Generalbok och huvudjournal: Vadär skillnaden?
Huvudjournaler vs. huvudböcker: En översikt
När det gäller att spåra ett företags ekonomi är ett redovisningssystem med dubbel bokföring som använder både en huvudbok och en huvudjournal utan tvekan den bästa metoden för att spåra ett företags övergripande ekonomiska data och hålla verksamheten igång på ett smidigt och lönsamt sätt.
För att verkligen förstå hur ett sådant bokföringssystem fungerar måste man först uppskatta de olika funktionerna som är förknippade med dessa två nyckelkomponenter: huvudbok och huvudjournal.
Nyckelkunskaper
- Journalen består av obearbetade bokföringsposter som registrerar affärstransaktioner, i sekventiell ordning efter datum.
- Storboksboken är mer formaliserad och spårar fem viktiga redovisningsposter: tillgångar, skulder, ägarkapital, intäkter och kostnader.
- Framsteg inom programvaruteknik har effektiviserat redovisningsprocessen och gjort det enkelt och effektivt att kombinera båda bokföringsuppgifterna.
Allmänna journaler
Simpelt definierat hänvisar den allmänna journalen till en bok med originalposter, där revisorer och bokhållare registrerar råa affärstransaktioner, i ordning enligt det datum händelserna inträffar. En allmän journal är den första platsen där data registreras, och varje sida i posten har indelningskolumner för datum, serienummer samt debit- eller kreditposter.
Vissa organisationer håller specialiserade journaler, till exempel inköpsjournaler eller försäljningsjournaler, som endast registrerar specifika typer av transaktioner.
När en transaktion har registrerats i en allmän journal bokförs beloppen sedan på lämpliga konton, till exempel kundfordringar, utrustning och kontanttransaktioner.
Trots framstegen inom programvarutekniken kommer det alltid att finnas ett behov av att registrera icke-rutinmässiga transaktioner i allmänna journaler, till exempel försäljning av tillgångar, osäkra fordringar och avskrivningar.
Huvudbok
En huvudbok är en bok eller fil som bokförare använder för att registrera alla relevanta konton. Huvudboken följer fem framträdande redovisningsposter: tillgångar, skulder, ägarkapital, intäkter och kostnader.
Transaktioner som först visas i journaler bokförs därefter på huvudbokskonton. Därefter beräknas kontosaldon och överförs från huvudboken till en försöksbalans innan de visas i företagets officiella bokslut.
Varje redovisningspost visas som en T-formad tabell med två kolumner. Bokföraren placerar vanligtvis kontonamnet högst upp i T:et och registrerar debetposter på vänster sida och kreditposter på höger sida. Huvudboken visar ibland ytterligare kolumner för detaljer som transaktionsbeskrivning, datum och serienummer.
Särskilda överväganden
I dag använder de flesta organisationer bokföringsprogram för att registrera transaktioner i huvudböcker och till journaler, vilket dramatiskt har effektiviserat dessa grundläggande bokföringsaktiviteter. Faktum är att de flesta redovisningsprogram nu upprätthåller ett centralt arkiv där företag kan logga både huvudboks- och journalposter samtidigt. Dessa tekniska framsteg gör det enklare och mindre omständligt att registrera transaktioner, och du behöver inte föra varje kontobok separat. Den person som matar in data i någon av modulerna i ditt företags bokföringsprogram kanske inte ens känner till dessa register. I många av dessa programvaror behöver personen som skriver in data bara klicka på en rullgardinsmeny för att skriva in en transaktion i en huvudbok eller journal.