9 skvělých aplikací pro plánovače akcí a svateb

Přibližně na začátku roku 2010 jsem se vydal na novou kariérní cestu – rozhodl jsem se stát plánovačem akcí. Od začátku jsem řídil akce v Singapuru, Paříži, Dubaji a Cancúnu a organizoval vše od komorních banketů až po velké zahajovací ceremoniály. Každá akce byla jedinečná a já jsem miloval každý její okamžik.

Přestože to bylo teprve před pěti lety, když jsem se svým novým podnikáním začínal, dobré nástroje pro plánování akcí byly těžko dostupné. Neexistovalo mnoho softwarových řešení ani mobilních aplikací určených pro plánovače akcí, takže jsem byl nucen vystačit si s tabulkami v Excelu, prezentacemi v PowerPointu a spoustou dokumentů ve Wordu.

Za velmi krátkou dobu se ale věci hodně změnily.

Dnes mají plánovači akcí k dispozici několik docela zajímavých nástrojů, které jim zjednodušují složitou práci. Rád bych se podělil o některé z těch nejlepších, které jsem učinil součástí své sady nástrojů pro plánování akcí.

Nalézání kreativní inspirace

Jednou z nejužitečnějších aplikací pro hledání kreativní inspirace je Pinterest, populární sociální síť pro shromažďování a sdílení obrázků. Můžete procházet tisíce fotografií a obrázků a najít kreativní inspiraci pro svou příští akci. Tato obrovská knihovna obrázků je obzvláště užitečná při vymýšlení nápadů na výzdobu, design a témata událostí.

K dispozici na:

Připojení k internetu: Web, iOS a Android

Cena: zdarma

Profi tip: Vytvořte si účet na Pinterestu a každému klientovi založte samostatnou „nástěnku“. Takto můžete vzájemně sdílet nápady, aniž byste si museli posílat e-maily sem a tam.

Udržování pořádku v poznámkách a plánovacích materiálech

Když jde o udržování pořádku, není lepšího přítele než Evernote. Tato aplikace umožňuje uchovávat všechny vaše „věci“ na jednom pohodlném místě, ať už jde o obrázky, text, jakýkoli druh poznámek – dokonce i celé webové stránky. Vše si navíc můžete podle potřeby kategorizovat přidáním značek.

K dispozici je na: Web, Mac, Windows, Android, iOS a Windows Phone

Cena: zdarma, premium za 5 USD/měsíc, business za 10 USD/měsíc (na uživatele)

Pro tip: Nainstalujte si rozšíření prohlížeče Evernote Web Clipper a rychle ukládejte nejzajímavější obsah, který najdete na internetu, do svého účtu Evernote.

Power user hack:

Komunikace se členy týmu

Potřeba řídit současně velký tým i různé externí dodavatele může být složitá. Služba Slack však zefektivňuje komunikaci tím, že nahrazuje dlouhatánské e-maily krátkými texty podobnými „chatu“. Slack také umožňuje vytvářet samostatné skupiny a přidávat ke zprávám značky pro snadnější vyhledávání informací.

K dispozici na:

Cena: zdarma (až pro 10 000 zpráv), pak tarify začínají na 7 USD/měsíc (na uživatele)

Profi tip: Vytvářejte různé skupiny pro různé segmenty týmu, aby byla zpětná komunikace cílená a efektivní.

Další AllBusiness:

99 inspirativních citátů pro podnikatele

Průvodce 12 kroky k vytvoření vaší úplně první mobilní aplikace

10 neocenitelných nástrojů pro provozování malého podniku

25 nejlepších nápadů pro domácí podnikání

Sbírání obrázků z akcí

Chtěli jste někdy mít přehled o celé produkci akcí včetně všech obrázků od dodavatelů a různých členů týmu? Skvělým řešením je aplikace Capsule. Požádejte všechny zúčastněné strany, aby si stáhly aplikaci Capsule photo, a pak se všechny snímky, které pořídí, importují do vaší sdílené „kapsle“ online. Už nemusíte všechny honit kvůli jejich fotografiím!

K dispozici na:

Cena: zdarma

Pro tip: Doporučte tuto aplikaci svým klientům – budou vás za ni milovat! K dispozici je také tržiště, kde si uživatelé mohou objednat výtisky svých snímků.

Splánování schůzek

Ačkoli pravděpodobně pracujete s jednotlivými dodavateli jeden na jednoho, někdy se všichni účastníci projektu musí zúčastnit skupinové schůzky. Zkoordinovat datum a čas, který by vyhovoval všem, není snadné, ale Doodle umožňuje navrhnout různé možnosti a získat od každého účastníka odpovědi podobné anketě.

K dispozici na:

Cena: zdarma, premium za 39 dolarů ročně (k dispozici je také verze pro firmy, která začíná na 69 dolarech ročně

Správa všech aspektů vaší události

Mít informace o události roztroušené v různých aplikacích, e-mailech a počítačových souborech může výrazně zhoršit úspěch vaší příští události. Díky centrálnímu pracovnímu prostoru je snazší mít vše pod kontrolou. Aplikace Planning Pod je speciálně navržena pro plánovače akcí a nabízí více než dvě desítky nástrojů pro správu akcí. Dobrý přehled o tom, co všechno aplikace Planning Pod umí, najdete v tomto videu.

K dispozici na:

Cena: zkušební verze zdarma (30 dní), poté plány od 19,99 USD/měsíc

Pro tip: Aplikaci Planning Pod můžete sdílet se svým týmem (a případně i s klienty) a přidělovat jim úkoly, nastavovat termíny a spravovat veškerou týmovou spolupráci.

Udržování klientů v obraze

Planning Pod nabízí funkci, která vám umožní informovat klienty o všech aspektech procesu plánování akce, ale někdy chcete nástroj, který vám umožní sdílet s nimi jen ty nejdůležitější části. Blossom je nástroj pro správu projektů navržený tak, abyste mohli postupně sledovat průběh události. Byl navržen především pro použití v technologických společnostech ke sledování vývoje produktů, ale skvěle funguje i pro správu akcí.

Blossom umožňuje vytvářet „karty“ pro jednotlivé úkoly akce, které lze přesouvat z etapy do etapy podle toho, jak jsou jednotlivé části dokončeny. Na konec můžete také přidat krok „schválení klientem“, který umožní klientovi dát každou položku k závěrečnému posouzení.

K dispozici na: Web

Cena: zkušební verze zdarma (14 dní), poté plány od 19 USD/měsíc

Pro tip: Blossom je integrován se Slackem, což usnadňuje sledování položek uvedených v Blossomu s členy týmu.

Správa pozvánek, registrací a vstupenek

Plánujete-li událost, která vyžaduje registraci nebo prodej vstupenek, Bizzabo vám umožní vytvořit událost, přidat typy vstupenek, vytvořit webové stránky události a rozeslat pozvánky – to vše v rámci jedné aplikace. Bizzabo vám také pomůže mít přehled o tom, co o vaší události říkají lidé na sociálních sítích. V den konání akce vám aplikace umožní zasílat účastníkům push oznámení o případném zpoždění nebo změnách programu. Dobrý přehled o tom, jak aplikace Bizzabo funguje, najdete v tomto videu.

K dispozici na: Web, iOS a Android

Cena: plány se pohybují od bezplatných až po placené vlastní plány

Pro tip: Bizzabo nabízí speciální doplněk pro účastníky akce: mohou pomocí aplikace navazovat kontakty a posílat si navzájem zprávy, aby si domluvili schůzky apod.

Jak vidíte, existuje spousta úžasných aplikací a webových nástrojů, které vám mohou pomoci zajistit, aby vaše příští akce byla nezapomenutelná. Používáte nějaké další, které jsme vynechali? Podělte se s námi o ně v komentářích níže.

Přečtěte si všechny články Melanie Haselmayr na webu AllBusiness.com.

Související články na AllBusiness:

28 chyb, kterých se podnikatelé dopouštějí při prezentaci investorům

25 nejčastěji kladených otázek k zahájení podnikání

9 klíčových způsobů, jak se připravit na M&A transakci

65 otázek, na které se začínajícím podnikatelům ptají rizikoví kapitalisté

Místní informace o 15 milionech podniků najdete na InBusiness.com.