Types of Organisation

Assume you’re an employee in a company of your choice. Now, you will interact with a certain set of people, out of your duty. Additionally, as you spend time here, you might make friends out of your work relationships, because humans are social animals. It is important to realise how both of these relationships give rise to types of organisation.

Suggested Videos

Types of Organisation

As you might have guessed by now, there exist two types of organisation:

• Formal Organisation
• Informal Organisation

(Source: accountlearning)

Formal Organisation

In every enterprise, there are certain rules and procedures that establish work relationships among the employees. These facilitate the smooth functioning of the enterprise. Further, they introduce a systematic flow of interactions among the employees. Dit alles wordt effectief gedaan door middel van een formele organisatie.

Met name het management is verantwoordelijk voor het ontwerpen van de formele organisatie op een zodanige wijze dat deze een duidelijke grens van autoriteit en verantwoordelijkheid specificeert. In combinatie met een systematische coördinatie van de verschillende activiteiten zorgt zij ervoor dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt.

Opnieuw bouwt het management de formele organisatie op. Het zorgt voor een soepele werking van de onderneming, omdat het de aard van de onderlinge relaties tussen de verschillende functies vastlegt. Bovendien zorgt zij ervoor dat de organisatiedoelen collectief worden bereikt. Ook vergemakkelijkt een formele organisatie de coördinatie, onderlinge koppeling en integratie van de verschillende afdelingen binnen een onderneming. Tenslotte legt het meer nadruk op het werk dat gedaan moet worden zonder veel nadruk te leggen op interpersoonlijke relaties.

Voordelen

• De formele organisatie schetst duidelijk de relaties tussen werknemers. Daardoor wordt het gemakkelijker om verantwoordelijkheden te rekken.
• Een vastgestelde hiërarchie handhaaft de eenheid van bevel.
• Als de taken van elk lid duidelijk zijn omschreven, is er geen dubbelzinnigheid of verwarring in de individuele rollen. Verder is er geen dubbel werk, waardoor verspilling wordt voorkomen.
• In een formele organisatie zijn de regels en procedures duidelijk gedefinieerd. Dit betekent dat gedragingen en relaties tussen de leden voorspelbaar zijn. Bijgevolg is er stabiliteit en heerst er geen chaos in de onderneming.
• Ten slotte leidt het tot het bereiken van organisatorische doelen en doelstellingen. Dit komt omdat er systematische en goed doordachte werkculturen en relaties bestaan.

Nadelen

• Besluitvorming verloopt traag in een formele organisatie. Het is belangrijk te beseffen dat elke organisatorische behoefte eerst door de respectieve hiërarchie moet stromen alvorens te worden aangepakt.
• De formele organisatie is zeer rigide van aard. Dit betekent dat er een perfecte discipline heerst, gekoppeld aan geen afwijkingen van de procedures. Dit kan leiden tot weinig erkenning van talent.
• Ten slotte houdt de formele organisatie geen rekening met de sociale aard van de mens, omdat zij het alleen heeft over structuur en werk. Interessant is dat we dit integrale deel van onze natuur niet kunnen elimineren. Vandaar dat het de werking van de organisatie niet volledig weergeeft.

Informele organisatie

Het is gemakkelijk te begrijpen dat als we regelmatig met bepaalde mensen omgaan, we geneigd zijn informeler met hen om te gaan. Dit komt doordat we interpersoonlijke relaties met hen ontwikkelen die niet uitsluitend op werkdoeleinden zijn gebaseerd. Deze relaties kunnen eerder ontstaan door gedeelde interesses, zoals wanneer je te weten komt dat je collega van dezelfde voetbalclub houdt waarvan jij fan bent.

In feite komt de informele organisatie voort uit de formele organisatie. Dat komt omdat wanneer mensen vaak contact met elkaar hebben, we ze niet in een starre en volledig formele structuur kunnen dwingen. In plaats daarvan binden ze zich aan gemeenschappelijke belangen en vormen ze groepen, gebaseerd op vriendschap en sociale interacties.

In tegenstelling tot de formele organisatie is de informele organisatie vloeiend en er zijn geen geschreven of vooraf gedefinieerde regels voor. In wezen gaat het om een complex web van sociale relaties tussen leden die spontaan ontstaan. Bovendien kan informele organisatie, in tegenstelling tot formele organisatie, niet worden afgedwongen of gecontroleerd door het management.

Ook de gedragsnormen zijn gebaseerd op groepsnormen en niet op vooraf gedefinieerde regels en normen. Ten slotte, omdat er geen vastgelegde structuren of communicatielijnen zijn, kunnen de interacties volledig willekeurig zijn en onafhankelijke communicatielijnen hebben de neiging te ontstaan in informele organisatie.

Voordelen

• In dit type organisatie hoeft communicatie niet de vastgelegde keten te volgen. In plaats daarvan kan zij via verschillende routes verlopen. Dit impliceert dat communicatie in een informele organisatie veel sneller verloopt dan in een formele organisatie.
• Ook hier geldt dat mensen sociale dieren zijn. De behoefte om te socialiseren zit diep in ons bestaan. De informele organisatie zorgt ervoor dat er socialisatie binnen de onderneming plaatsvindt. Bijgevolg ervaren de leden het gevoel van saamhorigheid en werktevredenheid.
• Informele organisatie, het krijgen van echte feedback en reacties is niet gemakkelijk. Daarom worden in de informele organisatie verschillende beperkingen van de formele organisatie verdoezeld.

Nadelen

• De informele organisatie is willekeurig en kan leiden tot de verspreiding van geruchten. Ook hier geldt dat we de informele organisatie niet kunnen beheren en controleren. Bijgevolg kan dit resulteren in chaos binnen de onderneming.
• Het is belangrijk te beseffen dat het niet mogelijk is veranderingen te bewerkstelligen en te groeien zonder de steun van de informele organisatie. Dit kan naar twee kanten werken, voor groei of neergang van de onderneming.
• Opnieuw: de informele organisatie conformeert zich aan de normen en gedragingen van de groep. Als dergelijke gedragingen tegen de organisatiebelangen ingaan, kunnen ze uiteindelijk leiden tot ontwrichting van de organisatie.

Een opgelost voorbeeld voor u

Vraag: Definieer de twee typen organisatie.

Antwoord: De twee soorten organisatie zijn:

• Formele organisatie: Het management bouwt dit type organisatie op om binnen de onderneming bepaalde regels en procedures met betrekking tot de werkverhoudingen op te leggen. Het richt zich op het bereiken van organisatiedoelen door het duidelijk definiëren van relaties tussen de leden.
• Informele Organisatie: Dit type organisatie komt voort uit de sociale aard van de mens. Bovendien kan het management de informele organisatie niet controleren. It allows different routes for the flow of communications which are a result of frequent interactions based on interpersonal relationships and common interests.