Skriv förfrågningsbrevet: Ett steg i rätt riktning

Originellt skriven av Shannon McBride

Shannon McBride har arbetat med att skriva bidrag för ideella organisationer, skolor, universitet och kommuner i över 20 år. Hennes företag, Consulting Connections, Inc. erbjuder utbildning och rådgivning även inom den kommersiella förslagsvärlden. Hon är författare till boken Writing Grants for the Common Good och lär andra hur de kan förbättra sina färdigheter i att söka bidrag genom offentliga workshops och webbseminarier.

Många bidragsgivare föredrar numera att ansökningar om finansieringsstöd lämnas in i form av en avsiktsförklaring eller en förfrågan i stället för som ett fullständigt förslag. Detta hjälper potentiella finansiärer att avgöra om de är tillräckligt intresserade av projektet för att be om ett formellt bidragsförslag. (Statliga organ kräver dock inte en sådan skrivelse eftersom de har en mer formell process för kvalificering.)

Den avsiktsförklaring: en miniatyrskiss av din ideella organisation

Den avsiktsförklaring ger finansiären en miniatyrskiss av din organisation, det behov som du vill tillgodose och en beskrivning av din projektplan. Stiftelserna utser vanligtvis en bidragsadministratör som granskar förfrågningsbrev eller avsiktsförklaringar för att avgöra om programmet är värt att granskas och eventuellt finansieras.

Bidragsadministratörer kommer snabbt att ”skumma och skanna” breven, och om de känner att det är mycket troligt att de kan finansiera ditt program kan du bli ombedd att lämna in ytterligare information eller bli inbjuden att lämna in en bidragsansökan.

Det är värt tidsinvesteringen.

När du skickar in en LOI får du veta om ditt fullständiga bidragsförslag kommer att övervägas – vilket är att föredra framför att slösa tid och kraft på att skriva ett fullständigt förslag till en finansiär som troligen inte kommer att stödja ditt projekt.

LoI:n kan kräva nästan lika mycket tid att utarbeta som ett fullständigt förslag. Om du använder färre ord för att förmedla ditt budskap måste du arbeta mer med en kortfattad text.

Låt oss börja med att organisera LOI på ”rätt” sätt.

Tyvärr finns det inget ”standardformulär” för ett förfrågningsbrev, men om du organiserar ditt LOI i enlighet med de viktigaste ämnena som visas nedan har det större chans att komma fram till portvakten, dvs. bidragsadministrationen, och vidare till nämnden för granskning.

1. Ämnesrad. Inkludera en ämnesrad så att läsarna omedelbart kan identifiera innehållet i brevet – även innan de läser texten.
2. Introduktion. Förklara varför du har skickat brevet för att ta reda på om du kan bli inbjuden att lämna in ett fullständigt förslag. Ange det belopp du begär i det här avsnittet. Ge också en kort sammanfattning.
3. Organisationsöversikt. Ge en kort översikt över din organisation med tydligt fokus på din förmåga att uppfylla det angivna behovet. Beskriv personalen och deras relevanta kvalifikationer med anknytning till projektet. (Spara uppdragsbeskrivningen till ditt fullständiga förslag.)
4. Behovs- eller problemformulering. Beskriv behovet eller problemet tydligt. Inkludera relevanta demografiska uppgifter, några konkreta exempel på problemet och stödjande statistiska uppgifter.
6. Projektbeskrivning. Visa att ni har en genomförbar lösning som är lämplig för behovet. Beskriv projektet kortfattat och inkludera stödverksamheter, direkt personalens medverkan och titlar samt önskade mål.
7. Andra finansieringskällor. Ange andra finansieringskällor, inklusive statliga myndigheter och privata och offentliga stiftelser, inklusive de som ni för närvarande vänder er till för att få finansieringsstöd.
8. Passar med finansiärens inriktning. Kommunicera tydligt hur ditt projekt förhåller sig till deras riktlinjer för finansiering och filantropiska filosofi.
9. Tydlig avslutning. Avsluta brevet med kontaktuppgifter. Försäkra dina läsare om att du står till förfogande för att besvara eventuella ytterligare frågor som kanske inte har behandlats i brevet. Visa uppskattning för att de har övervägt din begäran.
10. Bilagor. Bifoga endast de bilagor som tydligt anges i de potentiella finansiärernas riktlinjer. Bifoga en projektbudget som tydligt visar förhållandet mellan ekonomiskt stöd och projektets hållbarhet.

Hur du skriver de viktigaste delarna av förfrågningsbrevet.

Använd den rekommenderade gränsen på tre sidor för att tydligt beskriva ditt projekt, inklusive ditt filantropiska fokus. Ge budgetinformation som en separat bilaga på 2-3 sidor.

Inled brevet med en kort sammanfattning.

Inledningen till LOI är en kort sammanfattning. Inkludera namnet på din organisation, det finansieringsbelopp du begär och namnet på programmet eller projektet. Beskriv kvalifikationerna hos din projektpersonal och din metod för att utvärdera programmets framgång, och ge en tidsplan för projektet.

Inkludera det finansieringsbelopp du ansöker om på förhand (snarare än i slutet av brevet) så att läsarna inte behöver leta efter det. Här är ett exempel på den första raden i en inledning till ett förfrågningsbrev.

Jag skriver på uppdrag av Habitat for Humanity of Central Idaho för att fråga om vi kan lämna in ett formellt förslag om ett bidrag på 15 000 dollar från West Valley Farm Foundation. Bidraget kommer att användas för att förvärva en av två byggplatser med en köpeskilling på 75 000 dollar vardera.

Beskriv kortfattat er organisation, inklusive dess historia och framgångsrika program.

Inkludera en kort historik över er ideella förening (när den bildades och i vilket syfte) och en kort beskrivning av era program. Om ni är en ung organisation, beskriv program som ni planerar att erbjuda som ett resultat av era insamlingsinsatser.

1. Klart koppla ihop er ideella förenings nuvarande verksamhet och vad ni har för avsikt att åstadkomma i framtiden med den begärda finansieringen.
2. Beskriv två eller tre projekt som ni har drivit med framgång. Om din organisation är ny, ta upp dina planer i samband med det målinriktade projektet.
3. Beskriv kortfattat hur den ideella organisationen förvaltas. Inkludera beskrivningar som ”starkt ledarskap i styrelsen”, ”stabil förvaltning” eller ”ständiga förbättringar”.
4. Fokusera på din ideella förenings förmåga att tillgodose de angivna behoven. Exemplet nedan skildrar i den första meningen i det inledande stycket framgången för denna organisations program under de senaste sex åren.

HCI har varit verksamt i Olympus County sedan 2011 och byggt hus i samarbete med dem som är i behov av anständiga bostäder till rimliga priser. På mindre än sju år har vår organisation färdigställt tio bostäder för familjer med låg inkomst, vilket ger över 75 familjemedlemmar ett prisvärt boende.

Förmedla en övertygande redogörelse för behovet, inklusive påverkan på det samhälle du tjänar.

Läsarna måste förstå och acceptera det brådskande behovet och giltigheten i er begäran om finansiering, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Om du uppmanas att lämna in ett fullständigt förslag kommer du att presentera denna information mer detaljerat.

Om du utvärderade detta bidrag för stöd, hur snabbt tror du att du skulle kunna lokalisera projektets mål och målsättningar i denna metodbeskrivning?

För att stödja vårt mål att föra familjer ut ur fattigdomen genom att äga bostäder är våra målsättningar en integrerad del av programmet.

Två familjer väljs ut för att placeras på vårt årliga byggschema med två hus. Familjemedlemmarna deltar i en fyra månader lång utbildning för husägare, där de lär sig sådana färdigheter som hur man budgeterar och utför hushållsreparationer och underhåll samt hur man är en god granne. Under denna period påbörjar de sitt engagemang i form av svett. Vuxna måste ge 250 svettiga timmar för att bygga sitt eget hus och för samhällstjänst.

Beskriv nuvarande och framtida finansiering och alla stödkällor.

Inkludera en förteckning över de som stödjer ert nuvarande program som en del av den budget som ni bifogar till brevet med förfrågningsunderlag. Stöd från andra innebär att din ideella organisation har trovärdighet och att ditt projekt är livskraftigt och värt att finansieras.

Förmedla namn på andra finansiärer eller statliga enheter som du har kontaktat för finansiering. Finansiärer vill vara säkra på att du fortsätter att söka andra alternativ för finansiering.

Det här exemplet innehåller en hänvisning till stödjare i samhället med namn och upprepar också ett av programmålen (bostäder till överkomligt pris).

Habitat-hus köps av familjer till priser som är överkomliga för låginkomsttagare i Iowa tack vare det donerade arbetet från våra volontärer och det ekonomiska stödet från organisationer som City Bank, Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes och Home Builders Association of Iowa. En förteckning över nuvarande och potentiella givare ingår i den bifogade programbudgeten.

Koppla ihop dina mål med finansiärens givarfokus: förklara fördelarna med din lösning.

Ditt LOI måste upprätta en koppling mellan ditt projekts mål och finansiärens filantropiska intressen. Här är några förslag på hur du kan väva in sådana referenser i din ansökan:

• Förklara hur projektet passar in i deras prioriteringar för givande. Tänk på det samhälle de tjänar, typ av stöd och favoritprogramområden (som du känner till genom att gå igenom riktlinjerna).
• Förtydliga varför du tror att ditt projekt passar bra in i deras givarfokus och prioriteringar.
• Använd tydliga fördelsspecifikationer och fokusera alltid på deras behov av en god avkastning på investeringen.

Detta exempel antyder redan i den inledande meningen att den bidragssökande förstår och delar bidragsgivarens mål.

Vi vet att West Farm Insurance Foundation är stolt över att ge bidrag till de organisationer som direkt förbättrar kvaliteten i de samhällen där West Farm-anställda arbetar och bor. HHCI stöder liknande mål och fokus genom att hjälpa familjer med låga inkomster att förverkliga sina drömmar om att äga en bostad och därigenom förbättra miljön i de samhällen där de bor och handlar. Nedan följer några av de sätt på vilka detta projekt redan gynnar samhället….

Växla upp med ett kort avslutande uttalande.

Upprepa projektets syfte. Ange sedan tydliga kontaktuppgifter för eventuell uppföljning. Berätta för dina läsare vad som kommer härnäst och hur du kan nås; inkludera ditt telefonnummer även om det kanske står på ditt brevpapper. Tacka finansiären för att han/hon överväger din förfrågan.

Funderar du på när du ska skicka in ditt förfrågningsbrev?

När du har fastställt tidsfristerna för inlämning av fullständiga förslag kan du bestämma den bästa tidpunkten för att skicka in ett förfrågningsbrev (efter det att dammet har lagt sig). En tumregel: Skicka ditt brev trettio dagar efter den tidigare tidsfristen för inlämning så att finansiären har tillräckligt med tid att granska det och besluta om de vill att du ska lämna in ett fullständigt förslag.

Till exempel: 2017 års tidsfrister för att lämna in en bidragsansökan till en storbanks stiftelse är den 28 februari (konst och kultur, ekonomiska möjligheter) och den 31 maj (utbildning, ekonomiska möjligheter).

Använd de tips som vi har delat med oss av för att ta fram en modell för ett förfrågningsbrev för att effektivisera ditt förslagsskrivande.

Efter att ha gjort bara några få mindre ändringar baserade på den potentiella finansiärens krav bör du kunna använda ett ”standardförfrågningsbrev” för att fortsätta att fylla på pipelinen av potentiell finansiering. Fortsätt att skicka förfrågningsbrev för att öka dina chanser att bli inbjuden att lämna in ett fullständigt förslag.

Du kan komma i kontakt med Shannon genom att mejla henne på [email protected].

Vill du fortsätta läsa?

Mål & Mål: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies