlig tidsperiod för de anställda att lämna in utgifter. Vissa ersättningslagar kräver att anställda ska lämna in ersättningsbara utgifter inom 30 dagar efter det att utgiften uppstått.
Processen för att begära ersättning.
Processen för att lämna in arbetsrelaterade utgifter, inklusive krav på underlag.
Processen för att returnera överskjutande ersättningar eller bidrag.
De typer av utgifter som kan ersättas.
Det högsta tillåtna beloppet för vissa utgifter.
Förmånsleverantörer för minskade utgifter.

Medarbetarna bör ha en tydlig och konsekvent förståelse för det korrekta förfarandet för ersättning av utgifter för affärsresor. Om en anställd misslyckas med att korrekt styrka utgifterna och följa förfarandet kan eventuella kostnadsersättningar bli skattepliktiga inkomster. Tänk på att om en anställd misslyckas med att uppfylla kraven i den redovisningsbara planen, utesluter detta inte andra ersättningar som uppfyller kraven. IRS fastställer ersättningar för varje enskild anställd.

För mer information om ansvarsskyldiga planer, se IRS publikation 463.

Om du har ett tydligt dokument om ansvarsskyldiga planer bör ingen av dina ersättningar räknas som skattepliktig inkomst. Of course, there should also be some sort of internaloversight to make sure all reimbursements are properly received, reported, andmaintained.

Tocreate a detailed reimbursement procedures guide, team up with Resourcing Edge. Rely on us for all your payroll, HR,benefits, and compliance needs.

Author
Recent Posts

Marketing Coordinator at Resourcing Edge

Marketing Coordinator for Resourcing Edge, an industry leader in human capital management solutions. We have decades of experience managing the burden of employee administration so that you can focus on growing your business.