Waarom een wervingsbureau gebruiken? Voordelen, kosten en alles wat u moet weten wanneer u deze bedrijven gebruikt

← Alle blogartikelen

In Sourcing – door Riia O’Donnell

Wanneer u werknemers op stoelen wilt zetten, kunt u overwegen een wervingsbureau of -dienst in te schakelen om de klus te klaren. Er zijn verschillende diensten beschikbaar, maar moet u ze gebruiken en hoe krijgt u het meeste waar voor uw geld?

De kosten van het inhuren van personeel kunnen oplopen tot meer dan 40.000 dollar per werknemer. Een deel van die kosten wordt veroorzaakt door opleiding en productiviteitsverlies, dat is zeker. Maar een groot deel van de kosten zit in het wervingsproces zelf: hoeveel tijd besteden HR-medewerkers en managers aan het bespreken van de vacature, adverteren, uren besteden aan screening, sollicitatiegesprekken, herinterviews, antecedentenonderzoek, enzovoort. HR-afdelingen nemen vaak deze stappen om vervolgens het proces helemaal opnieuw te moeten beginnen. Als u een vaste recruiter in dienst hebt, hebt u al een idee van wat de jaarlijkse investering is. Hebt u hun salaris, voordelen en extraatjes afgeschreven over het aantal aanwervingen per jaar? Dat is nog maar het topje van de ijsberg van de aanwervingskosten.

Dus waarom zou u een wervingsbureau inschakelen? Vooral voor kleine organisaties, waar de tijd van werknemers toch al krap is, is intern werven vaak geen verstandige investering van middelen. Als u geen toegewijde recruiter heeft, neemt u kostbare tijd weg van andere personeelsleden, tijd die van invloed is op uw bedrijfsresultaat. Een wervingsbureau om de juiste kandidaten te vinden (en niet alleen een pool van sollicitanten) kan de beste manier zijn om het meeste waar voor uw geld te krijgen.

Inzicht in de wervingsbehoeften van bedrijven

Voordat u een wervingsbureau inschakelt, moet u inzicht hebben in uw wervingsbehoeften om te weten hoe u het beste gebruik kunt maken van de diensten van het bureau.

Nauwelijks
Als u niet vaak mensen inhuurt – misschien een of twee keer per jaar – is het niet zinvol om een speciale recruiter in dienst te nemen. Een bureau kan de juiste kandidaat binnenkrijgen, gescreend en gegarandeerd. Jouw taak zal minimaal zijn – afspraken maken om te zien of ze bij je passen en de kandidaat aannemen.

Regulier
Misschien neemt u regelmatig mensen aan – ongeveer een keer per maand. Misschien heeft u iemand die het grootste deel van de werving voor zijn rekening neemt en getraind is om kandidaten te screenen en sollicitatiegesprekken te voeren, maar misschien heeft hij hulp nodig om kandidaten (nogmaals, in plaats van sollicitanten) binnen te krijgen. CareerBuilder meldt dat u gemakkelijk 75 cv’s kunt ontvangen voor elke vacature. Dat is een heleboel screening. Zelfs als je maar vijf minuten aan elk cv besteedt (wat royaal is), ben je meer dan zes uur bezig met het lezen ervan in de hoop een goede kandidaat te vinden.

Uit hetzelfde onderzoek bleek dat 78 procent van de recruiters vond dat ten minste de helft van de cv’s afkomstig was van ongekwalificeerde sollicitanten: Dat is drie verspilde uren. Een wervingsbureau kan helpen de last van de screening te verlichten, zodat u zich alleen op de best gekwalificeerde kandidaten kunt richten.

Vaak
Of laten we zeggen dat u vaak mensen aanneemt: Op elk willekeurig moment bent u bezig met het plaatsen van vacatures, het voeren van sollicitatiegesprekken, het controleren van vacatures of het invullen van vacatures. U hebt een heleboel ballen tegelijk in de lucht, en het kan een uitdaging zijn om ze allemaal te jongleren. Een hele afdeling hebben om te helpen zou geweldig zijn, maar het is niet in de kaarten, noch het budget. Een wervingsbureau kan uw HR-afdeling zijn: Zij kunnen u het grootste deel van het werk uit handen nemen, zodat u kunt kiezen voor kwaliteit in plaats van kwantiteit.

Nonstop
U huurt massaal in. U bent aan het inkrimpen, hebt een hoog verloop (als u ooit tijd hebt, kunt u zich afvragen waarom), of u huurt mensen in om meerdere of seizoensgebonden vacatures in te vullen. U heeft hulp nodig!

Een van mijn voormalige werkgevers nam elk voorjaar 400 seizoensmedewerkers aan om klaar te zijn voor de zomerdrukte. Met een staf van zes man was het een uitdaging om genoeg mensen binnen te krijgen. Sommige bureaus zijn uitgerust om met dit soort volumes om te gaan: Ze werken samen met gemeenschapsagentschappen, buitenlandse werknemers (en controleren werkvisa voor u), en andere outreach-programma’s om te helpen met grote personeelsbehoeften.

Vul banen, geen interviewslots

Bureaus worden betaald om banen te vervullen, niet om interviews te boeken. Je zult waarschijnlijk minder kandidaten krijgen, maar ze zullen allemaal gekwalificeerd zijn. Als recruiter, en daarna als filiaalmanager van een wervingsbureau, leerde ik mijn klanten goed kennen. Ze vertelden me niet alleen welke vaardigheden vereist waren, maar na verloop van tijd leerde ik ook wie er goed in zou passen en wie niet.

Hoewel je niet wilt discrimineren, kun je een recruiter wel degelijk iets vertellen over soft skills. Een rustige afdeling is misschien niet op zoek naar iemand die snel prikkelbaar is. Of misschien heb je veel verloop gehad omdat iedereen over een jaar hogerop wil, dus wil je iemand die op de lange termijn tevreden is met dit werk.

Ik had een bedrijf met precies dat probleem: ze bleven ongeveer elke zes maanden iemand aannemen voor dezelfde plek. Hoewel ik de commissies op prijs stelde, vond ik het jammer dat ze steeds opnieuw mensen moesten aannemen. In een gesprek met de hiring manager heb ik een suggestie gedaan. Stop met het aannemen van pas afgestudeerden en kijk naar een meer doorgewinterde werknemer (het salaris een beetje verhogen). Je wilt iemand die weet wat hij de hele dag wil doen en niet op zoek is naar een opstapje of een lichtpuntje op zijn cv. Het resultaat: een langetermijnaanwerving die me commissies kostte, maar me een band met het bedrijf opleverde. Een goed wervingsbureau zal precies dat doen. Ze zijn er voor de lange termijn. Ze willen een relatie met je opbouwen en ze zullen doen wat nodig is om dat voor elkaar te krijgen, zelfs als dat op de korte termijn verlies oplevert.

Trial and Snare (of Pare)

Als een belangrijk teamlid met familieverlof of medisch verlof gaat, ga je natuurlijk een uitzendkracht inhuren om hun plek in te vullen – je hebt geen keus. Overweeg dit te gebruiken als een kans om iemand te screenen voor een andere vacature die je misschien hebt binnen het bedrijf. Als ze een goede werknemer zijn, goed met het team samenwerken en bereid zijn, kun je ze misschien zelfs tijdens hun uitzendperiode bijscholen om te zien of ze goed bij je passen.

Heb je een functie die langer duurt dan de proefperiode van 30/60 dagen om te trainen? Dan is een tijdelijke aanstelling misschien iets voor u. Het kan maanden duren om te zien of een kandidaat geschikt is voor sommige vacatures. Als je van uitzendwerk naar permanentie gaat, heb je een langere proefperiode. En als het niet lukt, hoeft u ze niet eens te ontslaan! Bel gewoon het uitzendbureau en laat hen het vervelende deel doen. Ze sturen je ook een vervanger.

En als je besluit dat ze perfect zijn? Sommige bedrijven kiezen ervoor het contract af te kopen en betalen een vergoeding om de uitzendkracht van de loonlijst te halen en op die van hen te zetten. Afhankelijk van hoe lang de afkoopperiode is, kunt u overwegen om hen zo lang mogelijk als uitzendkracht te laten werken. Door ze als uitzendkracht te laten werken, spreidt u niet alleen de kosten van de uitkoop, maar verlengt u ook de proefperiode. Als bonus kunt u, nadat ze van de loonlijst van het uitzendbureau naar de uwe zijn overgegaan, uw eigen, normale proefperiode beginnen. Over indekken gesproken!

Garantie

Naast de wervingshulp bieden alle bureaus garantieperiodes. Als de aanwerving niet lukt, hoeft u niet te betalen en beginnen zij opnieuw met zoeken, niet u. Met sommige bureaus kunt u onderhandelen over honoraria, met andere over garantieperiodes; met sommige beide. Het kan nooit kwaad om te vragen. Vooral als u veel via hen inhuurt, of als u een nieuwe klant bent, moet u zeker proberen te onderhandelen over een van beide of beide. Maar wat de garantieperiode ook is, het is van cruciaal belang deze strikt als proefperiode te gebruiken.

Als u terugkijkt op het verloop dat u hebt gehad, hoeveel kan dan worden toegeschreven aan overhaaste aanwervingen, gebrek aan screening, of het nemen van een beslissing alleen maar om die plek op te vullen? Als u een recruiter inschakelt, maakt u die fouten niet meer zelf, maar laat u ze in uw voordeel werken.

Uw garantieperiode is een kans om ervoor te zorgen dat de nieuwe aanwinst de juiste is. Stel realistische doelen voor wat de nieuwe aanwinst binnen de garantieperiode moet hebben geleerd/bereikt/gemastered. Als hij die doelen niet haalt, is het tijd om te ruilen. Het kan een paar pogingen vergen om de juiste match te vinden, maar u hebt maar weinig werk verzet om die prestatie te leveren: en als bonus leert het bureau meer over uw bedrijf. Als ze eenmaal een idee hebben van uw prioriteiten en cultuur, zijn ze beter in staat uw volgende vacature in te vullen.

De kosten van het zakendoen

Er zijn vele soorten bureaus, met uiteenlopende vergoedings- en garantiestructuren. Dit zijn de drie hoofdtypen die je tegenkomt:

Vastgehouden
Je betaalt vooraf en geeft ze meestal het exclusieve recht om de plek in te vullen. Deze zijn zeldzaam en worden over het algemeen gebruikt voor functies op hoog of zeer moeilijk te vervullen niveau.

Kosten: Gemiddeld 10 procent van het jaarsalaris om met de werving te beginnen, nog eens 10-15 procent of meer na indiensttreding
Garantie: Ongeveer zes maanden tot een jaar

Contingentie
Deze bureaus sturen kandidaten en nemen een percentage van het jaarsalaris nadat de nieuwe aanwinst aan de garantieperiode heeft voldaan.
Kosten: Gewoonlijk 15-25 procent van het jaarsalaris
Garantie: Over het algemeen 60 dagen

Tijdelijk of Temp to Perm
Deze bureaus sturen tijdelijke werknemers die kunnen komen en gaan, of, als u vindt dat ze goed bij u passen, op uw loonlijst kunnen worden gezet. Hun contract kan worden afgekocht tegen een vergoeding, of na een bepaalde tijd kunt u gratis over hen beschikken. Er is meestal een glijdende schaal voor de uitkoop: Hoe eerder u ze van de loonlijst haalt en op de uwe zet, hoe hoger de kosten.

Kosten: 20 tot 50 procent van het uurloon
Uitkoop: Over het algemeen na 90 tot 120 dagen

Aanvullende voordelen

Als u er nog steeds niet van overtuigd bent waarom het gebruik van een wervings- en selectiebureau de juiste stap is, dan kan de beslissing om een wervings- en selectiebureau in te schakelen een aantal extra voordelen met zich meebrengen die misschien moeilijk direct te kwantificeren zijn, maar die niettemin zeer reëel zijn. Bijvoorbeeld: Tenzij je Google of Apple bent, heb je waarschijnlijk geen duizenden gekwalificeerde kandidaten in de rij staan om voor je te werken. Maar een recruiter zal uw bedrijf net zo goed aan een kandidaat “verkopen” als hij de kandidaat aan u verkoopt.

Stel dat u eindelijk hebt besloten een ontwikkelaar in dienst te nemen, maar dat uw HR-medewerkers heel weinig van coderen afweten. Recruiters die gespecialiseerd zijn in een bepaalde markt kunnen u helpen een redelijk salarispakket te bedenken, u laten weten wat u realistisch gezien van de markt kunt verwachten en, waarschijnlijk het belangrijkste, u kandidaten voorstellen in hun kandidatenpool die precies de juiste fit zijn.

Het gebruik van een wervingsbureau kan ook vanuit boekhoudkundig oogpunt nuttig zijn. De kosten van een wervingsbureau zijn bedrijfskosten – en dat kan uw resultaten ten goede komen. Volgens Bersin by Deloitte kost het invullen van een openstaande vacature gemiddeld bijna 4.000 dollar. Volgens LinkedIn is slechts 12 procent van de beroepsbevolking actief op zoek naar een baan, maar staat 85 procent open voor nieuwe mogelijkheden. Recruiters van bureaus wachten niet alleen op een kwaliteitskandidaat die bij hen binnenloopt – ze speuren uw concurrenten en de markt af naar mensen in vergelijkbare functies, om te zien of iemand interesse heeft om te zoeken. Omdat recruiters zich met hart en ziel met rekrutering bezighouden, hebben ze de tijd om passieve kandidaten te identificeren en te bereiken op een manier die voor uw team waarschijnlijk niet mogelijk is.
Recruitmentbureaus kunnen een maandenlange zoektocht veranderen in een zoektocht die slechts een paar dagen duurt. Weten wanneer en hoe u ze effectief kunt gebruiken, kan niet alleen de stress van het werven verminderen, het kan u ook helpen een langdurige aanwerving te garanderen.

Recruiterbox wordt beschouwd als de meest gebruiksvriendelijke wervingssoftware op de markt. Als u klaar bent om uw werving en selectie naar een hoger niveau te tillen, vraag dan vandaag nog een Recruiterbox demo aan.