Hur man skapar en elektronisk signatur i Excel
Det är enkelt att skapa elektroniska signaturer i Microsoft Excel. Ofta använder företag Excel-ark på samma sätt som andra dokument som PDF-filer och Word-filer.
Att lägga till elektroniska eller digitala signaturer i dessa dokument, i motsats till signaturer med penna och bläck, kan spara mycket tid och resurser. Detta är särskilt fallet när många personer i en organisation behöver godkänna dokumenten.
Och om du ger kunderna möjlighet att snabbt godkänna dokumenten genom att lägga till en signaturrad kommer det sannolikt att leda till en ökning av din konverteringsgrad och en minskning av genomströmningstiden för förslag, kontrakt, rapporter, fakturor osv.
I det här inlägget beskriver vi skillnaderna mellan de två huvudtyperna av virtuella signaturer och visar hur du lägger till elektroniska signaturer och signaturrader i Excel-dokument.
Vad är en elektronisk signatur?
Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur är kortfattat ett virtuellt märke som fästs på ett dokument för att visa att det godkänts. Låt oss säga att någon får ett kontrakt som en e-postbilaga. De öppnar dokumentet, lägger till en fotokopierad signaturbild längst ner på sista sidan och skickar tillbaka det. De har just godkänt dokumentet elektroniskt.
Det är möjligt att lägga till ytterligare säkerhetslager till denna process med specialiserade verktyg. När ett dokument har undertecknats elektroniskt genereras ett certifikat automatiskt, och en kopia lagras som en PDF-fil i molnet.
Generellt sett är elektroniska signaturer lika säkra som typiska handskrivna signaturer, om inte säkrare. Regeringar världen över har infört ett flertal lagar (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act etc.). Dessutom åtföljs elektroniska signaturer vanligtvis av en omfattande ”verifieringskedja”, t.ex. e-post, vilket gör dem mycket lätta att verifiera.
Vad är en digital signatur?
En digital signatur är en mycket säker typ av elektronisk signatur. Digitala signaturer bygger på en så kallad PKI-infrastruktur (Public Key Infrastructure) för att verifiera dokumenten. Det är nästan omöjligt att förfalska en digital signatur eller ändra ett dokument när det väl är undertecknat.
Individer som vill använda digitala signaturer måste först köpa ett digitalt certifikat (eller digitalt ID) från en ”certifikatutfärdare”. När de godkänner ett kontrakt, ett förslag, en faktura osv. fäster de detta digitala ID på dokumentet och skapar en unik krypterad fil. Denna fil kan endast dekrypteras med en offentlig nyckel som uttryckligen är knuten till den personen.
För att lägga till en digital signatur i Excel (som automatiskt känner igen alla digitala certifikat som finns lagrade på din dator) måste du först köpa ett ID eller skapa ett eget.
När ska du signera i Excel?
Du kan behöva lägga till en signatur (eller signaturrad) på en Excel-sida av flera anledningar.
Här är några av de vanligaste:
- Godkännande av interna redovisningsrapporter och datatunga filer.
- Begär att kunderna ska godkänna fakturor, pristabeller, offerter eller kvitton.
- För Excel-dokument som innehåller beräkningar som kräver verifiering från ledningen eller bokföringen.
- En kund frågar specifikt efter ett dokument som en Excel-fil.
Även om du skapar de flesta dokument i PDF- eller Microsoft Word-format är det bra att ha tydliga processer för att skapa elektroniska signaturer i Excel om behovet skulle uppstå.
Hur man skapar en elektronisk signatur i Excel
Du har möjlighet att lägga till antingen en synlig eller osynlig signatur i Excel. Du kan också skapa en egen signaturrad som gör det möjligt för mottagarna att ge sitt godkännande.
Följande steg:
- Öppna Excel-dokumentet.
- Välj det område där du vill att din signatur ska placeras.
- Klicka på fliken Infoga och välj sedan Text > Signaturlinje > Microsoft Office Signaturlinje.
- En dialogruta för signaturinställning visas. Ange den information du vill ska visas:
-
- Föreslagen undertecknare – Mottagarens namn (om du undertecknar dokumentet är detta ditt namn).
- Föreslagen undertecknarens titel – Mottagarens yrkesroll, t.ex, ”
- Förslag på undertecknarens e-postadress – Mottagarens e-postadress.
- Instruktioner till undertecknaren – Eventuella instruktioner som du vill bifoga.
-
- Kryssa i kryssrutorna längst ner i popup-fönstret (”Tillåt undertecknaren att…” och ”Visa signeringsdatum…”) om du vill visa signeringsdatumet och/eller låta undertecknaren lägga till kommentarer och klicka på OK.
- Dubbelklicka på signaturraden (eller högerklicka och välj Signera). Du kan bli ombedd att spara dokumentet.
- Om du inte har några digitala certifikat tillgängliga för närvarande visas en popup-fönsterruta som frågar om du vill ”Skaffa ett digitalt ID”, om du vill göra det väljer du Ja och följer instruktionerna. Alternativt kan du skapa ditt certifikat med hjälp av de här instruktionerna.
- Inför ditt namn i fältet i popup-fönstret (eller tryck på knappen Välj bild), inklusive eventuella ytterligare uppgifter om du vill, och klicka på Signera.
Hur man skapar en osynlig signatur i Excel
Alternativt kan du lägga till en osynlig signatur i Excel. Ditt signerade dokument kommer att ha en flik Signaturer längst ner på sidan:
Följ stegen nedan:
- Öppna Excel-dokumentet.
- Välj fliken Arkiv och välj Skydda arbetsbok > Lägg till digital signatur.
- Fyller du ut popup-fälten och klickar på Signera.
Så lägger du till en Excel-fil till ett dokument i PandaDoc
Om du föredrar att skapa ett separat skriftligt dokument i stället för ett kalkylblad som mottagarna ska skriva under, kan du göra det i ett verktyg som PandaDoc och bifoga alla relevanta Excel-filer.
Följ nedanstående steg för att lägga till en Excel-fil i PandaDoc:
- Logga in på ditt PandaDoc-konto.
- Öppna ett dokument under fliken Dokument (vänster verktygsfält) eller ladda upp ett dokument genom att välja Nytt dokument (uppe till höger).
- Välj Mer i det högra verktygsfältet i dokumentredigeraren och välj Bifogade filer.
- Klicka på Ladda upp bifogade filer.
Testa PandaDoc gratis
PandaDoc är webbens ledande lösning för avtalshantering. Du kan använda den för att snabbt och säkert lägga till signaturer och signaturfält i dina dokument. Du får också tillgång till en uppsättning tidsbesparande verktyg som dokumentmallar, analyser, automatiseringsalternativ med mera.
Skriv upp dig för vår ”för evigt gratis”-plan eller utnyttja en 14-dagars provperiod för ett premiumpaket.