Wat te doen als uw werkgever u te veel betaalt

Het is betaaldag! Je kijkt naar je loonstrookje of banksaldo en komt voor de beste verrassing ooit – je bent te veel betaald! Het is net als de “Bank Fout in uw voordeel” kaart in Monopoly. Maar voordat u plannen gaat maken om uw onverwachte meevaller te besteden, moet u een ontnuchterend feit in overweging nemen. Volgens de Amerikaanse federale wetgeving hebben de meeste werkgevers het recht om dat geld terug te vorderen. Deze bepalingen gelden voor werkgevers in zowel de publieke als de private sector. Het bedrijf moet echter wel kunnen bewijzen dat je per ongeluk te veel betaald hebt gekregen.

Juridische vragen daargelaten, speelt hier ook een morele kwestie. Als je per ongeluk te veel betaald hebt gekregen en niemand merkt de fout op, moet je dat dan melden? Hoe ga je te werk om het geld terug te geven? Deze gids legt alles uit wat u moet weten over onbedoelde overbetalingen door de werkgever.

Situaties waarin te veel kan worden uitbetaald

Loonklerken vergeten soms de spreekwoordelijke één te dragen, wat leidt tot rekenfouten waardoor uw loonstrookje een onverwachte boost krijgt. Of iemand maakt een typefout in een spreadsheet, en de computer spuugt een hoger totaal uit dan zou moeten. Dergelijke situaties zijn echter relatief zeldzaam. Volgens arbeidsrechtadvocaten zijn de meeste te hoge betalingen het gevolg van technische details in arbeidscontracten. Een veelvoorkomend voorbeeld:

• Een nieuwe werknemer krijgt een tekenbonus van $5.000 aangeboden, die afhankelijk is van een dienstverband van ten minste 12 maanden.
• De werknemer tekent het contract en de bonus wordt vooruitbetaald.
• Negen of tien maanden later neemt de werknemer ontslag, of wordt ontslagen wegens onvoldoende prestaties.
• Dus is niet voldaan aan de contractuele bonusbepaling dat de werknemer ten minste 12 maanden voor het bedrijf moet werken.

In een dergelijke situatie is de werknemer wettelijk verplicht de tekenbonus terug te betalen. Dergelijke zaken komen vaak voor de rechter. Maar als je te veel betaald hebt, is het een goed idee om het niet zo ver te laten komen. U kunt uiteindelijk aan de haak voor veel meer dan uw onverdiende loon als je uit aan de verkeerde kant van een rechterlijke beslissing. U zult waarschijnlijk uw eigen juridische kosten moeten betalen, en mogelijk ook alle of een deel van de kosten van uw voormalige bedrijf als u verliest.

Hoe staatswetten van invloed zijn op te hoge betalingen

Het is belangrijk op te merken dat de exacte arbeidswetgeving die dit soort situaties dekt, van staat tot staat verschilt. De federale Fair Labor Standards Act (1938) geeft bedrijven het wettelijke recht om loonbeslag te leggen op het loon van een werknemer om te veel betaalde bedragen terug te vorderen. Statuten op staatsniveau kunnen echter van invloed zijn op de wijze waarop deze normen worden toegepast. In sommige gevallen werkt de wetgeving van de staat in het voordeel van de werknemer. In andere gevallen wordt de werkgever extra beschermd.

In Indiana bijvoorbeeld kunnen bedrijven eenzijdig te veel betaalde bedragen terugvorderen door ze van je toekomstige loon af te trekken. Zij hoeven u slechts twee weken van tevoren op de hoogte te stellen voordat zij beslag leggen op uw salaris. In de staat Washington kunnen bedrijven hetzelfde doen zonder u zelfs op de hoogte te stellen. Dat geldt echter alleen als het te veel betaalde bedrag binnen 90 dagen na de uitbetaling is ontdekt.

Californië daarentegen beschermt werknemers in dit soort situaties op agressieve wijze. Het is illegaal voor een Californisch bedrijf om beslag te leggen op uw loon om te veel betaalde bedragen terug te vorderen. Ze mogen dat alleen doen als je een juridisch bindende overeenkomst ondertekent waarin de terugbetalingsvoorwaarden expliciet worden vermeld.

Om zichzelf te beschermen, behandelen de meeste werkgevers de kwestie in de contracten die je bij het begin van een nieuwe functie moet ondertekenen. De voorwaarden kunnen worden begraven in juridisch jargon of kleine lettertjes, maar veel van dergelijke contracten bevatten voorwaarden die de belangen van de werkgever beschermen, terwijl rekening wordt gehouden met zowel staats- als federale wetten.

Moet u een te veel betaald bedrag melden?

De meeste mensen zijn redelijk eerlijk. Je zou het toch niet in je hoofd halen om geld in eigen zak te steken dat je eigenlijk niet hebt verdiend? Voor anderen is de angst om “ontdekt” te worden – en mogelijk gestraft te worden – voldoende om zich uit te spreken. Deze problemen kunnen door een aantal factoren worden versterkt. Als u een goede werkrelatie hebt met uw werkgever, zult u die niet willen verpesten. Als je voor een klein bedrijf werkt dat moeite heeft om rond te komen, voelt een te hoge betaling eerder als diefstal. Misschien bent u nieuw in het bedrijf, of bent u van plan om lang bij het bedrijf te blijven. In dat geval kan het niet melden van een te hoog bedrag je carrièremogelijkheden snel schaden.

Aan de andere kant kun je in de verleiding komen om het extra geld te houden. Als u voor de werkgever werkte op basis van een contract dat inmiddels is verlopen, hebt u niet veel te verliezen. Als je sindsdien je baan hebt opgezegd onder andere voorwaarden, goed of slecht, ben je geneigd je schouders op te halen en te zeggen “nou ja, wat kunnen ze er echt aan doen?”

Het voelt vaak makkelijker om het extra geld te houden als je iemand niet in de ogen hoeft te kijken als je het hebt gedaan. Vergeet niet dat als je ervoor kiest het geld te houden (en hoopt dat het bedrijf het niet merkt), je je baan en je toekomstige relatie met je werkgever op het spel zet. Als u er niet meer werkt, kunt u ook juridische problemen krijgen. In de meeste gevallen is dat gewoon niet de moeite waard.

Hoe een te hoge betaling te melden

Bedrijven hebben meestal een beleid om met dit soort situaties om te gaan. Ongeacht of u nog voor het bedrijf werkt of niet, uw eerste stap moet zijn om het te veel betaalde bedrag te melden. De meest voor de hand liggende ontvangers zijn uw directe leidinggevende, een medewerker van de salarisadministratie of de boekhouding, of een personeelsfunctionaris.

U dient de volgende stappen te ondernemen.

• Noteer de datum waarop de betaling is gedaan en de loonperiode waarop deze van toepassing was.
• Bevestig het exacte bedrag van het te veel betaalde bedrag.
• Controleer of belastingen of andere inhoudingen van het volledige bedrag zijn afgetrokken.

Ook moet u bedenken dat lonen en salarissen niet de enige vormen van compensatie zijn die te veel kunnen worden betaald. Werkgevers geven hun werknemers soms te veel vakantiegeld, vergoeden hen voor onkosten die ze niet hebben gemaakt, of betalen te veel terug voor rechtmatig gedeclareerde onkosten.

Werk samen met uw werkgever om de situatie op te lossen

Als u zich vrijwillig meldt, is de kans groot dat uw werkgever er alles aan zal doen om het terugbetalingsproces zo gemakkelijk mogelijk te maken. Het is het beste om een manier te vinden om het teveel betaalde bedrag in één keer terug te betalen, als u dat kunt. Dit is echter niet in alle gevallen een optie. Als bijvoorbeeld niemand de fout pas weken (of maanden) later opmerkt, is het mogelijk dat u het geld niet direct beschikbaar heeft om terug te betalen.

Het opstellen van een plan om het geld terug te betalen houdt meestal in dat u een korting neemt op uw toekomstige inkomsten totdat de discrepantie is vereffend. De meeste terugbetalingsplannen spreiden het te veel betaalde bedrag over meerdere loonperioden, zodat u niet een enorme eenmalige financiële aanpassing hoeft te doen. Hoewel u dit niet hoeft te verwachten, kan uw bedrijf u simpelweg vertellen dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het terugbetalen van het geld.

Wat als uw werkgever ten onrechte beweert dat hij te veel heeft betaald?

In zeldzame gevallen beweert uw werkgever dat hij een fout heeft gemaakt en u te veel heeft betaald, terwijl dat niet zo is. Dit kan leiden tot langdurige geschillen die mogelijk niet in uw voordeel uitpakken. Het kan uw reputatie bij het bedrijf schaden. Als het tot een rechtszaak komt, kan het nog erger worden. Bedrijven hebben meestal meer juridische middelen tot hun beschikking dan individuele werknemers.

Niettemin zou uw eerste stap moeten zijn om details en documentatie te vragen. Vraag uw werkgever om een schriftelijke verklaring met een samenvatting van de datum en het bedrag van het vermeende te veel betaalde bedrag. Vergelijk dit met uw eigen gegevens om er zeker van te zijn dat u niet per ongeluk iets over het hoofd hebt gezien.

Als u de nodige stappen hebt ondernomen en uw werkgever dreigt ten onrechte met loonbeslag of andere maatregelen, raadpleeg dan een arbeidsrechtadvocaat. Gratis en goedkope rechtsbijstand diensten kunnen ook voor u beschikbaar zijn via de gemeenschap groepen en andere lokale middelen, als je ze nodig hebt.