Förstår du din erfarenhetsmodifikationsfaktor?

En erfarenhetsmodifikationsfaktor är förhållandet mellan kostnaderna för ett företags faktiska skadeståndsanspråk jämfört med de förväntade kostnaderna för företag av liknande storlek i samma bransch. Siffran är mycket viktig för arbetsgivare – lägre är bättre – eftersom erfarenhetsmodifieringsfaktorn bestämmer premierna för arbetsskadeersättning.

Men hur kan en arbetsgivare förbättra sin erfarenhetsmodifieringsfaktor? Genom att införa ett robust säkerhetsprogram, inrätta ett effektivt skaderegleringsprogram som innefattar proaktivt engagemang med skadade anställda som är borta från arbetet och utveckla ett program för lätt arbete och återgång till arbetet som får skadade anställda tillbaka på jobbet så snart som möjligt kan alla ha en positiv inverkan.

Erfarenhetsmodifieringsfaktorn går under många namn. Den kallas ”Experience Rating”, ”Experience Modification Rate”, ”Emod” eller ”E-Mod”, ”EXP-Mod” eller ”E-X-P-mod”, ”EMR” eller ”ModX”.”

Förutom att bestämma den premie som arbetsgivare betalar för arbetsskadeersättning kan erfarenhetsmodifikationsfaktorn påverka en arbetsgivares förmåga att lämna anbud på, vinna och behålla kontrakt med federala och delstatliga myndigheter eller till och med projekt inom den privata sektorn.

Det finns en mängd olika formler för att beräkna en erfarenhetsmodifikationsfaktor, och vissa är mycket komplexa. En försäkringsagent kan kanske dela med sig av vilka faktorer som din stats ratingbyrå tar hänsyn till vid beräkningen av erfarenhetsmodifikationsfaktorer.

Beräkningarna omfattar vanligtvis tre års skadedata, vanligtvis exklusive det senaste året. För att fastställa poolen av jämförbara företag tittar kreditvärderingsbyrån på faktorer som de anställdas yrkesklassificering (till exempel kontors-, tillverknings- och ledaryrken), antalet anställda och storleken på lönesumman.

En erfarenhetsmodifieringsklassificering 0f 1,0 innebär att organisationens förluster av arbetsskadeersättning ligger i linje med de förluster som de flesta företag av liknande storlek i samma bransch har. Ett betyg över 1,0 innebär att ett företags förluster är högre än förväntat. Ett betyg under 1,0 innebär att förlusterna är lägre. Ett gynnsamt betyg resulterar i rabatterade försäkringspremier för arbetsskadeförsäkringar.

Det är dock inte alla arbetsgivare som är tillräckligt stora för att få ett erfarenhetsbaserat betyg. Sådana företag omfattas inte av en vanlig arbetsskadeförsäkring utan av en ”assigned risk plan”. Premierna i en plan med tilldelad risk kan vara högre.

Incitament i ett system utan felansvar

Oavsett variationerna mellan försäkringsprogrammen i olika delstater är det underliggande syftet med arbetsskadeförsäkringen att skydda arbetsgivarna från ansvar som uppstår till följd av olyckor och skador på arbetsplatsen, samtidigt som de skadade arbetstagarna kompenseras för sjukvårdskostnader och förlorad lön. Staterna införde erfarenhetsmodifieringsfaktorn för att ge arbetsgivarna ett ekonomiskt incitament att tillhandahålla säkrare arbetsplatser. Grundtanken bakom erfarenhetsmodifieringsfaktorn är att arbetsgivare med säkrare arbetsplatser ska belönas med lägre försäkringspremier för arbetsskadeförsäkringen, och att arbetsgivare med fler skador på arbetsplatsen ska bestraffas med högre premier.

Vissa argumenterar mot grundtanken bakom erfarenhetsmodifieringsfaktorn. Det kan gynna större arbetsgivare med bättre program för säkerhet och skadereglering, eller så kan det uppmuntra arbetsgivare att ”manipulera” klassificeringssystemet genom att försöka avskräcka anställda från att anmäla olyckor eller lämna in skadeståndsanspråk. Vissa anklagar arbetsgivarna för att använda sig av ”effektsökande” säkerhetsincitament eller beteendestyrda säkerhetsprogram för att kväva krav och olycksrapporter.

Krav och ramar för arbetsskadeersättning varierar från delstat till delstat. Vissa stater är ”monopolstater”, där ersättningsförsäkringen administreras genom ett statligt program – staten är den enda försäkringsgivaren. De flesta stater tillåter arbetsgivare att köpa arbetsskadeförsäkringar från privata försäkringsgivare.

I de flesta stater tillhandahålls arbetsgivarnas erfarenhetsmodifieringsfaktorer av National Council on Compensation Insurance (NCCI). NCCI ägs av en grupp försäkringsgivare, och NCCI samlar in och analyserar skadedata från enskilda försäkringsgivare för att ta fram aggregerade branschdata och fastställa enskilda arbetsgivares erfarenhetsmodifieringsfaktorer.

Vissa stater har egna kreditvärderingsbyråer som tilldelar erfarenhetsmodifieringsfaktorer. Vissa statliga ratingbyråer tar med NCCI:s uppgifter när de fastställer rating för arbetsgivare i flera delstater, men andra gör det inte.

I sina ratingberäkningar väger NCCI skadefrekvensen högre än skadornas allvarlighetsgrad. Om till exempel två företag hade skadeståndsanspråk för arbetstagare på sammanlagt 50 000 dollar, men det ena företaget hade 10 skador medan det andra hade 1, skulle det företag som hade 10 skador få en högre erfarenhetsklassificering.

Budgivning

Vissa delstater kommer inte att acceptera anbud från entreprenörer med en erfarenhetsmodifieringsfaktor som är högre än 1,0. Denna praxis är dock kontroversiell. Vissa inom försäkringsbranschen hävdar att erfarenhetsmodifieringsfaktorn inte är ett mått på om ett företag är ”riskabelt” eller ”säkrare”. Virginia antog en lag som förbjuder användningen av erfarenhetsmodifikationsfaktorn i sina kontraktsförfaranden.

Trots argumenten om att erfarenhetsmodifikationsfaktorn inte är ett mått på arbetsgivares relativa säkerhet, beaktas den fortfarande i allmän praxis vid anbud och upphandling av kontrakt.

Det amerikanska försvarsdepartementet (Department of Defense, DOD) betraktar en erfarenhetsmodifikationsfaktor på 0,7 eller lägre som ”överlägsen”. Ett betyg mellan 0,7 och 1,0 anses vara ”acceptabelt” och ett betyg över 1,0 anses vara ”undermåligt”.

Även vissa stora kontrakt inom den privata sektorn väger också in erfarenhetsmodifieringsfaktorer i sina upphandlings- och kontraktsbeslut.

Säkerhets- och skadereglering

Det viktigaste som en arbetsgivare kan göra för att sänka sitt erfarenhetsbetyg är att införa ett effektivt program för säkerhets- och hälsohantering. Ju mindre ofta arbetstagarna skadas, desto lägre blir betyget. Genom att undersöka uppgifter om olyckor, skadestånd och nästan-olyckor för att komma åt grundorsakerna och förebygga framtida olyckor kan man identifiera skadetrender och prioritera förbättringsmöjligheter.

Många arbetsgivare involverar både arbetstagare och arbetsledare i förlustförebyggande åtgärder genom att inrätta en säkerhetskommitté. Vissa stater eller försäkringsbolag för arbetsskadeförsäkringar kan ha särskilda krav för att inrätta en sådan. För att vara effektiv bör en säkerhetskommitté ha en balanserad sammansättning, en definierad uppsättning roller och ansvarsområden för kommitténs medlemmar samt konkreta uppgifter och mål.

Ett system för hantering av säkerhet och hälsa är en annan ofta rekommenderad strategi för att minska skadeståndsanspråk. Det kan vara ett informellt program som överensstämmer med OSHA:s ”Recommended Practices for Safety and Health Programs”, ett mer formellt program som följer American National Standards Institutes (ANSI) Z10 Industry Consensus Standard of Occupational Health and Safety Management Systems eller Internationella standardiseringsorganisationens (ISO) nya ISO 45001-standard, eller något däremellan. Men oavsett vilket specifikt program som väljs bör alla ledningssystem för säkerhet och hälsa omfatta arbetsgivarens engagemang och de anställdas delaktighet, analys och utvärdering av risker på arbetsplatsen, förebyggande och kontroll av risker samt säkerhetsutbildning.

För företag som redan är certifierade enligt ISO 9001-standarden för kvalitetsledningssystem eller ISO 14001-standarden för miljöledningssystem kan ISO 45001-certifiering vara ett logiskt nästa steg.

Strategier för hantering av skadeståndsanspråk

För att kunna kontrollera sitt erfarenhetsbetyg måste arbetsgivaren också hantera sina ersättningsanspråk noga. Olycksfrekvensen spelar större roll, men även summan av skadeståndsanspråk spelar roll.

Avtalshanteringens ansvarsområden omfattar:

• För att fastställa de steg som ska följas efter att en skada inträffat för att hantera arbetstagarens skada och se till att kritisk information samlas in och att anspråk lämnas in på rätt sätt;
• Kommunicera med vårdgivare, chefer, arbetstagaren samt arbetstagarens fackförening om det finns ett kollektivavtal; och
• Bevaka den skadade arbetstagarens behov och framsteg mot återgång i arbete.

Varje bra skaderegleringssystem måste också innehålla en tydlig, skriftlig policy för lätt arbete och återgång till arbetet. Lätt arbete gör att den skadade arbetstagaren återgår till jobbet men med andra arbetsuppgifter än arbetstagarens ordinarie arbetsuppgifter.

Retur till arbetet kan också innebära begränsad återgång till arbetet, vilket innebär att arbetstagaren återgår till vissa men inte alla sina ordinarie arbetsuppgifter. En partiell återgång till arbetet, där arbetstagaren återupptar sina ordinarie arbetsuppgifter men under ett begränsat antal timmar, kan också komma i fråga.

Arbetsgivarna bör ha en heltäckande policy för lätta arbetsuppgifter och återgång till arbetet på plats innan en skada inträffar. Ett bra program bör innehålla följande:

• Identifiera potentiella lättarbetsplatser innan behovet uppstår;
• Distribuera handouts om ert program för återgång till arbete under introduktionsprocessen för nyanställda;
• Producera eller köpa videor och annat material om anpassningar och arbetsanpassning, rehabilitering och omarbetning av arbetsplatsen som tydligt kommunicerar er politik för återgång till arbete;
• Säkerställa att dina lätta arbetsuppgifter är lämpliga för den skadade arbetstagarens förmåga och inte strider mot någon av läkarens begränsningar;
• Involvera de skadade arbetstagarna i identifieringen av lämpliga lätta arbetsuppgifter; och
• Reguljärt se över hela programmet för återgång till arbete för att bekräfta att det minskar antalet dagar som man är borta från arbetet och antalet krav på förlorad lön.

En skadad arbetstagare kommer att ha att göra med vårdgivare, försäkringsbolag, personalpersonal och andra under behandling, rehabilitering och återhämtning. Vissa av dessa personer kommer inte att ha företagets bästa i åtanke.

En återgång till arbetet kan inte bara bidra till att hålla nere kostnaderna för skadeståndsanspråk för arbetstagare och eventuellt förbättra arbetsgivarens erfarenhetsklassificering, utan kan också återställa en arbetstagares känsla av normalitet. Att ha att göra med utomstående som är involverade i förmåner, behandling och rehabilitering kan få en skadad arbetstagare att känna sig oengagerad. Att återföra en skadad arbetstagare till arbetet så snart som möjligt kontrollerar också kostnaderna för förlorad produktivitet eller för att behöva utbilda en ny arbetstagare.