Tar konstruktiv kritik som en mästare

Jag har alltid avundats människor som kan ta emot konstruktiv kritik.

Det verkar som om jag inte föddes med den egenskapen, och under hela min karriär har jag kämpat med att ta emot feedback, även när den var helt korrekt. I samma ögonblick som jag hör orden ökar min hjärtslag och min hjärna börjar rusa – först på jakt efter en förklaring till angreppet på min person och sedan efter en replik för att rationalisera de handlingar som ifrågasätts.

Och jag är inte ensam.

Tyvärr reagerar många av oss i stundens hetta med defensivitet och ilska eller – ännu värre – angriper den person som ger feedback. Men sanningen är att vi måste komma över det. Vi vet att det finns ett värde i konstruktiv kritik – hur skulle vi annars kunna identifiera svagheter som bara hjälper oss att upprätthålla relationer och bli mer framgångsrika i allt vi gör.

Så hur lär du dig att backa ur defensiven? Nästa gång du får konstruktiv kritik från din chef eller en kollega, använd den här sexstegsprocessen för att hantera mötet med takt och elegans.

Stoppa din första reaktion

Vid det första tecknet på kritik, innan du gör något – stanna upp. Det är sant. Försök att inte reagera alls! Du har minst en sekund på dig att stoppa din reaktion. Även om en sekund verkar obetydlig i verkligheten är det gott om tid för din hjärna att bearbeta en situation. Och i det ögonblicket kan du stoppa ett avvisande ansiktsuttryck eller en reaktiv replik och påminna dig själv om att hålla dig lugn.

Håll dig till minnes fördelarna med att få feedback

Nu har du några sekunder på dig att snabbt påminna dig själv om fördelarna med att ta emot konstruktiv kritik – nämligen att förbättra dina färdigheter, din arbetsprodukt och dina relationer, och att hjälpa dig att uppfylla de förväntningar som din chef och andra har på dig.

Du bör också försöka att begränsa din eventuella reaktion på den person som ger feedback. Det kan vara svårt att ta emot kritik från en kollega, en jämnårig eller någon som du inte respekterar fullt ut, men kom ihåg: Korrekt och konstruktiv feedback kommer även från bristfälliga källor.

Lyssna för att förstå

Du har undvikit din typiska reaktion, din hjärna fungerar och du har påmint om alla fördelarna med feedback – high five! Nu är du redo att delta i en produktiv dialog som ditt kompetenta, eftertänksamma jag (i motsats till ditt stridslystna Mean Girls-jag).

När personen delar feedback med dig, lyssna noga. Låt personen dela med sig av alla sina tankar utan att avbrytas. När de är klara, upprepa vad du hörde. Till exempel: ”Jag hör att du säger att du vill att jag ska ge mer detaljerade veckorapporter, stämmer det?”.

I det här läget ska du undvika att analysera eller ifrågasätta personens bedömning; fokusera istället bara på att förstå hans eller hennes kommentarer och perspektiv. Och ge tvivelsmålet rätt här – det är svårt att ge feedback till en annan person. Inse att den person som ger dig feedback kanske är nervös eller kanske inte uttrycker sina idéer perfekt.

Säg tack

Nästan (och det här är en svår del, jag vet), se personen i ögonen och tacka honom eller henne för att han eller hon delar med sig av feedback till dig. Glöm inte bort detta – var medveten och säg: ”Jag uppskattar verkligen att du tog dig tid att prata om det här med mig”.

Att uttrycka uppskattning behöver inte betyda att du håller med om bedömningen, men det visar att du erkänner den ansträngning som din kollega gjorde för att utvärdera dig och dela med sig av sina tankar.

Ställ frågor för att dekonstruera feedbacken

Nu är det dags att bearbeta feedbacken – du vill antagligen få mer klarhet vid den här tidpunkten och dela med dig av ditt perspektiv. Undvik att delta i en debatt, utan ställ istället frågor för att gå till botten med de faktiska problem som tas upp och möjliga lösningar för att ta itu med dem.

Om en kollega till exempel berättar för dig att du blev lite hetsig under ett möte, kan du dekonstruera feedbacken på följande sätt:

• Sök efter specifika exempel som hjälper dig att förstå problemet: ”Jag var lite frustrerad, men kan du berätta när under mötet du tyckte att jag blev hetsig?”

• Akognition av den feedback som inte är ifrågasatt: ”Du har rätt i att jag avbröt honom när han pratade, och jag bad senare om ursäkt för det.”

• Försök att förstå om detta är ett isolerat problem (t.ex. ett misstag som du gjorde en gång): ”Har du märkt att jag blir hetsig på andra möten?”

• Sök efter konkreta lösningar för att ta itu med feedbacken: ”Jag vill gärna höra dina idéer om hur jag kan hantera detta annorlunda i framtiden.”

Begär tid för uppföljning

Förhoppningsvis kan ni vid det här laget i samtalet komma överens om de frågor som togs upp. När du har formulerat vad du kommer att göra framöver och tackat personen igen för feedbacken kan du avsluta samtalet och gå vidare.

Det sagt, om det är en större fråga, eller något som presenterats av din chef, kanske du vill be om ett uppföljningsmöte för att ställa fler frågor och få en överenskommelse om nästa steg. Och det är okej – det ger dig tid att bearbeta feedbacken, söka råd från andra och fundera på lösningar.

Konstruktiv kritik är ofta det enda sättet för oss att lära oss om våra svagheter – utan den kan vi inte förbättra oss. När vi är defensiva i stället för att acceptera och vara nådiga riskerar vi att gå miste om denna viktiga insikt. Kom ihåg att det inte är lätt att ge feedback och det är definitivt inte lätt att ta emot den, men den kommer att hjälpa oss nu och i det långa loppet.