Policy för klagomålsförfarandet

Policy kortfattat & syfte

Vår policy för klagomålsförfarandet förklarar hur anställda kan framföra sina klagomål på ett konstruktivt sätt. Arbetsledare och högre chefer bör känna till allt som irriterar de anställda eller hindrar deras arbete, så att de kan lösa det så snabbt som möjligt. De anställda bör kunna följa ett rättvist klagomålsförfarande för att bli hörda och undvika konflikter.

Företaget uppmuntrar de anställda att kommunicera sina klagomål. På så sätt kan vi främja en stödjande och trevlig arbetsplats för alla.

Räckvidd

Denna policy avser alla i företaget oavsett position eller status.

Policyelement

Klagomålsdefinition

Vi definierar klagomål som alla klagomål, problem eller farhågor som en anställd har angående sin arbetsplats, sitt jobb eller sina relationer med medarbetare.

Employees can file grievances for any of the following reasons:

• Workplace harassment
• Health and safety
• Supervisor behavior
• Adverse changes in employment conditions

This list in not exhaustive. However, employees should try to resolve less important issues informally before they resort to a formal grievance.

Employees who file grievances can:

• Reach out to their direct supervisor or HR department
• File a grievance form explaining the situation in detail
• Refuse to attend formal meetings on their own
• Appeal on any formal decision

Employees who face allegation have the right to:

• Receive a copy of the allegations against them
• Respond to the allegations
• Appeal on any formal decision

The company is obliged to:

• Har ett formellt förfarande för klagomål
• Kommunicera förfarandet
• Undersöka alla klagomål snabbt
• Behandla alla anställda som lämnar in klagomål likvärdigt
• Behandla alla anställda som lämnar in klagomål likvärdigt
• Varna om konfidentialitet i alla skeden av processen
• Lös alla klagomål när det är möjligt
• Respektera sin egen integritet.repressalier när anställda lämnar in klagomål till företaget eller externa organ (t.ex.t.ex. kommittén för lika anställningsmöjligheter)

Förfaranden

De anställda uppmuntras att prata med varandra för att lösa sina problem. När detta inte är möjligt bör de anställda veta hur de ska lämna in ett klagomål:

1. Kommunicera informellt med sin direkta chef. Handledaren kommer att försöka lösa problemet. När anställda vill klaga på sin handledare bör de först försöka diskutera saken och lösa den mellan dem. I det fallet rekommenderas de att begära ett informellt möte. Arbetsledare bör försöka lösa eventuella klagomål så snabbt som möjligt. Om de inte kan göra det bör de hänvisa till HR-avdelningen och samarbeta med alla andra förfaranden.
2. Om klagomålet gäller ett beteende hos en handledare som kan leda till disciplinära åtgärder (t.ex. sexuella trakasserier eller våld) bör de anställda vända sig direkt till HR-avdelningen eller till handledaren på nästa nivå.
3. Förmedla det förfarande som beskrivs nedan

HR-avdelningen (eller någon lämplig person i avsaknad av en HR-avdelning) bör följa nedanstående förfarande:

1. Beordra den anställde att fylla i ett formulär för klagomål
2. Samtala med den anställde för att försäkra sig om att saken är helt och hållet förstådd
3. Försörse den anställde som möts av anklagelser med en kopia av klagomålet
4. Organisera medlingsförfaranden (t.ex.g. ordna ett formellt möte)
5. Undersöka ärendet eller be om hjälp av en utredare vid behov
6. Hålla de anställda informerade under hela processen
7. Kommunicera det formella beslutet till alla inblandade anställda
8. Företa åtgärder för att se till att det formella beslutet följs
9. Hantera överklaganden genom att samla in mer information och utreda vidare
10. Förvara korrekta register

Detta förfarande kan variera beroende på klagomålets karaktär. Om en anställd till exempel befinns skyldig till rasdiskriminering kommer företaget att inleda ett disciplinärt förfarande.