Den viktigaste skillnaden mellan Policy vs Procedurer

Policies och procedurer är grunden för ditt företag. Även om de inte är nedskrivna definierar policyer och rutiner din organisation och ser till att saker och ting löper smidigt. För bästa resultat bör dock både policyer och rutiner skrivas ner och kodifieras för att undvika missförstånd eller ineffektivitet. Det finns många programvaror för policyer och förfaranden som hjälper dig och ditt företag att skriva ner dessa regler och processer och dela dem med de anställda.Vad är i praktiken skillnaderna mellan policyer och förfaranden och hur kan en programvara för policyer och förfaranden hjälpa till att hantera dem?

Definiering av policyer

Policyer är de stora, övergripande principerna för din organisation. De anger riktning, vägleder och påverkar beslutsfattandet. Policys vägleder de dagliga åtgärderna och strategierna, men ger utrymme för flexibilitet – det stora nyckelordet för policys är ”vägledande”. De fastställer en ram för ledningsfilosofier, mål och syften. Politiken kan drivas av företagsfilosofi, konkurrens, marknadstryck, lagar eller regler och i många fall alla dessa.

Företagsstrategier tenderar att omfatta ämnen som användning av sociala medier, sjuktid och betald ledighet, godtagbart arbetsbeteende och uppförandekoder, introduktion och uppsägning av anställda, diskriminering på arbetsplatsen och korrekta certifieringar och licenser, bland en mängd andra ämnen, varav en del är specifika för ditt företag.

Definiering av förfaranden

Procedurer har ett smalt fokus; de beskriver, steg för steg, vilka åtgärder som ska vidtas i specifika fall. Procedurer har en början och ett slut och bör följas strikt för att uppnå det önskade resultatet. Ett förfarandes cykliska karaktär och enhetlighet är av avgörande betydelse för utbildning av nyanställda, efterlevnad, processförbättring och revision.

Exempel på procedurfrågor är nödrutiner, materialbeställning, användning av utrustning eller hur man inventerar förnödenheter och varor.

Policy kontra förfaranden: När det gäller att skapa, uppdatera och genomföra dina policyer och förfaranden finns det några viktiga skillnader.
Policies:

• Förändras sällan
• Anger vem, vad, när eller varför
• Är breda och allmänna

Procedures:

• Förändras och förbättras kontinuerligt
• Anger vad, hur, när eller vem
• Föreslår en detaljerad beskrivning av aktiviteter

När det gäller att skapa dina policyer och rutiner är det viktigt att förstå vad var och en av dem avser och vad målet med var och en är. Din företagspolicy för möten bör inte innehålla ett specifikt manus att följa, precis som din procedur för inventering inte bara bör innehålla ”räkna föremålen”. Det är också viktigt att förstå hur ofta var och en av dem ska uppdateras, eftersom din programvara för policyer och procedurer ska kunna hantera de kontinuerligt uppdaterade procedurer som din organisation lägger ut och de ständigt uppdaterade policyerna på samma gång.

I en offentlig skola kan det till exempel finnas en policy om att en brandövning ska hållas en gång i månaden; detta är ett brett uttalande och kommer sannolikt inte att ändras. I rutinerna för brandövningar anges var varje klassrum ska gå i händelse av en brandövning, med specifika vägar och alternativ; när övningarna genomförs är det troligt att rutinerna kommer att förändras och förbättras.

Påverkande av policyer och rutiner

Tänk inte i tankesättet policy vs. rutiner. För att ett företag ska trivas måste det ha båda, inte bara det ena eller det andra. Policyer ser till helheten, medan förfaranden beskriver enskilda processer i detalj. Båda har sin plats i den dagliga verksamheten i din organisation och i de anställdas framgång.

Eftersom dessa begrepp är så viktiga är det viktigt att dina anställda känner till både policyer och förfaranden för ditt företag och när de ska tillämpas. Programvara för policyer och förfaranden, till exempel TotalCompliance, hjälper dig att göra detta möjligt. Att ha dina filer i ett molnbaserat system innebär att dina anställda alltid har tillgång till den information de behöver, när de behöver den.

När det gäller skapandet av policyer och procedurer erbjuder TotalCompliance en arbetsflödesfunktion som gör att du kan skicka dokumenten genom en rigorös granskning, där alla dina granskare ger sin syn på saken och låter dig enkelt skicka en ny version när revideringarna har godkänts. När en policy eller procedur har godkänts hjälper TotalCompliance dig att kommunicera den till rätt målgrupp – det är trots allt inte alla kontor eller grupper som behöver känna till den korrekta proceduren för inventering, och det kommer att spara tid för dina anställda att inte behöva vada genom dokument som inte gäller dem.

De ständigt uppdaterade och förbättrade rutiner du skapar kommer att gynnas av versionskontroll – dina anställda kommer alltid att öppna ett rutindokument till det senaste dokumentet. Du kan vara säker på att dina anställda inte följer föråldrade riktlinjer.

En av de viktigaste funktionerna som TotalCompliance erbjuder är möjligheten att testa dina anställdas förståelse. Du kan skapa tester som de anställda kan göra efter att ha läst igenom ett dokument för att säkerställa att de har smält informationen ordentligt. Detta är mycket användbart för att främja kommunikation och ineffektivitet inom din organisation samtidigt som du säkerställer din efterlevnad.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!