Intervjuer för nyanställda: Att hålla de nya medarbetarna med på tåget

augusti 13, 2021admin

Att ge medarbetarna en introduktion till sin arbetsplats och sina jobb är en av de mest försummade funktionerna i många organisationer. En handbok för anställda och högar med pappersarbete räcker inte längre när det gäller att välkomna en nyanställd till din organisation.

De vanligaste klagomålen på introduktion av nya anställda är att den är överväldigande, tråkig eller att den nyanställde får sjunka eller simma. De anställda känner det som om organisationen dumpade för mycket information på dem som de skulle förstå och genomföra på alldeles för kort tid.

Resultatet är ofta en förvirrad nyanställd som inte är så produktiv som han eller hon skulle kunna vara. Han är också mer benägen att lämna organisationen inom ett år. Det är kostsamt för både arbetsgivaren och den anställde. Multiplicera detta med antalet anställda som du anställer varje år, och kostnaden för omsättning blir betydande.

Med en pågående arbetskraftsbrist fortsätter det att vara avgörande att utveckla en effektiv erfarenhet av medarbetarorientering. Det är viktigt att program för nyanställda är noggrant planerade för att utbilda den anställde om organisationens värderingar och historia och om vem som är vem i organisationen.

Ett väl genomtänkt introduktionsprogram, oavsett om det varar en dag eller sex månader, kommer inte bara att hjälpa till med att behålla anställda utan också med att öka de anställdas produktivitet. Organisationer som har bra orienteringsprogram får nya medarbetare snabbare i gång, har en bättre anpassning mellan vad de anställda gör och vad organisationen vill att de ska göra och har lägre omsättning.

Syfte med orientering

Arbetsgivare måste inse att orientering inte bara är en trevlig gest som organisationen gör. Den fungerar som en viktig del av välkomnandet av den nya medarbetaren och integrationen i organisationen.

För att minska startkostnaderna
En korrekt orientering kan hjälpa medarbetaren att komma igång mycket snabbare och därmed minska de kostnader som är förknippade med att lära sig jobbet.

För att minska ångest
Varje anställd, när han eller hon sätts i en ny, främmande situation, kommer att uppleva ångest som kan hindra hans eller hennes förmåga att lära sig att utföra jobbet. En ordentlig orientering bidrar till att minska den ångest som uppstår när man går in i en okänd situation och bidrar till att ge riktlinjer för beteende och uppförande, så att den anställde inte behöver uppleva den stress som det innebär att gissa.

För att minska omsättningen av anställda
Omsättningen av anställda ökar när de anställda känner att de inte värderas eller sätts i positioner där de omöjligen kan utföra sina arbetsuppgifter. Orientering visar att organisationen värdesätter den anställde och bidrar till att ge de verktyg som krävs för att lyckas i arbetet.

För att spara tid för handledaren
Simpelt uttryckt, ju bättre den inledande orienteringen är, desto mindre sannolikt är det att handledare och medarbetare måste ägna tid åt att undervisa den anställde. Du kan på ett effektivt och ändamålsenligt sätt täcka in allt om företaget, avdelningarna, arbetsmiljön och kulturen under introduktionen. Chefen och medarbetare behöver sedan bara förstärka dessa begrepp.

För att utveckla realistiska förväntningar på jobbet, positiva attityder och arbetstillfredsställelse
Det är viktigt att de anställda så snart som möjligt lär sig vad som förväntas av dem och vad de kan förvänta sig av andra, förutom att de lär sig om organisationens värderingar och attityder.
Människor kan visserligen lära sig av erfarenhet, men de kommer att begå många misstag som är onödiga och potentiellt skadliga. De viktigaste orsakerna till att orienteringsprogrammen misslyckas: Programmet var inte planerat; den anställde kände inte till arbetskraven; den anställde känner sig inte välkommen.

Anställdas orientering är viktig – orientering ger många fördelar, och du kan använda feedback från deltagande anställda för att göra dina orienteringar ännu bättre.

Alla nyanställda bör genomgå ett introduktionsprogram för nyanställda som är utformat för att hjälpa dem att anpassa sig till jobbet och arbetsmiljön och för att ingjuta en positiv arbetsattityd och motivation från början.

Ett genomtänkt introduktionsprogram för nyanställda kan minska personalomsättningen och spara tusentals dollar åt en organisation. En av anledningarna till att människor byter jobb är att de aldrig känner sig välkomna eller delaktiga i den organisation de ansluter sig till.

Vad behöver du inkludera i processen?

Den viktigaste principen att förmedla under introduktionen är ert engagemang för ständiga förbättringar och kontinuerligt lärande. På så sätt blir de nyanställda bekväma med att ställa frågor för att få den information som de behöver för att lära sig, lösa problem och fatta beslut.

En väl genomtänkt orienteringsprocess kräver energi, tid och engagemang. Men den brukar oftast löna sig för den enskilda medarbetaren, avdelningen och organisationen. Ett sådant exempel är Mecklenburg Countys (North Carolina) framgång med att förnya sitt introduktionsprogram för anställda.

Arbetsgivaren ville leva upp till sitt credo om att de anställda är organisationens största resurs. År 1996, som en del av ett större initiativ för att omforma tjänsterna för att tillgodose kundernas behov, fattade personalen på personalavdelningen för mänskliga resurser i Mecklenburg County ett smart beslut. De betraktade nyanställda som en del av sin kundbas och frågade sina kunder vad de ville ha.

De anställda tillfrågades om vad de ville ha och behövde från introduktionen. De tillfrågades också om vad de gillade och inte gillade med orienteringen. Nyanställda tillfrågades om vad de ville veta om organisationen. Dessutom tillfrågades organisationens högre chefer om vad de trodde var viktigt för de anställda att lära sig när de började på länets lönelista.

Med hjälp av den feedback som samlades in från de anställda insåg Mecklenburgs HR-utbildningspersonal först att det krävdes mer än en halvdagsutbildning för att tillgodose de anställdas behov. Genom att lita på de anställdas feedback utformade utbildarna en endagsorientering som gav de anställda vad de sa att de ville ha och vad den högsta ledningen ansåg att de anställda behövde veta.

I huvudsak innehåller orienteringsmixen nu de mindre spännande ämnena som W-2s och olika policyer och förfaranden, men den innehåller också detaljer som gör att den anställde får veta något om organisationen.

Behöver du mer information om hur du planerar en introduktion för anställda som är fördelaktig och rolig?

Viktiga planeringsfrågor

Personalresursansvariga och linjechefer måste först överväga viktiga planeringsfrågor för introduktion av nya anställda innan de implementerar eller förnyar ett nuvarande program. Detta är de viktigaste frågorna att ställa.

Vad behöver de nyanställda veta om den här arbetsmiljön som skulle göra dem mer bekväma?
Vilket intryck och vilken inverkan vill du ha på en nyanställds första dag?
Vilka viktiga policyer och rutiner måste de anställda känna till den första dagen för att undvika misstag på den andra dagen? Koncentrera dig på viktiga frågor.
Vilka speciella saker (skrivbord, arbetsområde, utrustning, särskilda instruktioner) kan du tillhandahålla för att få nya medarbetare att känna sig bekväma, välkomna och trygga?
Vilken positiv upplevelse kan du ge den nya medarbetaren som hon kan diskutera med sin familj i slutet av den första arbetsdagen? Upplevelsen bör vara något som får den nya medarbetaren att känna sig uppskattad av organisationen.
Hur kan du hjälpa den nya medarbetarens chef att vara tillgänglig för den nya medarbetaren den första dagen för att ge personlig uppmärksamhet och förmedla ett tydligt budskap om att den nya medarbetaren är ett viktigt tillskott till arbetslaget?

Så här gör du för att sätta din bästa fot framåt för en nyanställd

Då det första intrycket är avgörande, får du här några tips om hur du sätter din bästa fot framåt. Ha lite roligt. Koncentrera dig endast på de mycket viktiga ämnena i handboken. Spela några lekar – detta kan hjälpa människor att lära sig. Lekar inkluderar:

Fotomatch: efter rundvandringen. Varje anställd får foton av andra anställda och en lista med namn. Målet är att matcha namnet med ansiktet.

Signaturjakt: Medan medarbetarna går runt på anläggningen, ge dem ett papper med namnen på flera medarbetare som de kommer att träffa. De ombeds sedan att skaffa namnteckningar från de personer som de träffar. Den anställde som får flest signaturer från olika nya medarbetare får ett pris.

Andra lekar som rör det som den anställde lärde sig under introduktionen är också effektiva garantier för att introduktionen är lyckad.

Stegen för att göra den nyanställde välkommen

Börja processen innan den nya personen börjar arbeta. Skicka en dagordning till den nya medarbetaren tillsammans med erbjudandebrevet så att den anställde vet vad han eller hon kan förvänta sig. Håll kontakten efter att han eller hon har accepterat tjänsten för att svara på frågor. Se till att den nya personens arbetsområde är klart för den första arbetsdagen.
Se till att viktiga medarbetare vet att den anställde börjar och uppmuntra dem att komma och säga ”hej” innan introduktionen börjar. Ett välkomstbrev till den nya medarbetaren med en dagordning gör det möjligt för medarbetare att hålla kontakten med den nya medarbetaren och hennes schema.
Ansätt en mentor eller kompis som ska visa den nya personen runt, göra introduktioner och påbörja utbildningen. Låt mentorn få tillräckligt med förvarning så att hen kan göra förberedelser. Mentorförhållandet bör pågå i 90 dagar och kan fortsätta mycket längre om paret får en bra kontakt. Många relationer fortsätter i flera år och kan till och med övergå till ett sponsorskap.
Start med grunderna. Människor blir snabbare produktiva om de är fast förankrade i de grundläggande kunskaper som de behöver för att förstå sitt arbete. Fokusera på varför, när, var och hur tjänsten fungerar innan du förväntar dig att de ska hantera uppdrag eller stora projekt. Överväldiga dem inte med för mycket information.
Förse dem med exempel på hur man fyller i formulär och personens arbetsbeskrivning tillsammans med orienteringspaketet.
Har du roligt. Koncentrera dig endast på de mycket viktiga ämnena i handboken. Lek några lekar – det kan hjälpa människor att lära sig.
Förse en lista över vanliga frågor och svar med en kontaktperson och telefonnummer eller anknytning.
Planera att ta med den nyanställde på lunch, eller be andra att göra den nyanställde sällskap i lunchrummet eller i ett konferensrum med andra medlemmar av avdelningen. Den första dagen på jobbet är inte rätt dag att lämna den nyanställde ensam under lunchen.
Detta är ett bra tillfälle för chefen att ta med den anställde på lunch, inkludera andra medarbetare och se till att den anställde känner sig bekväm. Det är också en utmärkt miljö där de anställda kan lära känna varandra och den nya medarbetaren.
Håller den nya personens familj i åtanke. Ett nytt jobb innebär en anpassning för hela familjen, särskilt om de har flyttat. Gör vad du kan för att underlätta övergången och hjälpa dem att känna sig bekväma i samhället.
Begär feedback. Ta reda på från tidigare nyanställda hur de uppfattade introduktionsprocessen, och var inte rädd för att göra ändringar utifrån dessa rekommendationer. Du kan skicka en utvärdering två till fyra veckor efter att den anställde har börjat och fråga: Nu när du har varit på företaget, hur uppfyllde introduktionen för nyanställda dina behov?
När den anställde har arbetat för dig ett tag och får reda på vad han borde ha lärt sig men inte fick lära sig vid introduktionen. På Mecklenburg County sa en av utbildarna, Allyson Birbiglia, efter deras omarbetningsprocess: ”Vi inser att vi ständigt måste förbättra introduktionen för att möta våra kunders föränderliga behov. What works now may not serve our employees well next month or next year.”

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.