Wat is Onderhandelen?

Onderhandeling is een methode waarmee mensen meningsverschillen bijleggen. Het is een proces waarin een compromis of overeenkomst wordt bereikt terwijl ruzie en geschil worden vermeden.

In elk meningsverschil streven individuen begrijpelijkerwijs naar het best mogelijke resultaat voor hun positie (of misschien een organisatie die zij vertegenwoordigen). De principes van eerlijkheid, het streven naar wederzijds voordeel en het onderhouden van een relatie zijn echter de sleutels tot een succesvol resultaat.

Specifieke vormen van onderhandelen worden in veel situaties gebruikt: internationale zaken, het rechtssysteem, de overheid, arbeidsconflicten of huiselijke relaties als voorbeelden. Algemene onderhandelingsvaardigheden kunnen echter worden aangeleerd en toegepast in een breed scala van activiteiten. Onderhandelingsvaardigheden kunnen van groot nut zijn bij het oplossen van meningsverschillen tussen u en anderen.

Onderhandelingsfasen

Om een gewenst resultaat te bereiken, kan het nuttig zijn om een gestructureerde aanpak van de onderhandeling te volgen. In een werksituatie kan het bijvoorbeeld nodig zijn een bijeenkomst te beleggen waarin alle betrokken partijen samen kunnen komen.

Het proces van onderhandelen omvat de volgende fasen:

1. Voorbereiding
2. Discussie
3. Verklaringen van doelen
4. Onderhandelen naar een Win-Win uitkomst
5. Overeenstemming
6. Uitvoeren van een handelwijze

Voorbereiding

Voordat er onderhandeld wordt, moet worden besloten wanneer en waar een vergadering zal plaatsvinden om het probleem te bespreken en wie die vergadering zal bijwonen. Het kan ook nuttig zijn een beperkte tijdspanne vast te stellen om te voorkomen dat de onenigheid blijft voortduren.

In deze fase moet u ervoor zorgen dat alle relevante feiten van de situatie bekend zijn, zodat u uw eigen standpunt kunt verduidelijken. In het voorbeeld van uw werk zou dit inhouden dat u de “regels” van uw organisatie kent, weet aan wie hulp wordt verleend, wanneer hulp niet gepast wordt geacht en wat de redenen voor dergelijke afwijzingen zijn. Wellicht heeft uw organisatie beleidsregels waarnaar u kunt verwijzen bij de voorbereiding van de onderhandeling.

Uit de voorbereiding voorafgaand aan de bespreking van het meningsverschil kunnen verdere conflicten en onnodig tijdverlies tijdens de bijeenkomst worden voorkomen.

Discussie

In deze fase brengen individuen of leden van elke partij de zaak naar voren zoals zij die zien, d.w.z. hun interpretatie van de situatie.

De belangrijkste vaardigheden in deze fase zijn vragen stellen, luisteren en verduidelijken.

Soms is het nuttig om tijdens de discussiefase aantekeningen te maken om alle naar voren gebrachte punten te noteren voor het geval er behoefte is aan verdere verduidelijking. Het is uiterst belangrijk om te luisteren, want bij onenigheid wordt gemakkelijk de fout gemaakt om te veel te zeggen en te weinig te luisteren. Elke partij moet evenveel kans krijgen om zijn zaak uiteen te zetten.

Doelen verduidelijken

Uit de discussie moeten de doelen, belangen en standpunten van beide partijen bij het meningsverschil worden verduidelijkt.

Het is nuttig om deze factoren in volgorde van prioriteit op te sommen. Door deze verduidelijking is het vaak mogelijk een gemeenschappelijke basis te vinden of te bepalen. Verduidelijking is een essentieel onderdeel van het onderhandelingsproces; zonder verduidelijking is de kans groot dat er misverstanden ontstaan die problemen kunnen veroorzaken en het bereiken van een gunstig resultaat in de weg kunnen staan.

Onderhandelen met het oog op een win-winresultaat

Deze fase is gericht op wat een ‘win-win’-resultaat wordt genoemd, waarbij beide partijen het gevoel hebben dat ze iets positiefs hebben gewonnen door het onderhandelingsproces en beide partijen het gevoel hebben dat hun standpunt in aanmerking is genomen.

Een win-win-resultaat is meestal het beste resultaat. Hoewel dit niet altijd mogelijk is, moet het via onderhandelingen toch het uiteindelijke doel zijn.

Op dit punt moeten suggesties voor alternatieve strategieën en compromissen worden overwogen. Compromissen zijn vaak positieve alternatieven die vaak meer voordeel voor alle betrokkenen kunnen opleveren dan wanneer aan de oorspronkelijke standpunten wordt vastgehouden.

Overeenstemming

Overeenstemming kan worden bereikt wanneer begrip is opgebracht voor de standpunten en belangen van beide partijen.

Het is voor alle betrokkenen van essentieel belang om open te staan voor een aanvaardbare oplossing. Elke overeenkomst moet volkomen duidelijk worden gemaakt, zodat beide partijen weten wat er is besloten.

6. Een actieplan uitvoeren

Op basis van de overeenkomst moet een actieplan worden uitgevoerd om het besluit uit te voeren.

Zie onze pagina’s: Strategisch Denken en Actieplanning voor meer informatie.

Niet tot overeenstemming komen

Als het onderhandelingsproces vastloopt en er geen overeenstemming kan worden bereikt, dan is het opnieuw plannen van een volgende bijeenkomst geboden. Dit voorkomt dat alle partijen verwikkeld raken in verhitte discussies of ruzies, die niet alleen tijd verspillen maar ook toekomstige relaties kunnen schaden.

Op de volgende bijeenkomst moeten de onderhandelingsfasen worden herhaald. Er moet rekening worden gehouden met nieuwe ideeën of belangen en de situatie moet opnieuw worden bekeken. In dit stadium kan het ook nuttig zijn om naar andere alternatieve oplossingen te kijken en/of een andere persoon in te schakelen om te bemiddelen.

Zie onze pagina over bemiddelingsvaardigheden voor meer informatie.

Informele onderhandeling

Er zijn momenten waarop er behoefte is aan meer informele onderhandeling. Op zulke momenten, wanneer er een meningsverschil ontstaat, is het misschien niet mogelijk of passend om de hierboven beschreven fasen op een formele manier te doorlopen.

Het onthouden van de belangrijkste punten in de fasen van formele onderhandeling kan niettemin zeer nuttig zijn in een verscheidenheid van informele situaties.

In elke onderhandeling zijn de volgende drie elementen belangrijk en waarschijnlijk van invloed op het uiteindelijke resultaat van de onderhandeling:

1. Attitudes
2. Kennis
3. Interpersoonlijke vaardigheden

Attitudes

Alle onderhandelingen worden sterk beïnvloed door onderliggende attitudes ten aanzien van het proces zelf, bijvoorbeeld attitudes ten aanzien van de kwesties en persoonlijkheden die bij de specifieke zaak betrokken zijn of attitudes die verband houden met persoonlijke behoeften aan erkenning.

Kennis

Hoe meer kennis u bezit van de kwesties in kwestie, hoe groter uw deelname aan het onderhandelingsproces. Met andere woorden, een goede voorbereiding is essentieel.

Doe je huiswerk en verzamel zoveel mogelijk informatie over de kwesties.

Daarnaast moet je de manier begrijpen waarop over kwesties wordt onderhandeld, aangezien onderhandelen in verschillende situaties verschillende methoden zal vereisen.