Jak vytvořit elektronický podpis v aplikaci Excel
Vytváření elektronických podpisů v aplikaci Microsoft Excel je jednoduchý proces. Firmy často používají listy aplikace Excel stejným způsobem jako jiné dokumenty, například soubory PDF a Word.
Přidání elektronických nebo digitálních podpisů do těchto dokumentů, na rozdíl od podpisů perem a inkoustem, může ušetřit značné množství času a zdrojů. To platí zejména v případě, kdy musí dokumenty schvalovat více lidí v organizaci.
Navíc pokud klientům poskytnete možnost rychlého schválení dokumentů přidáním podpisového řádku, pravděpodobně to povede ke zvýšení míry konverze a zkrácení doby zpracování návrhů, smluv, zpráv, faktur atd.
V tomto příspěvku nastíníme rozdíly mezi dvěma hlavními typy virtuálních podpisů a ukážeme vám, jak přidávat elektronické podpisy a podpisové řádky do dokumentů aplikace Excel.
Co je to elektronický podpis?
Co je to elektronický podpis?
Zjednodušeně řečeno, elektronický podpis je virtuální značka připojená k dokumentu na znamení schválení. Řekněme, že někdo obdrží smlouvu jako přílohu e-mailu. Otevře dokument, na konec poslední stránky přidá okopírovaný obrázek podpisu a odešle jej zpět. Právě dokument elektronicky schválil.
Specializovanými nástroji je možné tento proces doplnit o další vrstvy zabezpečení. Po elektronickém podepsání dokumentu se automaticky vygeneruje certifikát a jeho kopie se uloží do cloudu ve formátu PDF.
Všeobecně lze říci, že elektronické podpisy jsou stejně bezpečné jako typické vlastnoruční podpisy, ne-li bezpečnější. Vlády po celém světě zavedly řadu právních předpisů (eIDAS, ESIGN Act, Electronic Communications Act atd.). Elektronické podpisy navíc obvykle doprovází rozsáhlá „auditní stopa“, například e-maily, což velmi usnadňuje jejich ověřování.
Co je to digitální podpis?
Digitální podpis je vysoce bezpečný typ elektronického podpisu. Digitální podpisy se při ověřování dokumentů opírají o takzvanou infrastrukturu veřejných klíčů (PKI). Je téměř nemožné zfalšovat digitální podpis nebo změnit jednou podepsaný dokument.
Fyzické osoby, které chtějí používat digitální podpisy, si musí nejprve zakoupit digitální certifikát (nebo digitální ID) od „certifikační autority“. Při každém schvalování smlouvy, návrhu, faktury atd. připojí toto digitální ID k dokumentu, čímž vytvoří jedinečný zašifrovaný soubor. Tento soubor lze dešifrovat pouze pomocí veřejného klíče výslovně spojeného s danou osobou.
Chcete-li přidat digitální podpis v aplikaci Excel (která automaticky rozpozná všechny digitální certifikáty uložené v počítači), musíte si nejprve zakoupit ID nebo vytvořit vlastní.
Kdy byste se měli podepsat v aplikaci Excel?
Podpis (nebo podpisový řádek) můžete potřebovat přidat na stránku aplikace Excel z několika důvodů.
Níže uvádíme některé z nejčastějších:
- Schvalování interních účetních zpráv a souborů s velkým množstvím dat.
- Požádání klientů o schválení faktur, cenových tabulek, nabídek nebo stvrzenek.
- U dokumentů aplikace Excel obsahujících výpočty, které vyžadují ověření ze strany vedení nebo účetnictví.
- Klient výslovně požádá o dokument ve formě souboru aplikace Excel.
I když většinu dokumentů vytváříte ve formátech PDF nebo Microsoft Word, je dobré mít jasné postupy pro vytváření elektronických podpisů v aplikaci Excel, pokud by to někdy bylo potřeba.
Jak vytvořit elektronický podpis v aplikaci Excel
V aplikaci Excel máte možnost přidat buď viditelný, nebo neviditelný podpis. Můžete také vytvořit samostatný podpisový řádek, který umožní příjemcům udělit souhlas.
Provedete následující kroky:
- Otevřete dokument aplikace Excel.
- Vyberte oblast, kam chcete umístit podpis.
- Klepněte na kartu Vložení a poté vyberte možnost Text > Podpisový řádek > Podpisový řádek Microsoft Office.
- Zobrazí se dialogové okno Nastavení podpisu. Zadejte informace, které se mají zobrazit:
-
- Navrhovaný podepisující – Jméno příjemce (pokud dokument podepisujete vy, bude to vaše jméno)
- Navrhovaný titul podepisujícího – Pracovní funkce příjemce, např, „manažer“ nebo „generální ředitel“.
- Navrhovaná e-mailová adresa podepisujícího – E-mailová adresa příjemce.
- Pokyny pro podepisujícího – Jakékoli pokyny, které chcete uvést.
-
- Zaškrtněte políčka ve spodní části vyskakovacího okna („Povolit podepisujícímu…“ a „Zobrazit datum podpisu…“), pokud chcete zobrazit datum podpisu a/nebo povolit podepisujícímu přidat komentáře, a klikněte na tlačítko OK.
- Dvakrát klikněte na řádek podpisu (nebo klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost Podepsat). Můžete být vyzváni k uložení dokumentu.
- Pokud v současné době nemáte k dispozici žádný digitální certifikát, zobrazí se vyskakovací okno s dotazem, zda chcete „Získat digitální ID“, pokud tak chcete učinit, vyberte Ano a postupujte podle pokynů. Případně si můžete certifikát vytvořit podle těchto pokynů.
- Do pole ve vyskakovacím okně zadejte své jméno (nebo stiskněte tlačítko vybrat obrázek), včetně případných dalších údajů, pokud si to přejete, a klepněte na tlačítko Podepsat.
Jak vytvořit neviditelný podpis v aplikaci Excel
Alternativně můžete do aplikace Excel přidat neviditelný podpis. Váš podepsaný dokument bude mít ve spodní části stránky kartu Podpisy:
Postupujte podle následujících kroků:
- Otevřete dokument aplikace Excel.
- Zvolte kartu Soubor a vyberte možnost Chránit sešit > Přidat digitální podpis.
- Vyplňte vyskakovací pole a klikněte na tlačítko Podepsat.
Jak přidat soubor aplikace Excel k dokumentu v nástroji PandaDoc
Pokud dáváte přednost vytvoření samostatného písemného dokumentu před tabulkou, kterou mají příjemci podepsat, můžete tak učinit v nástroji, jako je PandaDoc, a připojit všechny příslušné soubory aplikace Excel.
Pro přidání souboru Excel do aplikace PandaDoc postupujte podle následujících kroků:
- Přihlaste se do svého účtu PandaDoc.
- Otevřete dokument na kartě Dokumenty (levý panel nástrojů) nebo jej nahrajte výběrem možnosti Nový dokument (pravý horní roh).
- V pravém panelu nástrojů v editoru dokumentu vyberte Více a zvolte Připojené soubory.
- Klikněte na Nahrát přílohu.
Vyzkoušejte si PandaDoc zdarma
PandaDoc je přední webové řešení pro správu smluv. Pomocí něj můžete rychle a bezpečně přidávat podpisy a podpisová pole do svých dokumentů. Získáte také přístup k sadě nástrojů, které šetří čas, jako jsou šablony dokumentů, analytika, možnosti automatizace a další.
Přihlaste se k našemu plánu „navždy zdarma“ nebo využijte 14denní zkušební verzi prémiového balíčku.