Vad är förhandling?

Förhandling är en metod genom vilken människor löser meningsskiljaktigheter. Det är en process genom vilken man når en kompromiss eller en överenskommelse samtidigt som man undviker argument och tvister.

I varje meningsskiljaktighet strävar individer förståeligt nog efter att uppnå bästa möjliga resultat för sin position (eller kanske en organisation som de representerar). Principerna om rättvisa, ömsesidig nytta och upprätthållande av en relation är dock nycklarna till ett lyckat resultat.

Specifika former av förhandling används i många situationer: internationella frågor, rättssystemet, regeringen, arbetstvister eller relationer i hemmet är exempel på sådana situationer. Allmänna förhandlingsfärdigheter kan dock läras in och tillämpas i en mängd olika verksamheter. Förhandlingsfärdigheter kan vara till stor nytta när det gäller att lösa eventuella meningsskiljaktigheter som uppstår mellan dig och andra.

Förhandlingens steg

För att uppnå ett önskvärt resultat kan det vara användbart att följa ett strukturerat tillvägagångssätt vid förhandlingar. I en arbetssituation kan det till exempel vara nödvändigt att ordna ett möte där alla inblandade parter kan samlas.

Förhandlingsprocessen omfattar följande steg:

1. Förberedelse
2. Diskussion
3. Förtydligande av mål
4. Förhandla mot ett resultat som alla vinner på
5. En överenskommelse
6. Uppförande av en handlingsplan

Förberedelse

För att en förhandling ska äga rum, måste ett beslut fattas om när och var ett möte ska äga rum för att diskutera problemet och vem som ska delta. Att fastställa en begränsad tidsram kan också vara till hjälp för att förhindra att oenigheten fortsätter.

I detta skede måste man se till att alla relevanta fakta om situationen är kända för att klargöra sin egen ståndpunkt. I exemplet från jobbet ovan skulle detta innefatta att känna till organisationens ”regler”, vem som får hjälp, när hjälpen inte anses vara lämplig och på vilka grunder den kan nekas. Din organisation kan mycket väl ha riktlinjer som du kan hänvisa till som förberedelse inför förhandlingen.

Att förbereda sig innan man diskuterar meningsskiljaktigheterna bidrar till att undvika ytterligare konflikter och onödigt slöseri med tid under mötet.

Diskussion

Under det här skedet lägger personer eller medlemmar från varje sida fram sin sak som de ser den, det vill säga sin förståelse av situationen.

De viktigaste färdigheterna under detta skede är att fråga, lyssna och förtydliga.

I vissa fall är det bra att föra anteckningar under diskussionsfasen för att registrera alla punkter som framförs om det finns behov av ytterligare förtydliganden. Det är oerhört viktigt att lyssna, eftersom det vid oenighet är lätt att göra misstaget att säga för mycket och lyssna för lite. Varje sida bör ha lika stora möjligheter att lägga fram sin sak.

Förtydligande av mål

Från diskussionen måste målen, intressena och åsikterna för båda sidorna av meningsskiljaktigheterna förtydligas.

Det är till hjälp att lista dessa faktorer i prioritetsordning. Genom detta klargörande är det ofta möjligt att identifiera eller fastställa en gemensam grund. Förtydligande är en viktig del av förhandlingsprocessen, utan det uppstår sannolikt missförstånd som kan orsaka problem och hinder för att nå ett fördelaktigt resultat.

Förhandla mot ett resultat som alla vinner på

Detta skede fokuserar på det som kallas för ett resultat som alla vinner på, där båda sidor känner att de har vunnit något positivt genom förhandlingsprocessen och där båda sidor känner att deras synvinkel har beaktats.

Ett win-win-resultat är vanligtvis det bästa resultatet. Även om detta kanske inte alltid är möjligt, bör det genom förhandling vara det slutliga målet.

Förslag på alternativa strategier och kompromisser måste övervägas i detta skede. Kompromisser är ofta positiva alternativ som ofta kan ge större fördelar för alla berörda parter jämfört med att hålla fast vid de ursprungliga ståndpunkterna.

Avtal

Avtal kan uppnås när förståelse för båda sidors ståndpunkter och intressen har beaktats.

Det är viktigt att alla inblandade har ett öppet sinne för att nå en godtagbar lösning. Alla överenskommelser måste göras helt tydliga så att båda sidor vet vad som har beslutats.

6. Genomförande av en handlingsplan

Från överenskommelsen måste en handlingsplan genomföras för att genomföra beslutet.

Se våra sidor: Strategiskt tänkande och åtgärdsplanering för mer information.

Om man inte kan komma överens

Om förhandlingsprocessen misslyckas och man inte kan nå en överenskommelse, måste man boka in ett nytt möte på nytt. På så sätt undviker man att alla parter blir indragna i hetsiga diskussioner eller gräl, vilket inte bara slösar bort tid utan också kan skada framtida relationer.

På det efterföljande mötet bör förhandlingsstegen upprepas. Eventuella nya idéer eller intressen bör beaktas och situationen bör ses över på nytt. I detta skede kan det också vara bra att titta på andra alternativa lösningar och/eller ta in en annan person som medlare.

Se vår sida om medlingsfärdigheter för mer information.

Informell förhandling

Det finns tillfällen då det finns ett behov av att förhandla mer informellt. Vid sådana tillfällen, när en meningsskiljaktighet uppstår, är det kanske inte möjligt eller lämpligt att gå igenom de steg som anges ovan på ett formellt sätt.

Det kan dock vara till stor hjälp i en rad olika informella situationer att komma ihåg de viktigaste punkterna i de formella förhandlingsstegen.

I varje förhandling är följande tre element viktiga och kommer sannolikt att påverka förhandlingens slutliga resultat:

1. Attityder
2. Kunskap
3. Interpersonella färdigheter

Attityder

Alla förhandlingar påverkas i hög grad av underliggande attityder till själva processen, t.ex. attityder till frågor och personligheter som är involverade i det specifika fallet eller attityder kopplade till personliga behov av erkännande.

Kunskap

Desto mer kunskap du har om de aktuella frågorna, desto större är ditt deltagande i förhandlingsprocessen. Med andra ord är det viktigt med goda förberedelser.

Gör din hemläxa och samla in så mycket information om frågorna som möjligt.

Det är dessutom viktigt att förstå hur frågor förhandlas eftersom det krävs olika metoder för att förhandla i olika situationer.