Vad du kan göra om din arbetsgivare betalar för mycket till dig

Det är lönedag! Du tittar på din lönesedel eller ditt banksaldo och finner den bästa överraskningen någonsin – du har fått för mycket betalt! Det är som kortet ”Bankfel till din fördel” i Monopoly. Men innan du börjar göra upp planer för hur du ska spendera din oväntade vinst bör du tänka på en nyktra fakta. Enligt amerikansk federal lag har de flesta arbetsgivare rätt att kräva tillbaka pengarna. Dessa bestämmelser gäller för arbetsgivare inom både den offentliga och den privata sektorn. De är dock beroende av att företaget faktiskt kan bevisa att du av misstag fick för mycket betalt.

Till skillnad från de juridiska frågorna finns det också en moralisk fråga som spelar in här. Om du av misstag fick för mycket betalt och ingen lägger märke till felet, ska du då anmäla det? Hur ska man ens gå tillväga för att ge tillbaka pengarna? Den här guiden förklarar allt du behöver veta om oavsiktliga överbetalningar från arbetsgivaren.

Situationer där överbetalningar kan förekomma

Löneräknare glömmer ibland bort att bära det ordspråksmässiga, vilket leder till räknefel som resulterar i att din lönecheck får en oväntad ökning. Eller så gör någon en skrivning i ett kalkylblad och datorn spottar ut en högre totalsumma än den borde. Sådana situationer är dock relativt sällsynta. Enligt arbetsrättsjurister beror de flesta överbetalningar på teknikaliteter i arbetsavtalen. Här är ett vanligt exempel.

• En nyanställd erbjuds en signeringsbonus på 5 000 dollar, som är beroende av att han eller hon stannar kvar i företaget i minst 12 månader.
• Den anställde undertecknar kontraktet och bonusen betalas ut i förskott.
• Nio eller tio månader senare säger den anställde upp sig eller får sparken på grund av undermåliga prestationer.
• Därmed har bestämmelsen om kontraktsbonus som kräver att den anställde ska arbeta för företaget i minst 12 månader inte uppfyllts.

I en sådan situation är den anställde juridiskt skyldig att betala tillbaka signeringsbonusen. Sådana fall kan ofta hamna i domstol. Om du har fått för mycket betalt är det dock en bra idé att inte låta saker och ting gå så långt. Du kan hamna på kroken för mycket mer än din oförtjänta lön om du hamnar på fel sida av ett domstolsbeslut. Du kommer troligen att ådra dig dina egna advokatkostnader och eventuellt tvingas betala hela eller delar av ditt tidigare företags avgifter om du förlorar.

Hur delstatliga lagar påverkar överbetalningar

Det är viktigt att notera att de exakta arbets- och anställningslagarna som täcker dessa typer av situationer varierar från delstat till delstat. Den federala Fair Labor Standards Act (1938) ger företag den lagliga rätten att beslagta en anställds lön för att kräva tillbaka överbetalningar. Lagar på delstatsnivå kan dock påverka hur dessa normer tillämpas. I vissa fall arbetar delstatslagstiftningen till den anställdes fördel. I andra fall ger den arbetsgivaren ytterligare skydd.

I Indiana kan företag till exempel ensidigt återkräva överbetalda belopp genom att dra av dem från din framtida lön. De behöver bara ge dig två veckors varsel innan de beslagtar din lön. I delstaten Washington kan företagen göra samma sak utan att ens ge ett meddelande. Detta gäller dock endast om överbetalningen upptäcktes inom 90 dagar efter att den utfärdades.

Californien, å andra sidan, skyddar aggressivt arbetstagare i dessa situationer. Det är olagligt för ett företag i Kalifornien att lägga beslag på din lön för att driva in överbetalningar. De får bara göra det om du undertecknar ett juridiskt bindande avtal där återbetalningsvillkoren uttryckligen anges.

För att skydda sig själva tar de flesta arbetsgivare upp frågan i de avtal som du måste skriva under i början av en ny anställning. Villkoren kan vara begravda i juridiskt språk eller finstilt, men många sådana avtal innehåller villkor som skyddar arbetsgivarens intressen, samtidigt som de tar hänsyn till både delstatliga och federala lagar.

Bör du anmäla en överbetalning?

De flesta människor är ganska ärliga. Det skulle inte kännas rätt att lägga pengar i fickan som de faktiskt inte tjänat in, eller hur? För andra är rädslan för att bli ”avslöjad” – och eventuellt straffad – tillräcklig för att få dem att säga ifrån. Dessa problem kan förstärkas av ett antal faktorer. Om du har en god arbetsrelation med din arbetsgivare vill du inte förstöra den. Om du arbetar för ett litet företag som kämpar för att klara sig börjar en överbetalning kännas mer som en stöld. Kanske är du ny på jobbet eller planerar att stanna länge på företaget. Att inte rapportera en överbetalning kan i så fall snabbt försämra dina karriärmöjligheter.

Å andra sidan kan du vara frestad att behålla de extra pengarna. Om du arbetade för arbetsgivaren på ett kontrakt som sedan dess har löpt ut finns det inte mycket att förlora. Om du sedan dess har lämnat ditt jobb på andra villkor, bra eller dåliga, finns det en tendens att rycka på axlarna och säga ”ja, vad kan de egentligen göra åt saken?”

Det känns ofta lättare att behålla de extra pengarna när du faktiskt inte behöver se någon i ögonen efter att du har gjort det. Kom ihåg att om du väljer att behålla pengarna (och hoppas att företaget inte märker det) riskerar du ditt jobb och ditt framtida förhållande till din arbetsgivare. Om du inte längre arbetar där kan du också bjuda in till rättsliga problem. I de flesta fall är detta tärningskast helt enkelt inte värt det.

Hur man rapporterar en överbetalning

Företagen har vanligtvis riktlinjer för att hantera den här typen av situationer. Oavsett om du fortfarande arbetar för företaget eller inte bör ditt första steg vara att rapportera överbetalningen. De uppenbara mottagarna är din direkta chef, en medlem av löne- eller redovisningsgruppen eller till en personalansvarig.

Du bör vidta följande åtgärder.

• Notera datumet då betalningen utfärdades och den löneperiod som den gällde.
• Bekräfta det exakta beloppet för överbetalningen.
• Kontrollera om skatter eller andra avdrag drogs av från det totala beloppet.

Håll också i minnet att löner och arvoden inte är de enda formerna av ersättning som kan vara överbetalda. Arbetsgivare ger ibland sina anställda för mycket semesterersättning, ersätter dem för utgifter som de inte haft eller återbetalar för mycket för legitimt yrkade utgifter.

Samarbeta med din arbetsgivare för att åtgärda situationen

Om du träder fram frivilligt är chansen stor att din arbetsgivare kommer att göra allt den kan för att göra återbetalningsprocessen så enkel som möjligt. Det är bäst att helt enkelt arbeta fram ett sätt att återbetala överbetalningen i en klumpsumma, om du kan. Detta kanske dock inte är ett alternativ i alla fall. Om till exempel ingen märker misstaget förrän veckor (eller månader) senare kanske du inte har pengarna lätt tillgängliga att återbetala.

Att upprätta en plan för att återbetala pengarna innebär vanligtvis att du tar ett avdrag på dina framtida inkomster tills diskrepansen har reglerats. De flesta återbetalningsplaner sprider ut den överbetalda summan över flera löneperioder så att du inte behöver göra en stor ekonomisk justering vid ett tillfälle. Även om du inte ska förvänta dig att detta ska ske kan ditt företag helt enkelt säga att du inte behöver oroa dig för att betala tillbaka pengarna. Om beloppet var blygsamt och du var uppriktig kan du bli belönad för din ärlighet.

Vad händer om din arbetsgivare falskeligen hävdar en överbetalning?

I sällsynta fall kan din arbetsgivare hävda att han eller hon har gjort ett fel och betalat ut för mycket till dig, trots att det inte var fallet. Detta kan leda till utdragna tvister som kanske inte går ut till din fördel. Det kan skada din ställning hos företaget. Om det når domstolarna kan saker och ting bli värre. Företag har vanligtvis mer juridiska resurser till sitt förfogande än enskilda anställda.

Ditt första steg bör ändå vara att begära detaljer och dokumentation. Be din arbetsgivare att ge dig ett skriftligt utlåtande som sammanfattar datum och belopp för den påstådda överbetalningen. Jämför detta med dina egna register för att försäkra dig om att du inte råkade förbise något.

Om du har gjort din due diligence och din arbetsgivare orättvist hotar att lägga beslag på din lön eller vidta andra åtgärder, kontakta en arbetsrättsjurist. Gratis och billig rättshjälp kan också vara tillgänglig för dig genom samhällsgrupper och andra lokala resurser, om du behöver dem.