”Net 15” eller ”Net 30”? – Don’t Get Your Hopes Up

av Elaine R. Firestone, ELS

En del av att vara en bra (och lönsam) frilansare är att förstå affärsverksamheten – både din egen och dina kunders. Även om jag har varit redaktör i mer än 30 år är jag också en affärsman som förstår bokföringsavdelningarnas nyckfullhet (jag kommer från en lång släkt av revisorer och bokhållare).

Det som de flesta frilansare tyvärr saknar är grundläggande kunskaper om bokföring och redovisningssystem i Corporate America. Jag talar inte om vilken programvara dina kunder använder för sin bokföring. Jag talar om vad som händer på andra sidan, det vill säga vad som händer med en faktura när du skickat in den och hur den behandlas, vilket slutar med att du får betalt. Du måste ha formuleringar i dina avtal som anger betalningsvillkoren och tidsplanen för betalningen/betalningarna, och kunden måste godkänna dina villkor. Det finns mer om avtalsvillkor senare.

Först ska vi prata om företagens redovisningsavdelningar. De flesta företag har en bokföringscykel som dels består av deras särskilda affärsmetoder, dels av när vissa uppgifter ska lämnas in för lokal, statlig och federal rapportering och skatt. Stora företag har separata avdelningar för leverantörsreskontra och kundreskontra, medan dessa redovisningsfunktioner i mindre företag ofta finns på samma avdelning eller till och med hos samma person som utför allt bokföringsarbete. Checkar ”klipps” (ställs ut) på ett visst datum varje månad, bokföring kan ske i huvudböcker på ett visst datum, olika rapporter körs på vissa dagar, olika skatter betalas på vissa dagar och en mängd andra saker pågår däremellan.

Det är bra och trevligt att ha information om detta, men hur påverkar detta dig och ditt företag? Som exempel kan vi säga att du har ”netto 15” i ditt avtal med en kund. Du avslutar ett projekt den 4 juni och skickar fakturan till dem den 5 juni. Enligt nettobestämmelserna i ditt avtal med dem förväntar du dig att ha en check i handen den 20 juni, eftersom den 20 juni är 15 dagar efter den 5 juni, det vill säga ”nettobestämmelserna” i ditt avtal. Men du får inte checken förrän den 20 juli. Du är frustrerad, irriterad, förbannad osv. eftersom du anser att den är en månad försenad. För företaget är detta dock acceptabelt. Varför? Vad är det du saknar? Du saknar två viktiga delar av informationen: kunskap om a) granskningsprocessen för din faktura – och alla företag har en granskningsprocess, även om den inte är något annat än att den person som beställde tjänsterna skriver ”OK” på fakturan, och b) när företaget faktiskt skriver ut checkarna.

Låt oss först prata om granskningsprocessen. Ibland är granskningsprocessen till för att se om ditt arbete uppfyller kundens krav. Ibland kan det hända att någon annan än din närmaste kontaktperson lägger in sin åsikt i granskningsprocessen, och ibland är granskningsprocessen till för att se till att allt finns där och är komplett.

Ibland är det så att ditt arbete måste gå igenom en granskningsprocess innan du kan få betalt, vilket i hög grad fördröjer tidpunkten för din betalning. Två exempel på detta är:

1. När kunden tror att den vet vad god engelska är när den inte gör det (eller det relaterade problemet när kunden insisterar på att ett stilelement är en grammatisk ”regel”), och
2. När kunden (eller någon högre upp i godkännandekedjan) bestämmer sig för att något ska läggas till eller tas bort i texten och vägrar att godkänna din faktura förrän allting är som de tycker att det ska vara – oavsett vad som stod i din ursprungliga arbetsbeskrivning och/eller i ditt avtal med företaget.

Det är dock kundens rätt att se om ditt arbete är OK. Enbart granskningen kan ta en vecka eller två beroende på hur stort projektet är och vad din kontaktperson har annat att göra.

När din kund säger att arbetet är bra och godkänner fakturan skickas din faktura uppåt i kedjan för ytterligare godkännanden genom hur många godkännandenivåer som helst innan den når fram till Accounts Payable (AP). Låt oss säga (med hjälp av exemplet ovan) att den slutligen kommer till AP den 18 juni, men att AP endast utfärdar checkar den 10:e i varje månad. Eftersom AP redan har skurit checkarna för juni, kommer de inte att skära några fler förrän den 10 juli. Checken skärs ut den 10 juli och går sedan eventuellt till en underordnad person som lägger den i ett kuvert, förseglar den och skickar den med posten. Men på grund av avståndet mellan din plats och företaget, och på grund av postutdelningen, får du den inte förrän den 20 juli. De flesta företag kommer inte att släppa allt för att skriva ut en check bara för dig om det ligger utanför deras vanliga cykel, även om betalningen ska ske elektroniskt, direkt till din bank.

En del av de betalningsproblem som du kan stöta på kan vara avtalsmässiga, särskilt om du inte har specificerat betalningsvillkoren i ditt avtal. Om du bara skriver ”Net 15” på din faktura kan det hända att kunden inte klarar av att hålla en betalningsplan på 15 dagar. Detta måste du ha i åtanke när du förhandlar om ditt arvode. Under avtalsförhandlingarna är det faktiskt dags att lära sig kundens betalningsrutiner och att i arvodet ta hänsyn till eventuella betalningsfördröjningar som sannolikt kommer att uppstå.

Andra problem kan bero på kundens interna logistik. Din kontaktperson godkänner till exempel din faktura direkt, men nästa person som ska godkänna den är på semester i en vecka och har inte utsett någon som ska godkänna betalningen under sin frånvaro. (Tyvärr har jag sett detta hända för många gånger för att kunna räkna, men tack och lov inte under min frilanskarriär.)

De två huvudsakliga metoderna för att hantera en kunds underlåtenhet att betala i tid är följande:

1. Arbeta inte för dem – vilket vore synd om du värdesätter dem och de värdesätter dig, och
2. Grin och stå ut och räkna in den tid som det tar för kunden att betala i din personliga budgetering och, som tidigare nämnts, i ditt arvode.

Om du inte fick reda på det i förväg och skrev in det i ditt kontrakt, fråga vad AP-planen är så att du kan lämna in ditt arbete och dina fakturor i tid så att du får betalt så tidigt som möjligt. Med det sagt bör du alltid försöka ha en ekonomisk buffert att ta av om behovet uppstår, som i det här fallet med sena betalare, eller om du förlorar en kund (eller din hälsa). Du bör aldrig vara beroende av bara en eller två kunder för huvuddelen av din försörjning.

Elaine R. Firestone, ELS, är en prisbelönt – och certifierad – vetenskaplig och teknisk redaktör och kompositör som specialiserat sig på fysikaliska och jordbruksvetenskapliga ämnen. Efter en mer än 25-årig karriär som redaktör för NASA startade Elaine ERF Editorial Consulting, där hennes motto är ”ERF” är inte bara mina initialer – det är vad du får: Redigeringar. Resultat. Slutprodukt.©