Klíčový rozdíl mezi zásadami a postupy

Zásady a postupy jsou základem vaší společnosti. I když nejsou sepsány, zásady a postupy definují vaši organizaci a zajišťují její hladký chod. Pro dosažení nejlepších výsledků by však měly být zásady i postupy sepsány a kodifikovány, aby se předešlo nedorozuměním nebo neefektivitě. Existuje spousta softwarů pro „zásady a postupy“, které vám a vaší společnosti pomohou tato pravidla a postupy sepsat a sdílet je se zaměstnanci; jaké jsou v praxi rozdíly mezi zásadami a postupy a jak vám software pro zásady a postupy pomůže s jejich správou?

Definice zásad

Zásady jsou velké, zastřešující principy vaší organizace. Udávají směr, řídí a ovlivňují rozhodování. Zásady řídí každodenní činnosti a strategie, ale umožňují flexibilitu – velkým klíčovým slovem pro zásady je „řídící“. Stanovují rámec filozofie řízení, záměrů a cílů. Zásady se mohou řídit obchodní filozofií, konkurencí, tlakem trhu, zákony nebo předpisy a v mnoha případech všemi těmito faktory.

Firemní zásady obvykle obsahují témata, jako je používání sociálních médií, nemocenská a placená dovolená, přijatelné chování na pracovišti a kodexy chování, přijímání a ukončování pracovního poměru zaměstnanců, diskriminace na pracovišti a řádné certifikace a licence, mezi spoustou dalších témat, z nichž některá jsou specifická pro vaši firmu.

Definice postupů

Postupy mají úzké zaměření; popisují krok za krokem, jaké kroky je třeba v konkrétních případech provést. Postupy mají začátek a konec a měly by být striktně dodržovány, aby bylo dosaženo požadovaného výsledku. Cykličnost a jednotnost postupu jsou životně důležité pro školení nových zaměstnanců, dodržování předpisů, zlepšování procesů a audit.

Příkladem procedurálních témat jsou postupy při mimořádných událostech, objednávání materiálu, obsluha zařízení nebo způsob inventarizace zásob a zboží.

Policie vs. postupy:

Při tvorbě, aktualizaci a implementaci zásad a postupů existují některé klíčové rozdíly.
Policie:

• Mění se zřídka
• Uvádí kdo,co kdy nebo proč
• Jsou široké a obecné

Postupy:

• Průběžně se mění a zlepšují
• Uvádějí co, jak, kdy nebo kdo
• Nabízejí podrobný popis činností

Při tvorbě zásad a postupů je důležité pochopit, čeho se každý z nich týká a co je jejich cílem. Vaše firemní zásady týkající se schůzek by neměly obsahovat konkrétní scénář, který je třeba dodržovat, stejně jako váš postup pro inventarizaci by neměl obsahovat pouze „spočítejte předměty“. Je také důležité pochopit, jak často by měl být každý z nich aktualizován, protože váš software pro zásady a postupy by měl být schopen zvládnout průběžně aktualizované postupy, které vaše organizace vydává, a zároveň evergreenové zásady.

Například ve veřejné škole může existovat zásada, že jednou měsíčně by se mělo konat požární cvičení; jedná se o obecné prohlášení, které se pravděpodobně nebude měnit. V postupu požárního cvičení je uvedeno, kam by se měly jednotlivé třídy v případě požárního cvičení vydat, jsou zde zaznamenány konkrétní trasy a nabídnuty alternativy; jak cvičení probíhají, je pravděpodobné, že se postup bude měnit a zlepšovat.

Putting Policies and Procedures to Work

Nemyslete v duchu zásady vs. postupy. Aby společnost prosperovala, musí mít obojí, ne pouze jedno nebo druhé. Zásady se dívají na celkový obraz, zatímco postupy podrobně popisují jednotlivé procesy. Obojí má své místo v každodenním fungování organizace a úspěchu zaměstnanců.

Protože jsou tyto pojmy tak důležité, je nezbytné, aby vaši zaměstnanci znali jak zásady, tak postupy vaší společnosti a věděli, kdy je mají uplatňovat. Software pro zásady a postupy, jako je například TotalCompliance, vám to pomůže zajistit. Mít své soubory v cloudovém systému znamená, že vaši zaměstnanci budou mít vždy přístup k informacím, které potřebují, když je potřebují.

Pokud jde o tvorbu zásad a postupů, TotalCompliance nabízí funkci workflow, která vám umožní odesílat dokumenty v rámci důkladného přezkoumání, přičemž všichni vaši recenzenti vám poskytnou náhled a umožní vám snadno odeslat novou verzi po přijetí revizí. Po schválení zásad nebo postupů vám systém TotalCompliance pomůže sdělit je správnému publiku – ne každá kancelář nebo skupina bude koneckonců potřebovat znát správný postup pro inventarizaci a vašim zaměstnancům ušetří čas, aby se nemuseli probírat dokumenty, které se jich netýkají.

Stále se aktualizující a zdokonalující postupy, které vytvoříte, budou těžit z kontroly verzí – vaši zaměstnanci si vždy otevřou dokument s postupem na ten nejnovější. Můžete si být jisti, že se vaši zaměstnanci neřídí zastaralými pokyny.

Jednou z nejdůležitějších funkcí, které TotalCompliance nabízí, je možnost testovat zaměstnance na porozumění. Můžete vytvořit testy, které zaměstnanci po přečtení dokumentu vyplní, abyste se ujistili, že informace správně vstřebali. To je velmi užitečné pro podporu komunikace a neefektivity ve vaší organizaci a zároveň pro zajištění shody s předpisy.

Another feature that helps promote compliance is tracking – TotalCompliance will let you know who has read the policy or procedure, tested and passed, and more importantly, who hasn’t completed those tasks. At that point, you can take advantage of TotalCompliance’s automated reminder feature, which increases in frequency the longer the task is unfinished, or escalates up the employees management tree.

These are just some of the benefits a policy and procedure software like TotalCompliance can offer you – request a demo today!