Hur – och varför – du ska bilda ditt företag

admin

Begreppet företag kommer från latinets corpus, som betyder kropp. Ett företag är en kropp – det är en juridisk person i lagens ögon. Den kan väcka talan, köpa och sälja egendom, ingå avtal, beskattas och till och med begå brott. Dess mest anmärkningsvärda egenskap: ett företag skyddar sina ägare från personligt ansvar för företagets skulder och förpliktelser – inom vissa gränser.
Företaget anses vara en artificiellt skapad juridisk enhet som existerar separat och skilt från de individer som skapat det och bedriver dess verksamhet. Med så lite som en enda incorporator kan ett företag bildas genom att helt enkelt lämna in en ansökan om en stadga till respektive stat. Genom att lämna in denna ansökan lägger grundaren fram fakta som:

  • det tilltänkta bolagets syfte,
  • grundläggarnas namn och adresser,
  • det belopp och de typer av aktiekapital som bolaget kommer att tillåtas att emittera, och
  • rättigheterna och privilegierna för innehavarna av varje aktieklass.

Varför bilda bolag?
Det är sant att det finns en del nackdelar med att verka som bolag i vissa situationer. Som företagare skulle du till exempel vara ansvarig för ytterligare krav på registerhållning och administrativa detaljer. Ännu viktigare är att i vissa fall kan verksamheten i form av ett bolag skapa en ytterligare skattebörda. Detta är det sista en företagare behöver, särskilt i de tidiga skedena av verksamheten.
Håll i minnet att bortsett från skatteskäl är det vanligaste motivet för att ådra sig kostnaden för att bilda ett aktiebolag erkännandet av att aktieägaren inte är juridiskt ansvarig för bolagets handlingar. Detta beror på att företaget har en egen separat existens helt skild från dem som driver det. Låt oss dock undersöka tre andra skäl till varför bolaget visar sig vara ett attraktivt medel för att bedriva en verksamhet.

  • Obegränsad livslängd. Till skillnad från ägarlägenheter och partnerskap är bolagets liv inte beroende av en eller flera enskilda personers liv. Det kan fortsätta på obestämd tid tills det uppnår sitt mål, går samman med ett annat företag eller går i konkurs. Om inget annat anges kan det fortsätta på obestämd tid.
    • Aktiernas överlåtbarhet. Det är alltid trevligt att veta att den ägarandel du har i ett företag lätt kan säljas, överlåtas eller ges bort till en annan familjemedlem. Processen att avyttra sig själv från ägandet i ägarlägenheter och partnerskap kan vara besvärlig och kostsam. Egendomen måste omtituleras, nya handlingar upprättas och andra administrativa åtgärder vidtas varje gång den minsta förändring av äganderätten inträffar. I företag representeras alla enskilda ägares rättigheter och privilegier av de aktier som de innehar. Nyckeln till en snabb och effektiv överföring av äganderätten till företaget finns på baksidan av varje aktiebrev, där det vanligtvis finns en plats där aktieägaren kan skriva under och signera alla aktier som ska säljas eller på annat sätt avyttras.
    • Möjlighet att anskaffa investeringskapital. Det är vanligtvis mycket lättare att locka nya investerare till ett företag på grund av det begränsade ansvaret och den enkla överförbarheten av aktier. Aktier kan överlåtas direkt till nya investerare, eller vid större erbjudanden till allmänheten anlitas mäklarfirmor och börser.

    Fördelar med att bilda bolag

    • Ägare är skyddade från personligt ansvar för bolagets skulder och förpliktelser.
    • Bolag har ett tillförlitligt regelverk av rättsliga prejudikat som vägledning för ägare och chefer.
    • Bolag är det bästa sättet för eventuella publika företag.
    • Bolag kan lättare anskaffa kapital genom försäljning av värdepapper.
    • Bolag kan enkelt överlåta äganderätt genom överföring av värdepapper.
    • Bolag kan ha en obegränsad livslängd.
    • Bolag kan skapa skattefördelar under vissa omständigheter, men observera att C-bolag kan bli föremål för ”dubbelbeskattning” av vinster. För att undvika detta väljer många företagare att driva sina bolag enligt subchapter S i Internal Code. Denna enhet, som även kallas S-företag, gör det möjligt att låta inkomsterna gå vidare till de enskilda aktieägarna.

    Objektets nackdelar

    • Företagen kräver årsmöten och kräver att ägare och styrelseledamöter iakttar vissa formaliteter.
    • Företagen är dyrare att starta upp än partnerskap och enskilda firmor.
    • Koncerner kräver periodiska anmälningar till staten och årliga avgifter.

    För att komma igång

    För att påbörja processen för bolagisering kontaktar du delstatssekreteraren eller det delstatskontor som ansvarar för att registrera bolag i din delstat. Be om instruktioner, formulär och avgiftslistor för bolagisering av företag. Det är möjligt att ansöka om inkorporering utan hjälp av en advokat genom att använda böcker och programvara för att vägleda dig. Din kostnad kommer att vara kostnaden för dessa resurser, registreringsavgifterna och andra kostnader som är förknippade med inkorporering i din delstat.
    Om du ansöker om inkorporering själv sparar du kostnaden för att använda en advokat, som kan kosta mellan 500 och 1 000 dollar. Nackdelen med att gå denna väg är att processen kan ta dig en viss tid att genomföra. Det finns också en chans att du missar någon liten men viktig detalj i lagen i din delstat. Du kan också välja att använda ett bolagiseringstjänstföretag för att förbereda och lämna in dokumenten till staten.

    Ett av de första stegen du måste ta i bolagiseringsprocessen är att förbereda ett intyg eller en bolagsordning. Vissa stater förser dig med ett utskrivet formulär för detta, som antingen du eller din advokat kan fylla i. Den information som efterfrågas är bland annat bolagets föreslagna namn, bolagets syfte, namn och adresser för de parter som ska bolagiseras och platsen för bolagets huvudkontor.
    Samfundet behöver också en uppsättning stadgar som mer detaljerat än stadgarna beskriver hur bolaget ska drivas, bland annat aktieägarnas, styrelseledamöternas och tjänstemännens ansvarsområden, när aktieägarmötena ska hållas och andra detaljer som är viktiga för att driva bolaget. När din bolagsordning har godkänts skickar statssekreteraren ett registreringsbevis till dig.
    Ett viktigt beslut som du måste fatta när du ska bilda ett bolag handlar om att välja rätt stat för bolagiseringen. Du är inte skyldig att bolagisera dig i den stat där ditt företag är verksamt, utan du kan välja mellan någon av de 50 delstaterna eller District of Columbia.

    Ett bolag benämns som ett utländskt bolag i alla delstater utom i den stat där det bolagiseras. Om ett företag bedriver verksamhet i en annan stat än den där det bildades kan det krävas att det registrerar sig för ett intyg om behörighet att bedriva verksamhet (även kallat utländsk kvalificering) i den andra staten. Om ett företag bedriver verksamhet och inte registrerar sig som ett utländskt företag kan det förlora tillgången till den statens domstolar och drabbas av skatteböter och straff.

    Ett utländskt företag som registrerar sig för ett behörighetsintyg i en annan delstat måste betala delstatens arkiveringsavgifter för kvalificeringsarkiveringen; dessa avgifter är vanligtvis dyrare än kostnaden för att arkivera för ett inhemskt företag. Utländska kvalificerade bolag är också föremål för skatter och årsrapportsavgifter från både den stat där bolaget är registrerat och den kvalificerande staten. Den faktiska fördelen med att bolagisera sig i en stat med mycket låga initiala anmälningsavgifter och låg bolagsskatt är alltså inte så stor som det verkar om ditt företag fortfarande måste kvalificera sig för att bedriva verksamhet i den stat där det bedriver sin verksamhet.

    Definitionen av ”transacting business” beror på staten och situationen. Rådgör med din advokat för att avgöra hur lagen är tillämplig på din situation. Generellt sett är dock vissa faktorer som en stat tar hänsyn till när den fastställer om ett företag bedriver verksamhet i en stat:

    1. Har företaget en fysisk närvaro i staten?
    2. Har företaget anställda i staten?
    3. Mottar företaget order i staten?
    4. Har företaget ett bankkonto i staten?

    Notera att det faktum att företaget bara gör affärer via postorder eller Internet i regel inte är detsamma som att göra affärer, men det avgörs från fall till fall. Återigen, konsultera din advokat för specifika frågor, eftersom denna lista inte är avsedd att vara heltäckande.

    Om du planerar att söka investeringar är den enhet som föredras av de flesta investerare och riskkapitalbolag C-bolag, vilket är det standardbolag som bildas genom inkorporering. Limited Liability Companies, Limited Liability Partnerships och andra enheter föredras inte på grund av att reglerna varierar mellan olika delstater och eftersom de inte har den rättsliga strukturen med aktieägare, en styrelse och tjänstemän, som är standardkomponenter för investeringar.
    Om du har färre än 35 aktieägare vill du förmodligen välja att vara ett S-bolag av skattemässiga skäl. Du måste lämna in valformuläret 2553 inom en kort tid efter inkorporeringen, så se till att kontrollera med IRS om inlämning och tidsfrister. Om du behöver expandera över 35 aktieägare i framtiden kan du ändra din skattestatus tillbaka till ett C-bolag för att göra det.
    Varje gång du har att göra med investerarrelaterade avtal och aktietilldelningar vill du samarbeta med en värdepappersadvokat. Dessa områden är komplexa och viktiga för att se till att du behåller kontrollen och framtida fördelar från ditt företag. Som en sidoanmärkning kan nämnas att den advokat du arbetar med vanligtvis inte bör vara aktieägare eller styrelseledamot i företaget. Om han eller hon föreslår detta bör du diskutera reglerna för professionellt ansvar i hans eller hennes delstatliga advokatsamfund med advokaten, ringa till delstatliga advokatsamfundets klagomålslinje för att diskutera situationen och försäkra dig om att hans eller hennes agerande är etiskt korrekt.

    Rörande ditt företag

    Här följer en genomgång av vem som spelar vilka roller i ett företag:

    • Styrelsen: De ursprungliga styrelseledamöterna utses i bolagsordningen, vilket är det dokument som lämnas in till staten för att juridiskt bilda företaget. Styrelseledamöterna övervakar företagets tjänstemän och ser till att det fungerar i enlighet med lagen och företagets rutiner. Styrelseledamöterna har bland andra lagstadgade skyldigheter gentemot företaget att agera i företagets bästa intresse och inte i sitt eget bästa intresse. Dessa skyldigheter är att skydda aktieägarnas investeringar i företaget. Investerare vill ofta ha minst en representant i styrelsen, eftersom styrelsen formellt sett kontrollerar företagets beslut. Ibland undviker investerare dock att ha några styrelseledamöter och ordnar andra avtalsalternativ för att undvika kraven på förtroendeuppdrag att agera till förmån för bolaget snarare än för sig själva. Styrelsen utser och kan avskeda bolagets tjänstemän, som ansvarar för bolagets dagliga verksamhet.
    • Aktieägare: Aktieägare är personer som har fått aktier av företaget i utbyte mot pengar som betalats eller tjänster som utförts för företaget. Aktieägarna sammanträder årligen, vid bolagets årsmöte, för att välja styrelsen. Aktieägarna är inte ekonomiskt ansvariga för bolagets skulder och är inte heller juridiskt ansvariga för bolagets felsteg. Investerare får aktier i utbyte mot sin investering. Vanligtvis vill de ha ”preferensaktier”, vilket innebär att om det blir minimala utdelningar eller andra negativa ekonomiska händelser kommer de att ha företräde att få sina pengar framför aktieägarna med ”vanliga aktier”.
    • Funktionärer: Funktionärerna omfattar vanligtvis minst en vd och/eller ordförande, sekreterare och kassör/finansdirektör. Officerarna har inte samma förhöjda nivå av förtroendeuppdrag gentemot bolaget som styrelsen har.

    När du väl är bolagiserad ska du se till att följa bolagiseringsreglerna. Om du inte gör det kan en domstol genomborra företagsluckan och hålla dig och de andra ägarna personligen ansvariga för företagets skulder.

    Det är viktigt att följa alla regler som krävs enligt delstatens lagstiftning. Du bör föra noggranna räkenskaper för företaget och visa att det finns en åtskillnad mellan företagets inkomster och utgifter och ägarnas inkomster och utgifter.

    Företaget bör också emittera aktier, lämna in årsrapporter och hålla årliga möten för att välja tjänstemän och styrelseledamöter, även om det är samma personer som aktieägarna. Se till att föra protokoll från dessa möten. I alla hänvisningar till ditt företag ska du se till att ange att det är ett bolag, genom att använda Inc. eller Corp. beroende på vad som krävs i din delstat. Du vill också se till att alla du har att göra med, till exempel din bankman eller dina kunder, vet att du är en tjänsteman i ett företag.

    För att se till att ditt företag håller sig på rätt sida av lagen bör du följa följande riktlinjer:

    • Ringa statssekreteraren varje år för att kontrollera din företagsstatus.
    • Sätt årsmötena (aktieägar- och styrelsemötena) på diariekorten.
    • Kontrollera alla kontrakt för att se till att rätt namn används i varje kontrakt. På signaturraden ska det stå ”John Doe, President, XYZ Corp.”, aldrig bara ”John Doe.”
    • Använd aldrig ditt namn följt av ”dba” (doing business as) i ett kontrakt. Omförhandla alla gamla avtal som gör det.
    • För att påbörja någon aktivitet utanför den normala affärsverksamheten – som att köpa större tillgångar – skriv ett företagsbeslut som tillåter det. Förvara alla ifyllda formulär i företagsboken.
    • Använd aldrig företagets checkar för personliga skulder och vice versa.
    • Hämta professionell rådgivning om fortsatta behållna vinstmedel som inte behövs för omedelbara driftskostnader.

    Den här artikeln är ett utdrag ur böckernaStart Your Own Business ochEntrepreneur Magazine’s Ultimate Book on Forming Corporations, LLC’s, Sole Proprietorships and Partnerships, och artiklarna ”Incorporation: Giving Form to Your Business” av Judith Silver och ”Incorporating Your Business” av Rick Oster.