Varför använda en rekryteringsbyrå? Fördelar, avgifter och allt du behöver veta när du använder dessa företag

← Alla bloggartiklar

I Sourcing – av Riia O’Donnell

När du vill placera arbetare i stolar kan du överväga att använda dig av en rekryteringsbyrå eller -tjänst för att få jobbet gjort. Det finns en mängd olika tjänster tillgängliga, men bör du använda dem och hur får du mest för pengarna?

Kostnaden för att anställa kan överstiga 40 000 dollar per anställd. En del av den kostnaden är förvisso utbildning och förlorad produktivitet. Men en stor del av kostnaden ligger i själva rekryteringsprocessen: hur mycket tid HR-personal och chefer spenderar på att diskutera lediga tjänster, annonsering, timmar som går åt till screening, intervjuer, nya intervjuer, bakgrundskontroller med mera. HR-avdelningar vidtar ofta dessa åtgärder för att sedan behöva börja om från början igen. Om du har en särskild rekryterare anställd har du redan en uppfattning om hur stor investeringen är varje år. Har du räknat ut deras lön/förmåner/förmåner över antalet anställningar per år? Det är bara toppen av isberget när det gäller kostnaden för att anställa.

Så varför använda en rekryteringsbyrå? Särskilt för små organisationer, där de anställdas tid redan är hårt ansträngd, är intern rekrytering ofta inte en klok resursinvestering. Om du inte har en dedikerad rekryterare tar du dyrbar arbetstid från andra anställda, tid som påverkar ditt resultat. En rekryteringsbyrå för att få fram rätt kandidater (inte bara en pool av sökande) kan vara rätt väg att gå när du vill få ut mest för pengarna.

Understanding Companies Hiring Needs

För att anlita en rekryteringsbyrå bör du ha en förståelse för dina rekryteringsbehov för att veta hur du bäst kan använda byråns tjänster.

Frekvent
Om du anställer sällan – kanske en eller två gånger om året – är det lättsinnigt att ha en dedikerad rekryterare i personalen. En byrå kan få rätt kandidat in genom dörren, med screening och garanti. Ditt jobb kommer att vara minimalt – ordna möten för att se om de passar in och anställa dem.

Regelbundet
Kanske anställer du regelbundet – ungefär en gång i månaden. Du kanske har någon som sköter merparten av rekryteringen och som är utbildad för att granska och intervjua på ett korrekt sätt, men de kan behöva hjälp med att få in kandidater (återigen, i motsats till sökande) i dörren. CareerBuilder rapporterar att du lätt kan få 75 CV:n för varje ledigt jobb. Det är en hel del screening. Även om du bara ägnar fem minuter åt varje CV och personligt brev (vilket är generöst) kommer du att tillbringa över sex timmar med att läsa dem i hopp om att hitta en bra kandidat.

Den samma undersökningen visade att 78 procent av rekryterarna tyckte att minst hälften av CV:n kom från okvalificerade sökande: Det är tre timmars slöseri med tid. Ett rekryteringsföretag kan hjälpa till att lätta på bördan när det gäller urvalet, så att du kan ägna ditt fokus åt endast de mest kvalificerade kandidaterna.

Frekvent
Och låt oss säga att du anställer ofta: Vid varje given tidpunkt är du vanligtvis i färd med att publicera, intervjua, verifiera eller fylla en plats. Du har många bollar i luften samtidigt och det kan vara en utmaning att jonglera med dem alla. Det skulle vara bra om en hel avdelning kunde hjälpa till, men det finns varken i korten eller i budgeten. Ett rekryteringsföretag kan vara din personalavdelning: De kan ta huvuddelen av arbetet från dig och göra det möjligt för dig att anställa för kvalitet snarare än kvantitet.

Nonstop
Du anställer i stor skala. Du har en stor personalstyrka, hög personalomsättning (om du någonsin har tid kan du fråga dig varför) eller anställer för att fylla flera tjänster eller säsongsanställningar. Du behöver hjälp!

En av mina tidigare arbetsgivare anställde 400 säsongsanställda varje vår för att vara redo för sommarens rusning. Med en personalstyrka på sex personer var det en utmaning att få in tillräckligt många personer. Vissa byråer är utrustade för att hantera den här typen av volymer: De samarbetar med lokala myndigheter, utländska arbetstagare (och kontrollerar arbetsvisum åt dig) och andra uppsökande program för att hjälpa till med stora personalbehov.

Fyll jobb, inte intervjuplatser

Agenterna får betalt för att fylla jobb, inte för att boka intervjuer. Du kommer sannolikt att få färre kandidater, men alla kommer att vara kvalificerade. Som rekryterare, och sedan som filialchef för en rekryteringsbyrå, lärde jag känna mina kunder väl. De berättade inte bara vilka färdigheter som krävdes, utan med tiden lärde jag mig vilka som skulle passa bra in och vilka som inte skulle passa bra in.

Och även om du inte vill diskriminera kan du säkert berätta för en rekryterare om mjuka färdigheter. En tyst avdelning kanske inte letar efter någon som är lätt upphetsad. Eller så kanske ni har haft stor omsättning eftersom alla vill gå upp om ett år, så ni vill ha någon som skulle vara nöjd med det här arbetet på lång sikt.

Jag hade ett företag med exakt det problemet: De fortsatte att anställa var sjätte månad eller så för samma plats. Även om jag uppskattade provisionerna kände jag mig illa till mods för att de var tvungna att fortsätta att anställa på nytt. När jag pratade med den anställande chefen erbjöd jag ett förslag. Sluta anställa nyutexaminerade studenter och titta på en mer erfaren arbetstagare (höj lönen lite). Du vill ha en person som vet vad han eller hon vill göra hela dagen och som inte är ute efter en språngbräda eller en ljuspunkt på sitt CV. Resultatet blev en långsiktig anställning som kostade mig provisioner, men som gav mig en koppling till företaget. Ett bra rekryteringsföretag kommer att göra exakt det. De är ute efter det långsiktiga målet. De vill etablera en relation med dig och de kommer att göra vad som krävs för att få det att hända, även om det innebär en kortsiktig förlust.

Trial and Snare (or Pare)

Om en kritisk teammedlem tar tjänstledigt på grund av familjeledighet eller sjukdom kommer du naturligtvis att anställa en vikarie för att fylla deras plats – du har inget val. Tänk på att använda detta som en möjlighet att söka upp någon för en annan ledig tjänst som du kan ha inom företaget. Om de är bra på att arbeta, fungerar bra med teamet och är villiga, kanske du till och med vill utbilda dem under vikariatet för att se om de passar in.

Har du en tjänst som det tar längre tid än 30/60 dagars provperiod att utbilda? En tillfällig tillsvidareanställning kan vara en bra lösning för dig. Det kan ta månader att se om en kandidat passar för vissa lediga tjänster. När du gör en tillfällig tillsvidareanställning får du en längre prövotid. Och om de inte fungerar behöver du inte ens avskeda dem! Det är bara att ringa byrån och låta dem sköta den otäcka delen. De skickar också en ersättare till dig.

Och om du bestämmer dig för att de är perfekta? Vissa företag väljer att köpa ut kontraktet – de betalar en avgift för att ta bort den anställde från ”tillfällig” lönelista och sätta in den på sin egen. Beroende på hur lång utköpsperioden är kan du överväga att låta dem vara vikarier så länge som möjligt. Genom att behålla dem som tillfälligt anställda sprider du inte bara ut kostnaden för utköpet utan förlänger också provanställningstiden. Som en bonus kan du inleda din egen ordinarie prövotid när de inte längre är anställda på bemanningsföretaget utan på din egen lönelista. Snacka om att säkra dina satsningar!

Skulle du tjäna pengar på garantin

Inom rekryteringshjälpen erbjuder alla byråer garantiperioder. Om anställningen inte fungerar betalar du inte och de börjar söka på nytt, inte du. Med vissa byråer kan du förhandla om avgifter, med andra om garantiperioder och med vissa om båda. Det skadar aldrig att fråga. Särskilt om du anlitar många genom dem, eller om du är en ny kund, bör du definitivt försöka förhandla om endera eller båda. Men oavsett garantiperiod är det viktigt att använda den strikt som en prövotid. Om de inte fungerar, låt byrån börja om från början.

Om du ser tillbaka på den omsättning du har haft, hur mycket kan tillskrivas förhastade rekryteringar, brist på screening eller att du bara ville fylla platsen? När du använder en rekryterare slutar du att göra dessa misstag på egen hand och börjar få dem att fungera till din fördel.

Din garantiperiod är ett tillfälle att försäkra dig om att den nyanställde är rätt person. Sätt upp realistiska mål för vad den nyanställde ska ha lärt sig/uppnått/behärskat inom garantiperioden. Om de inte når dessa mål är det dags att byta. Det kan ta några försök att få rätt matchning, men du har gjort väldigt lite av arbetet för att åstadkomma den bedriften: och som en bonus lär sig byrån mer om ditt företag. De kommer att kunna fylla nästa plats bättre när de fått en känsla för dina prioriteringar och din kultur.

Kostnaden för att göra affärer

Det finns många typer av byråer där ute, med varierande avgifts- och garantistrukturer. Här är de tre huvudtyperna du kommer att se:

Retained
Du betalar i förskott och ger dem vanligtvis exklusiva rättigheter att fylla platsen. Dessa är sällsynta och är i allmänhet för platser på hög nivå eller mycket svåra att fylla.

Kostnad: I genomsnitt 10 procent av årslönen för att börja rekrytera, ytterligare 10-15 procent eller mer efter anställning
Garanti: Dessa byråer skickar in kandidater och tar en procentandel av årslönen efter att den nyanställde har uppfyllt garantiperioden.
Kostnad: Cirka sex månader till ett år: Vanligtvis 15-25 procent av årslönen
Garanti: Dessa byråer skickar in tillfälliga arbetstagare som kan komma och gå, eller, om du anser att de passar bra, kan överföras till din lönelista. Deras kontrakt kan köpas ut mot en avgift, eller så kan du ha dem gratis efter en viss tid. Det finns vanligtvis en glidande skala för utköpet: Ju tidigare du tar bort dem från byråns lönelista och övergår till din, desto högre blir kostnaden.

Kostnad: 20 till 50 procent av timlönen
Utköp: Om du fortfarande inte är övertygad om varför det kan vara rätt att använda en rekryteringsbyrå kan beslutet att göra det medföra vissa extra fördelar som kan vara svåra att kvantifiera omedelbart, men som ändå är mycket reella. Till exempel: Om du inte är Google eller Apple har du förmodligen inte tusentals kvalificerade kandidater som står i kö för att arbeta för dig. Men en rekryterare kommer att ”sälja” ditt företag till en kandidat lika starkt som de kommer att sälja kandidaten till dig.

Vi kan säga att du äntligen har bestämt dig för att anställa en utvecklare, men att din HR-personal vet väldigt lite om kodning. Rekryteringsföretag som specialiserar sig på en viss marknad kan hjälpa dig att ta fram rättvisa ersättningspaket, låta dig veta vad du realistiskt sett kan förvänta dig av marknaden och, förmodligen viktigast av allt, presentera dig för kandidater i deras sökandepool som passar exakt in.

Användning av en rekryteringsbyrå kan vara till hjälp även ur bokföringssynpunkt. Byråns avgifter är företagskostnader – vilket kan hjälpa ditt resultat. Enligt en rapport från Bersin by Deloitte är den genomsnittliga kostnaden för att tillsätta en ledig tjänst nästan 4 000 dollar. Men byråavgifter är en legitim företagskostnad som kan kompensera en del av den kostnaden.

Enligt LinkedIn är endast 12 procent av arbetskraften aktivt arbetssökande, men 85 procent är öppna för att höra om nya möjligheter. Rekryterare på byråer väntar inte bara på att en kvalitetskandidat ska komma in genom dörren – de trollar dina konkurrenter och marknaden efter personer i liknande positioner, för att se om någon är intresserad av att söka. Eftersom de lever och andas rekrytering har rekryteringsbyråer tid att identifiera och nå ut till passiva kandidater på ett sätt som förmodligen inte är möjligt för ditt team.
Rekryteringsbyråer kan förvandla en månadslång sökning till en som bara varar några dagar. Att veta när och hur man använder dem effektivt kan inte bara minska stressen vid rekrytering, det kan hjälpa dig att garantera en långsiktig anställning.

Recruiterbox anses vara den mest användarvänliga rekryteringsprogramvaran på marknaden. Om du är redo att ta din rekrytering och anställning till nästa nivå, begär en demo av Recruiterbox idag.