Vad är Slack och varför älskar folk det?

• Rob Woodgate

  @agiledoc

• 17 juli 2019, 8:

Slack är en chattapp för arbetsplatser som är så populär att företaget som äger den värderades till mer än 20 miljarder dollar. Du har förmodligen sett den nämnas i nyheterna. Om du inte har använt den ännu är det här vad du behöver veta.

Vad är Slack?

Slack är ett kommunikationsverktyg för arbetsplatsen, ”en enda plats för meddelanden, verktyg och filer”. Det betyder att Slack är ett system för direktmeddelanden med många tillägg för andra arbetsplatsverktyg. Tilläggsprogrammen är dock inte nödvändiga för att använda Slack, eftersom huvudfunktionaliteten handlar om att prata med andra människor. Det finns två metoder för chatt i Slack: kanaler (gruppchatt) och direktmeddelande eller DM (chatt från person till person). Låt oss ta en snabb titt på användargränssnittet.

Det finns fyra huvudsakliga saker som du ska vara uppmärksam på i Slack:

1. Namnet på Slackinstansen.
2. Listan över kanaler som du är medlem i.
3. Listan över personer som du har skickat direktmeddelanden till.
4. Chattfönstret.

När en kund vill börja använda Slack väljer han eller hon ett namn för sin Slack-instans. Detta blir sedan en del av den unika webbadressen. Så om Wile E. Coyote vill skapa en Slack-instans för ACME Slingshots skulle hans Slack-instans vara https://acmeslingshot.slack.com/. Wile E. kan sedan bjuda in vem som helst till sin Slack-instans.

Kanaler i Slack kan vara offentliga, vilket innebär att alla medlemmar kan se och gå med i kanalen, eller privata, vilket innebär att endast medlemmar i kanalen kan se den eller bjuda in andra att gå med. DMs är alltid privata, även om de kan omfatta upp till åtta personer.

Chattfönstret är den plats där all egentlig kommunikation sker. Du kan läsa och svara på meddelanden, använda emojireaktioner, lägga till gifs, se RSS-flöden, ställa in påminnelser, få meddelanden om tillägg och diverse andra funktioner. Men framför allt är det här du pratar med människor.

Vad är så bra med Slack?

När Slack kom fanns det inga riktiga konkurrenter på marknaden. Det betyder inte att det inte fanns andra chattappar, men Slack kombinerade ett intuitivt användargränssnitt med både grupp- och person-till-person-meddelanden. Det gör det också möjligt för företag att ha ett visst mått av kontroll över vem som kan använda det genom inbjudningssystemet. Andra verktyg kunde göra samma sak, men utan samma användbarhet (Campfire, numera BaseCamp, var ett uppenbart exempel). Ingen av de traditionella leverantörerna (Microsoft, Apple, IBM, Sun och så vidare) hade något som var jämförbart med Slack.

Denna brist på företagsstorlek var också en fördel. Slack var tillräckligt litet för att vara lyhört och snabbt när det gällde att lägga till nya funktioner, som emojireaktioner (bra för användare) och 2-faktorsautentisering (bra för administratörer). För vissa användare var det faktum att Slack inte ägdes av en stor traditionell leverantör en fördel nog, men det förklarar inte varför Slack är så populärt.

Slack gör två saker riktigt bra: design och att förstå användarnas behov. Dessa två pelare är grunden för de flesta bra produkter men är förvånansvärt svåra att göra bra, vilket många misslyckade appar bevisar. Den första grova designen skapades av Slack-grundaren Stewart Butterfield (samma kille som var med och grundade Flickr i början av 2000-talet) och hans team, och gavs sedan till en tredje part, MetaLab, för att finslipas. Andrew Wilkinson från MetaLab förklarade:

”För att få uppmärksamhet på en överbefolkad marknad var vi tvungna att hitta ett sätt att få människors uppmärksamhet. De flesta företagsprogram ser ut som en billig 70-tals balkostym – dämpad blått och grått överallt – så vi började med logotypen och fick Slack att se ut som om en konfetti-kanon hade smällt. Elektriskt blått, gult, lila och grönt överallt. Vi gav den en färgsättning som ett videospel, inte en samarbetsprodukt för företag… livliga färger, ett kurvigt sans-serif-format, vänliga ikoner och leende ansikten och emojis överallt.”

I samma artikel talar Wilkinson om hur välbyggt Slack känns när man använder det – vilket det gör – och hur innehållet, till exempel laddningsmeddelanden, är informellt och ofta ganska roligt, och avslutar: ”Det är samma chattklient för företag under ytan, men den är lekfull, rolig att använda, och allt detta sammanfaller för att få den att kännas som en karaktär i ditt liv.”

När man tittar på de delar som ingår i Slack sticker användarvänligheten och tillförlitligheten ut. Det är lätt för icke-tekniska användare att ta till sig, särskilt om man jämför med andra verktyg för gruppchatt, som Basecamp eller Microsoft Teams. Dessutom kan du skapa en egen Slack-instans gratis, även för personligt bruk. Och om du inte gillar utseendet på ”konfetti-kanonen” är det lätt att ändra färgerna.

Men bra design är inte till någon större nytta om funktionaliteten inte finns där. Att chatta är relativt enkelt, vilket är anledningen till att de flesta chattappar följer samma grundformat: ett fönster för att se konversationen och en plats för att skriva, antingen under eller på sidan. Det är här som Slacks uppmärksamhet på användarnas krav kommer in i bilden. I stället för att uppfinna chathjulet på nytt fokuserade de på vad folk ville ha av en chattapp utöver det grundläggande kravet att skicka meddelanden till varandra.

Ett av Slacks mest framträdande säljargument var att privata kanaler och DM:s inte kunde läsas av Slack-administratörer utan att medlemmarna antingen öppet gav sitt samtycke eller att det skickades ett meddelande till alla användare om att en export av meddelanden hade skett. Detta gav användarna en känsla av integritet och säkerhet som andra produkter (särskilt e-post) inte hade.

Detta har dock ändrats främst tack vare GDPR-lagstiftningen som trädde i kraft i Europa 2018 – administratörer på de högre kostnadsnivåerna kan göra en fullständig export utan att informera sina användare. Detta visar hur starkt många användare värderade de ursprungliga sekretessinställningarna, en bra demonstration av hur – när de inte begränsas av lagstiftning – Slack förstår vad användarna vill ha.

De får denna förståelse främst genom att använda produkten själva varje dag:

”mellan väggarna på Slack HQ i San Francisco kan designteamet testa olika användarscenarier med sina egna avdelningar. Varje avdelning fungerar som ett mikrokosmos av den större kundbasen. Till exempel kan designers lära sig mer om hur man kan förbättra Slack för ekonomiteam genom att observera och samla in feedback från sin egen ekonomiavdelning.”

Som en av deras produktdesigners säger i samma artikel: ”

Hur många företag känner du till där alla måste arbeta ett regelbundet skift i supporten för att förstå kundernas problem?

Slack bestämde sig också tidigt för att driva ett ekosystem av appintegrationer. Användarna kan integrera nästan vilken app som helst, från utvecklingsverktyg som GitHub, Jenkins och StackOverflow till affärsverktyg som Google Analytics, ServiceNow, MailChimp och SalesForce. Det finns över 1500 appar som Slack kan integreras med, så om den inte kan göra något som du vill att den ska göra finns det förmodligen en app som kan göra det. Detta gör Slack till en kraftfull hubbapplikation som användarna kan ha öppen på en skärm medan de arbetar på en annan. I huvudsak har Slack blivit en one-stop-shop för många användare.

Den dubbla pelaren design och förståelse för användarnas behov har gjort Slack populärt. Den här undersökningen ger en bra uppdelning av vad användarna tycker om Slack, och resultaten är nästan genomgående positiva.

Slack är så populärt att Atlassian – den australiensiska miljarddollarsjätten bakom enormt framgångsrika produktivitetsappar som Jira och Confluence – erkände sig besegrad 2018 och sålde sina två försök till en chattapp, HipChat, och Stride, till Slack-användarbasen och alla.

I skrivande stund finns det en undersökning som påstår att Microsoft Teams är mer populärt än Slack. Denna undersökning genomfördes av en Microsoftpartner och baseras på antalet företag som använder respektive verktyg, inte på användarnas preferenser. Office 365 är den överlägset mest använda programvaran i företagsvärlden, och Teams ingår i den. Därför använder fler företag Teams helt enkelt för att det är tillgängligt för dem som en del av deras företagsabonnemang.

Hur mycket kostar Slack?

Du kan starta Slack gratis, men den planen ger dig bara tillgång till de 10 000 senaste meddelandena. Den har andra begränsningar, bland annat endast tio integrationer, inga gäster med en eller flera kanaler och begränsade administrationsfunktioner.

När du väl är igång är Slack ganska dyrt om du vill ha Plus-utgåvan. Den nivån ger dig saker som enkel inloggning och efterlevnadsexport, som båda är viktiga för alla företag av hygglig storlek. Hur dyrt? Cirka 12 dollar per användare och månad om du betalar årligen, eller 15 dollar per användare och månad om du betalar månadsvis. Om du har 1 000 användare och betalar årligen blir det 144 000 dollar. Vi säger inte att det inte är värt det, men det är en rejäl slant.

Du får många saker med din prenumeration, men en sak du inte får är möjligheten att vara värd för dina egna data. All data lagras på Slacks servrar, som egentligen är Amazons servrar eftersom Slack körs på AWS. Detta är delvis anledningen till att Microsoft satte Slack på sin interna lista över ”avrådda” appar; Slack är inte bara en av Microsofts officiella konkurrenter (och vice versa), utan Microsoft Azure går huvudet mot huvudet med Amazon Web Services om den mångmiljarddollar stora marknaden för molntjänster. Det är osannolikt att detta är ett specifikt problem för ditt företag, men beroende på din juridiska jurisdiktion, efterlevnadskrav eller datahanteringspolicy kan det vara oacceptabelt att ha dina data på AWS med hjälp av ett verktyg från en tredje part.

Vad är det som inte är bra?

Om ditt företag kan svälja kostnaden och inte har något emot att inte ha kontroll över sina data, så finns det fortfarande ett par problem med själva appen. Slacks decentralisering ger till exempel användarna kontroll över vilka kanaler som skapas, vilket är bra tills du inser att du måste kontrollera två dussin kanaler om dagen – dels för att dämpa FOMO och dels för att du behöver veta vad som händer. Detta har en negativ effekt på vissa användare, och det är lätt att förstå varför människor i allt större utsträckning anser att Slack är en tidsslukare snarare än ett produktivt verktyg. Om det är du kan du välja att stänga av Slack ett tag.

Ett allvarligare problem är dock att Slack inte har någon funktion för att stänga av eller blockera:

”Abstrakt sett är detta vettigt: Slack ser sig självt som ett organisatoriskt verktyg, och det verktyget används på arbetsplatser. Således är arbetsplatsens policy och hur den arbetsplatsen hanterar trakasserier hur trakasserier på Slack ska hanteras.”

Om det här kravet vid första anblicken verkar konstigt och du tycker att Slacks ståndpunkt är helt logisk, har du antagligen aldrig drabbats av oönskad uppmärksamhet från någon som bara inte vill lämna dig ifred. Från samma artikel:

”Min vän hade obekväma interaktioner med en medarbetare över Slack – plattformen som hon måste använda många timmar om dagen för att kunna utföra sitt arbete. Hon kunde därför inte ignorera den varje gång den pingar henne med meddelanden, även om de ofta kom från hennes trakasserare. Eftersom hon inte kan stänga av en person, skulle hon tvingas se hans olämpliga meddelanden varje gång det lilla röda meddelandet dök upp.”

Oavsett vad du tycker om hur ett företag ska hantera anställda som trakasserar andra anställda är det inte okej att folk känner sig obekväma med att använda Slack för att det saknar den här grundläggande funktionaliteten.

Rekommenderar vi Slack?

Vi tycker mycket om Slack här på How-To Geek – vi använder det själva! Det är inte perfekt och det finns saker som vi skulle ändra, men i allmänhet är det väldesignat och användarvänligt. Dessutom – om du inte bryr dig om att behålla alla dina meddelanden eller ha några företagsleksaker – är det gratis!

Vi rekommenderar att du skapar en arbetsyta och experimenterar med Slack för att se om det passar dina behov.