Napište poptávkový dopis:

Původní text napsala Shannon McBride

Shannon McBride se již více než 20 let zabývá psaním grantů pro neziskové organizace, školy, univerzity a obce. Její společnost Consulting Connections, Inc. poskytuje školení a poradenství také ve světě komerčních návrhů. Je autorkou knihy Writing Grants for the Common Good (Psaní grantů pro společné dobro) a prostřednictvím veřejných seminářů a webinářů učí ostatní, jak zlepšit své dovednosti v oblasti získávání grantů.

Mnoho poskytovatelů grantů v současné době upřednostňuje, aby žádosti o finanční podporu byly předkládány ve formě dopisu o záměru nebo dotazu namísto plné žádosti. To potenciálním poskytovatelům finančních prostředků pomáhá rozhodnout, zda je projekt zaujal natolik, aby si vyžádali formální žádost o grant. (Vládní agentury však takový dopis nevyžadují, protože mají formálnější postup pro získání kvalifikace.)

Záměr: miniaturní náčrt vaší neziskové organizace

Záměr poskytuje poskytovateli podpory miniaturní náčrt vaší organizace, potřeby, kterou řešíte, a popis vašeho projektového plánu. Nadace obvykle určí správce grantů (GA), který dopisy se žádostí nebo záměrem prověří a rozhodne, zda je program hoden jejich posouzení a případného financování.

Správci grantů dopisy rychle „projdou a proskenují“, a pokud usoudí, že financování vašeho programu by mohlo být velmi pravděpodobné, mohou vás požádat o další informace nebo vás vyzvat k podání návrhu na grant.

Stojí za to investovat čas.

Při předložení LOI se dozvíte, zda bude váš úplný návrh na grant zvažován – což je lepší než ztrácet čas a úsilí psaním úplného návrhu pro poskytovatele, který váš projekt pravděpodobně nepodpoří.

Příprava LOI může vyžadovat téměř tolik času jako úplný návrh. Použití menšího počtu slov k předání vašeho sdělení vyžaduje větší přípravu stručného textu.

Začněme tím, že uspořádáme LOI „správným“ způsobem.

Přestože neexistuje žádný „šablonovitý“ poptávkový dopis, pokud uspořádáte svůj LOI podle hlavních témat uvedených níže, má větší šanci dostat se ke strážci brány – grantové administrativě – a dále k radě k posouzení.

1. Předmět. Uveďte předmět, aby čtenáři mohli okamžitě identifikovat obsah dopisu – ještě předtím, než se začtou do textu.
2. Úvod. Vysvětlete, proč jste jim zaslali dopis s dotazem, abyste se dozvěděli, zda byste mohli být vyzváni k předložení úplného návrhu. V této části uveďte výši finančních prostředků, o které žádáte. Uveďte také stručné shrnutí.
3. Přehled organizace. Uveďte stručný přehled vaší organizace s jasným zaměřením na vaši schopnost naplnit uvedenou potřebu. Popište zaměstnance a jejich příslušnou kvalifikaci související s projektem. (Prohlášení o poslání si nechte pro úplný návrh.)
4. Vyjádření potřeby nebo problému. Jasně popište potřebu nebo problém. Uveďte příslušné demografické údaje, několik konkrétních příkladů problému a podpůrné statistické údaje.
5. Popis projektu. Ukažte, že máte životaschopné řešení odpovídající dané potřebě. Stručně popište projekt a uveďte podpůrné činnosti, přímé zapojení pracovníků a jejich tituly a požadované cíle.
6. Další zdroje financování. Uveďte další zdroje financování, včetně vládních agentur a soukromých a veřejných nadací, včetně těch, které v současné době oslovujete s žádostí o finanční podporu.
7. Soulad se zaměřením sponzora. Jasně sdělte, jak váš projekt souvisí s jeho pokyny pro financování a filantropickou filozofií.
8. Jasný závěr. Dopis uzavřete kontaktními údaji. Ujistěte čtenáře, že jste k dispozici pro zodpovězení případných dalších otázek, na které se v dopise nedostalo. Vyjádřete uznání za to, že vaši žádost zvážili.
9. Přílohy. Přiložte pouze ty přílohy, které jsou jasně specifikovány v pokynech potenciálních sponzorů. Přiložte rozpočet projektu, který jasně ukazuje vztah mezi finanční podporou a udržitelností projektu.

Jak napsat hlavní části poptávkového dopisu.

Využijte doporučený limit tří stran a jasně popište svůj projekt včetně filantropického zaměření. Informace o rozpočtu uveďte jako samostatnou přílohu v rozsahu 2 – 3 stran.

Uveďte dopis stručným shrnutím.

Úvodem k LOI je krátké shrnutí. Uveďte název své organizace, částku, o kterou žádáte, a název programu nebo projektu. Popište kvalifikaci pracovníků projektu a způsob hodnocení úspěšnosti programu a uveďte časový plán projektu.

Uveďte částku, o kterou žádáte, na začátku (nikoli na konci dopisu), aby ji čtenáři nemuseli hledat. Zde je příklad prvního řádku úvodního dopisu:

Píši vám jménem organizace Habitat for Humanity of Central Idaho, abych vás požádal, zda bychom mohli podat oficiální žádost o grant ve výši 15 000 USD od nadace West Valley Farm Foundation. Grant bude použit na pořízení jednoho ze dvou stavebních pozemků, přičemž kupní cena každého z nich je 75 000 USD.

Krátce popište svou organizaci, včetně její historie a úspěšných programů.

Uveďte stručnou historii vaší neziskové organizace (kdy vznikla a za jakým účelem) a krátký popis vašich programů. Pokud jste začínající organizace, popište programy, které plánujete nabízet jako výsledek vašeho úsilí o získání finančních prostředků.

1. Jasně propojte současné aktivity vaší neziskové organizace a to, čeho hodláte dosáhnout v budoucnu s požadovanými finančními prostředky.
2. Popsat dva nebo tři projekty, které jste úspěšně realizovali. Pokud je vaše organizace nová, věnujte se svým plánům souvisejícím s cílovým projektem.
3. Krátce popište, jak je nezisková organizace řízena. Uveďte deskriptory jako „silné vedení správní rady“, „robustní management“ nebo „neustálé zlepšování“.
4. Soustřeďte se na schopnost vaší neziskové organizace uspokojit uvedené potřeby. Níže uvedený příklad zobrazuje v první větě úvodního odstavce úspěchy programů této organizace za posledních šest let.

HHCI působí v okrese Olympus od roku 2011 a staví domy ve spolupráci s těmi, kteří potřebují důstojné a dostupné bydlení. Za necelých sedm let naše organizace dokončila deset domů pro rodiny s nízkými příjmy a poskytla tak dostupné bydlení více než 75 rodinným příslušníkům.

Předložte přesvědčivé prohlášení o potřebnosti, včetně dopadu na komunitu, které sloužíte.

Čtenáři musí pochopit a přijmout naléhavost potřeby a oprávněnost vaší žádosti o financování, so you must be able to—

• Explain how your program will either eliminate or at least lessen the impact of the problem.
• Clearly describe the community or individuals most effected.
• Provide relevant statistical data as well as a few concrete examples to support the data

After reading the example below, do you feel that the community impacted by the problem was adequately described? What are the outcomes included in the need statement?

People who have spent their lives in poverty and live on the edge of homelessness have neither the resources nor the skills required for home ownership.

Habitat homeowners generally come into the program full of fear and mistrust from their years of experiencing disappointment, poverty, and discrimination. Through participation in our program, they come to understand previously intimidating terms associated with purchasing a home. Most individuals who have never needed such skills learn home maintenance and repair.

Describe the project and include major goals and objectives.

Describe your program, project, or activity as it relates to the need or problem described under the Statement of Need as previously discussed. Include your desired objectives, major activities, and names and titles of key project staff. Save your eloquence for later. Pokud budete vyzváni k předložení plné žádosti, uvedete tyto informace podrobněji.

Pokud byste hodnotili tento grant k podpoře, jak rychle si myslíte, že byste mohli v tomto metodickém prohlášení najít cíle a záměry projektu?

Abychom podpořili náš cíl vyvést rodiny z chudoby prostřednictvím vlastnictví domu, jsou naše cíle nedílnou součástí programu.

Dvě rodiny jsou vybrány, aby byly zařazeny do našeho ročního plánu výstavby dvou domů. Členové rodiny absolvují čtyřměsíční kurz pro majitele domů, kde se naučí například sestavovat rozpočet, provádět opravy a údržbu domácnosti a být dobrým sousedem. Během tohoto období se začnou podílet na výstavbě domu. Dospělí jsou povinni věnovat 250 hodin „sweat equity“ na stavbu vlastního domu a také na veřejně prospěšné práce.

Popište současné a budoucí financování a všechny zdroje podpory.

Jako součást rozpočtu, který přiložíte k poptávkovému dopisu, přiložte seznam současných podporovatelů programu. Podpora ostatních znamená, že vaše nezisková organizace je důvěryhodná a váš projekt je životaschopný a hodný financování.

Uveďte jména dalších sponzorů nebo státních subjektů, které jste oslovili s žádostí o financování. Financující subjekty chtějí mít jistotu, že i nadále hledáte další možnosti financování.

Tento příklad obsahuje jmenovitý odkaz na komunitní podporovatele a také opakuje jeden z cílů programu (dostupné bydlení).

Domy programu Habitat si rodiny pořizují za ceny dostupné pro obyvatele Iowy s nízkými příjmy díky darované práci našich dobrovolníků a finanční podpoře organizací, jako jsou City Bank, Simmons Family Foundation, Wells Fargo Bank, Salisbury Homes a Home Builders Association of Iowa. Seznam současných a potenciálních dárců je součástí přiloženého programového rozpočtu.

Propojte své cíle se zaměřením dárcovství sponzora: vysvětlete přínosy svého řešení.

Vaše LOI musí vytvořit spojení mezi cíli vašeho projektu a filantropickými zájmy sponzora. Zde je několik návrhů, jak takové odkazy vplést do celého LOI:

• Vysvětlete, jak projekt zapadá do jeho priorit v oblasti dárcovství. Mějte na paměti komunitu, které slouží, typ podpory a oblíbené programové oblasti (to vše víte z prostudování pokynů).
• Vysvětlete, proč si myslíte, že váš projekt dobře zapadá do jejich zaměření a priorit v oblasti dárcovství.
• Užívejte jasná prohlášení o přínosech a vždy se zaměřte na jejich potřebu dobré návratnosti investic.

Tento příklad již v úvodní větě naznačuje, že žadatel o grant chápe a sdílí cíle poskytovatele grantu.

Víme, že nadace West Farm Insurance Foundation je hrdá na to, že poskytuje granty těm organizacím, které přímo zlepšují kvalitu těch komunit, kde zaměstnanci společnosti West Farm pracují a žijí. HHCI podporuje podobné cíle a zaměření tím, že pomáhá rodinám s nízkými příjmy realizovat jejich sny o vlastním bydlení, a tím zlepšuje prostředí komunit, kde žijí a nakupují. Následují některé ze způsobů, kterými tento projekt již nyní prospívá komunitě….

Zabalte to krátkým závěrečným prohlášením.

Zopakujte záměr projektu. Poté uveďte jasné kontaktní údaje pro případné další kroky. Sdělte čtenářům, co bude následovat a jak vás mohou kontaktovat; uveďte své telefonní číslo, i když může být uvedeno na hlavičkovém papíře. Poděkujte poskytovateli podpory za zvážení vaší žádosti.

Přemýšlíte, kdy předložit svůj poptávkový dopis?

Pokud si stanovíte termíny pro předložení plných návrhů, můžete se rozhodnout, kdy je nejlepší předložit poptávkový dopis (poté, co se usadí prach). Platí pravidlo:

Například lhůty pro podání žádosti o grant v roce 2017 pro nadaci velké banky jsou 28. února (umění a kultura, ekonomické příležitosti) a 31. května (vzdělávání, ekonomické příležitosti).

Pomocí tipů, o které jsme se s vámi podělili, si vytvořte vzorový poptávkový dopis, který zefektivní psaní vašich žádostí.

Po provedení jen několika drobných změn na základě požadavků potenciálního sponzora byste měli být schopni použít „vzorový“ poptávkový dopis a pokračovat v naplňování zásobníku potenciálního financování. Pokračujte v zasílání poptávkových dopisů, abyste zvýšili své šance, že budete vyzváni k předložení plného návrhu.

Se Shannon se můžete spojit e-mailem na adrese [email protected].

Chcete číst dál?

Cíle & Cíle: What are They and How to Write them Effectively

About the Author

For more than a decade, Foundant Technologies has specialized exclusively in making philanthropy easier and more impactful through intuitive technology solutions. All of our cloud-based solutions focus on grantmaker, grantseeker, scholarship provider and community foundation needs with the goal to make day-to-day tasks streamlined and help maximize the impact of the philanthropic community.

Follow on Twitter Follow on Linkedin Visit Website More Content by Foundant Technologies