Werknemersoriëntatie: Keeping New Employees on Board

Werknemers oriënteren op hun werkplek en hun baan is een van de meest verwaarloosde functies in veel organisaties. Een werknemershandboek en stapels papierwerk volstaan niet meer als het erom gaat een nieuwe werknemer in uw organisatie te verwelkomen.

De meest gehoorde klachten over de oriëntatie van nieuwe werknemers zijn dat deze overweldigend of saai is, of dat de nieuwe werknemer aan zijn lot wordt overgelaten. Werknemers hebben het gevoel dat de organisatie te veel informatie over hen uitstort die zij in een veel te korte periode zouden moeten begrijpen en implementeren.

Het resultaat is vaak een verwarde nieuwe werknemer die niet zo productief is als hij zou kunnen zijn. Ook is de kans groter dat hij de organisatie binnen een jaar verlaat. Dit kost zowel de werkgever als de werknemer veel geld. Vermenigvuldig dit met het aantal werknemers dat u elk jaar aanneemt, en de kosten van het verloop worden aanzienlijk.

In het licht van de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt blijft het ontwikkelen van een effectieve oriëntatie-ervaring voor werknemers van cruciaal belang. Het is van cruciaal belang dat nieuwe aanwervingsprogramma’s zorgvuldig worden gepland om de werknemer te informeren over de waarden en de geschiedenis van de organisatie en over wie wie is in de organisatie.

Een goed doordacht oriëntatieprogramma, of het nu één dag duurt of zes maanden, zal niet alleen helpen bij het behouden van werknemers, maar ook bij het verhogen van de productiviteit van werknemers. Organisaties met goede oriëntatieprogramma’s krijgen nieuwe mensen sneller op snelheid, hebben een betere afstemming tussen wat de werknemers doen en wat de organisatie van hen verlangt, en hebben een lager verloop.

Doelstellingen van oriëntatie

Werkgevers moeten zich realiseren dat oriëntatie niet zomaar een leuk gebaar is dat door de organisatie wordt opgevoerd. Het is een belangrijk onderdeel van het onthaal van de nieuwe werknemer en de integratie in de organisatie.

Om de opstartkosten te beperken
Een goede oriëntatie kan de werknemer helpen sneller op gang te komen, waardoor de kosten voor het aanleren van de baan worden beperkt.

Om de angst te beperken
Elke werknemer die in een nieuwe, vreemde situatie terechtkomt, ervaart angst die zijn of haar vermogen om het werk te leren uitvoeren kan belemmeren. Een goede oriëntatie helpt de angst te verminderen die het gevolg is van het betreden van een onbekende situatie en helpt richtlijnen te geven voor gedrag en omgang, zodat de werknemer de stress van het raden niet hoeft te ervaren.

Het personeelsverloop beperken
Het personeelsverloop neemt toe als werknemers het gevoel hebben dat ze niet worden gewaardeerd of in posities worden geplaatst waarin ze hun werk onmogelijk kunnen doen. Oriëntatie toont aan dat de organisatie de werknemer waardeert, en helpt de nodige instrumenten aan te reiken om in de job te slagen.

Om tijd te besparen voor de supervisor
Eenvoudig gezegd: hoe beter de eerste oriëntatie, hoe kleiner de kans dat supervisors en collega’s tijd zullen moeten besteden aan het onderwijzen van de werknemer. U kunt tijdens de oriëntatie effectief en efficiënt alle zaken over het bedrijf, de afdelingen, de werkomgeving en de cultuur behandelen. De manager en de collega’s hoeven deze concepten dan alleen nog maar te versterken.

Om realistische functieverwachtingen, een positieve houding en werktevredenheid te ontwikkelen
Het is belangrijk dat werknemers zo snel mogelijk leren wat er van hen wordt verwacht, en wat ze van anderen kunnen verwachten, naast het leren over de waarden en de houding van de organisatie.
Hoewel mensen uit ervaring kunnen leren, zullen ze veel fouten maken die onnodig en potentieel schadelijk zijn. De belangrijkste redenen waarom oriëntatieprogramma’s mislukken zijn: Het programma was niet gepland; de werknemer was niet op de hoogte van de functie-eisen; de werknemer voelt zich niet welkom.

Werknemersoriëntatie is belangrijk – oriëntatie biedt veel voordelen, en u kunt de feedback van deelnemende werknemers gebruiken om uw oriëntaties nog beter te maken.

Alle nieuwe werknemers moeten een oriëntatieprogramma doorlopen dat hen helpt zich aan te passen aan hun baan en werkomgeving en dat zorgt voor een positieve werkhouding en motivatie.

Een goed doordacht oriëntatieprogramma voor nieuwe werknemers kan het personeelsverloop beperken en een organisatie duizenden euro’s besparen. Een van de redenen waarom mensen van baan veranderen, is dat ze zich nooit welkom of onderdeel voelen van de organisatie waar ze gaan werken.

Wat moet er in het proces worden opgenomen?

Het belangrijkste principe dat u tijdens de oriëntatie moet overbrengen, is uw streven naar voortdurende verbetering en voortdurend leren. Op die manier raken nieuwe werknemers vertrouwd met het stellen van vragen om de informatie te verkrijgen die ze nodig hebben om te leren, problemen op te lossen en beslissingen te nemen.

Een goed doordacht oriëntatieproces kost energie, tijd en inzet. Maar het loont meestal de moeite voor de individuele werknemer, de afdeling en de organisatie. Een voorbeeld hiervan is het succes van Mecklenburg County (North Carolina) bij het vernieuwen van het oriëntatieprogramma voor werknemers.

De werkgever wilde zijn credo waarmaken, namelijk dat werknemers de grootste hulpbron van de organisatie zijn. In 1996, als onderdeel van een groter initiatief om de dienstverlening aan te passen aan de behoeften van de klant, nam het personeel van de afdeling Personeelszaken van Mecklenburg County een slimme beslissing. Zij beschouwden nieuwe werknemers als onderdeel van hun klantenbestand en vroegen hun klanten wat zij wilden.

Werknemers werd gevraagd wat zij van oriëntatie wilden en nodig hadden. Ook werd hen gevraagd wat ze wel en niet leuk vonden aan de oriëntatie. Nieuwe werknemers werd gevraagd wat ze wilden weten over de organisatie. Daarnaast werd aan de senior managers van de organisatie gevraagd wat volgens hen belangrijk was voor werknemers om te leren als ze op de loonlijst van de county kwamen.

Met behulp van de feedback van werknemers realiseerde het HR-trainingspersoneel van Mecklenburg zich eerst dat er meer nodig was dan een trainingssessie van een halve dag om aan de behoeften van werknemers te voldoen. Vertrouwend op de feedback van de werknemers stelden de trainers een eendaagse oriëntatie samen die werknemers gaf wat ze zeiden te willen en wat volgens het senior management werknemers moesten weten.

In essentie bevat de oriëntatiemix nu de minder spannende onderwerpen zoals W-2’s en diverse beleidsregels en procedures, maar ook details die de werknemer iets over de organisatie laten weten.

Kunt u meer informatie krijgen over hoe u een oriëntatie kunt plannen die nuttig en leuk is?

Belangrijkste planningsvragen

Human Resource-professionals en lijnmanagers moeten zich eerst buigen over de belangrijkste planningsvragen voor de oriëntatie van nieuwe werknemers voordat ze een bestaand programma implementeren of vernieuwen. Dit zijn de belangrijkste vragen.

• Welke dingen moeten nieuwe werknemers weten over deze werkomgeving om zich meer op hun gemak te voelen?
• Welke indruk en impact wil je hebben op de eerste dag van een nieuwe werknemer?
• Welke belangrijke beleidsregels en procedures moeten werknemers op de eerste dag kennen om fouten op de tweede dag te voorkomen? Concentreer u op essentiële zaken.
• Welke speciale zaken (bureau, werkplek, apparatuur, speciale instructies) kunt u aanbieden om nieuwe werknemers zich prettig, welkom en veilig te laten voelen?
• Welke positieve ervaring kunt u de nieuwe werknemer bieden die zij aan het eind van de eerste werkdag met haar familie kan bespreken? De ervaring moet de nieuwe werknemer het gevoel geven dat de organisatie hem waardeert.
• Hoe kunt u de supervisor van de nieuwe werknemer helpen om op de eerste dag beschikbaar te zijn voor de nieuwe werknemer om persoonlijke aandacht te geven en een duidelijke boodschap over te brengen dat de nieuwe werknemer een belangrijke aanvulling is op het werkteam?

Hoe zet je je beste beentje voor bij een nieuwe werknemer

Omdat de eerste indruk cruciaal is, zijn hier enkele tips om je beste beentje voor te zetten. Maak plezier. Concentreer je alleen op de zeer belangrijke onderwerpen van het handboek. Speel wat spelletjes – dit kan mensen helpen te leren. Spelletjes zijn bijvoorbeeld:

Photo Match: na de rondleiding. Elke werknemer krijgt foto’s van andere werknemers en een lijst met namen. Het doel is om de naam met het gezicht te matchen.

Signature Hunt: Geef werknemers tijdens hun rondleiding door de fabriek een stuk papier met de namen van enkele medewerkers die ze zullen ontmoeten. Vervolgens wordt hen gevraagd de handtekeningen te verzamelen van de mensen die ze ontmoeten. De werknemer die de meeste handtekeningen van verschillende nieuwe collega’s heeft, krijgt een prijs.

Andere spelletjes die betrekking hebben op wat de werknemer tijdens de oriëntatie heeft geleerd, zijn ook effectieve garanties dat de oriëntatie een succes is.

Stappen om de nieuwe medewerker welkom te heten

• Begin het proces voordat de nieuwe persoon begint met werken. Stuur de nieuwe medewerker een agenda met de aanbiedingsbrief, zodat de medewerker weet wat hem of haar te wachten staat. Houd contact nadat hij of zij de functie heeft aanvaard om vragen te beantwoorden. Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe persoon klaar is voor de eerste werkdag.
• Zorg ervoor dat belangrijke collega’s weten dat de werknemer begint en moedig hen aan om “hallo” te komen zeggen voordat de oriëntatie begint. Een welkomstbrief voor nieuwe werknemers met een agenda stelt collega’s in staat om in contact te blijven met de nieuwe werknemer en haar schema.
• Stel een mentor of buddy aan, om de nieuwe persoon rond te leiden, introducties te maken, en te beginnen met de training. Laat de mentor voldoende van tevoren weten, zodat hij voorbereidingen kan treffen. De mentorrelatie zou 90 dagen moeten duren en kan veel langer duren als het paar een goede band heeft. Veel relaties gaan jaren door en kunnen zelfs uitmonden in een sponsorschap.
• Begin met de basis. Mensen worden sneller productief als ze stevig geaard zijn in de basiskennis die ze nodig hebben om hun baan te begrijpen. Richt je op het waarom, wanneer, waar en hoe van de functie voordat je van hen verwacht dat ze opdrachten of grote projecten gaan uitvoeren. Overstelp hen niet met te veel informatie.
• Voorzie het oriëntatiepakket van voorbeelden over het invullen van formulieren en de functiebeschrijving van de persoon.
• Heb wat plezier. Concentreer je alleen op de zeer belangrijke onderwerpen van het handboek. Speel wat spelletjes-dat kan mensen helpen leren.
• Zorg voor een lijst met FAQ’s met een contactpersoon, en telefoonnummer of extensie.
• Plan om de nieuwe werknemer mee te nemen voor de lunch, of vraag anderen om de nieuwe werknemer te vergezellen in de lunchroom of in een vergaderruimte met andere leden van de afdeling. De eerste dag op het werk is niet de dag om de nieuwe werknemer alleen te laten tijdens de lunch.
• Dit is een goed moment voor de supervisor om de werknemer mee te nemen naar de lunch, andere collega’s erbij te betrekken en ervoor te zorgen dat de werknemer op zijn gemak is. Het is ook een uitstekende omgeving waarin werknemers elkaar en de nieuwe collega kunnen leren kennen.
• Houd het gezin van de nieuwe persoon in gedachten. Een nieuwe baan betekent een aanpassing voor het hele gezin, vooral als ze verhuisd zijn. Doe wat u kunt om de overgang te vergemakkelijken en hen te helpen zich op hun gemak te voelen in de gemeenschap.
• Vraag om feedback. Vraag voormalige nieuwkomers hoe zij het oriëntatieproces hebben ervaren, en wees niet bang om veranderingen aan te brengen op basis van die aanbevelingen. U kunt twee tot vier weken nadat de werknemer is begonnen een evaluatie sturen, en vragen: Nu u een tijdje bij het bedrijf bent geweest, voldoet de oriëntatie voor nieuwe werknemers aan uw behoeften?
  Nadat de werknemer een tijdje voor u heeft gewerkt, komt hij erachter wat hij had moeten leren maar niet heeft geleerd tijdens de oriëntatie. In Mecklenburg County zei een van de trainers, Allyson Birbiglia, na hun herontwerpproces: “We erkennen dat we de oriëntatie voortdurend moeten verbeteren om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van onze klanten. What works now may not serve our employees well next month or next year.”

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.