„Net 15“ nebo „Net 30“? – Nedělejte si naděje

Inzerce

od Elaine R. Firestone, ELS

Součástí toho, abyste byli dobrým (a ziskovým) profesionálem na volné noze, je pochopení obchodní stránky podnikání – vaší i vašich klientů. Přestože jsem již více než 30 let redaktorkou, jsem také podnikatelkou, která rozumí vrtochům účetních oddělení (pocházím z dlouhé linie účetních a účetních).

Naneštěstí většině freelancerů chybí základní znalosti o účetnictví a účetních systémech v korporátní Americe. Nemluvím o tom, jaký software používají vaši klienti pro své účetnictví. Mluvím o tom, co se děje na druhé straně, tedy co se děje s fakturou po jejím odeslání a jak se zpracovává, což končí tím, že dostanete zaplaceno. Ve smlouvách musíte mít formulaci, která stanoví platební podmínky a harmonogram plateb, a klient musí s vašimi podmínkami souhlasit. O smluvních podmínkách si povíme více později.

Nejprve si povíme něco o firemních účetních odděleních. Většina firem má účetní cyklus, který se částečně skládá z jejich konkrétních obchodních postupů a částečně z toho, kdy je třeba podat určitá hlášení pro místní, státní a federální výkaznictví a daně. Velké firmy mají oddělená oddělení závazků a pohledávek, zatímco v menších firmách jsou tyto účetní funkce často ve stejném oddělení nebo dokonce v jedné osobě, která provádí veškeré účetní práce. Každý měsíc se k určitému datu „sekají“ (vystavují) šeky, k určitému datu se mohou provádět zápisy do účetních knih, v určité dny se provádějí různé výkazy, v určité dny se platí různé daně a mezitím se děje celá řada dalších věcí.

To je všechno hezké a příjemné informace, ale jak to ovlivní vás a vaši firmu? Jako příklad uveďme, že máte ve smlouvě s klientem uvedeno „netto 15“. Projekt dokončíte 4. června a 5. června mu pošlete fakturu. Podle podmínek „net 15“ ve smlouvě s nimi očekáváte, že 20. června budete mít v ruce šek, protože 20. červen je 15 dní po 5. červnu, tedy po „net 15“ ve vaší smlouvě. Ale… šek dostanete až 20. července. Jste frustrovaní, naštvaní, vytočení atd., protože ve vaší mysli je to měsíc zpoždění. Pro společnost je to však přijatelné. Proč? Co vám chybí? Chybí vám dvě zásadní informace: znalost (a) procesu přezkoumání vaší faktury – a každý podnik má zavedený proces přezkoumání, i když nejde o nic jiného než o to, že osoba, která si služby objednala, napíše na fakturu „OK“, a (b) kdy společnost skutečně provádí krácení šeků.

Nejprve si promluvme o procesu přezkoumání. Někdy proces přezkoumání slouží k tomu, abyste zjistili, zda vaše práce odpovídá standardům klienta. Příležitostně může do procesu revize vložit svůj názor i někdo jiný než vaše bezprostřední kontaktní osoba; a někdy je cílem procesu revize ujistit se, že je vše na místě a kompletní.

Někdy to, že vaše práce projde procesem revize před tím, než dostanete zaplaceno, značně zpomaluje termín výplaty. Dva příklady:

1. Když si zákazník myslí, že ví, co je to dobrá angličtina, i když to neví (nebo s tím související problém, kdy zákazník trvá na tom, že nějaký prvek stylu je gramatickým „pravidlem“); a
2. Když zákazník (nebo někdo vyšší ve schvalovacím cyklu) rozhodne, že by se v textu mělo něco přidat nebo odstranit, a odmítá schválit vaši fakturu, dokud nebude vše tak, jak si myslí, že by to mělo být – bez ohledu na to, co stálo ve vašem původním rozsahu práce a/nebo ve vaší smlouvě se společností.

Je však právem zákazníka zjistit, zda je vaše práce v pořádku. Samotná kontrola může trvat týden nebo dva v závislosti na tom, o jak velký projekt se jedná a co dalšího má váš kontakt na práci.

Jakmile zákazník řekne, že je práce v pořádku, a fakturu schválí, je vaše faktura poslána nahoru do řetězce k dalšímu schválení přes tolik schvalovacích úrovní, kolik jich musí projít, než se dostane do účtárny (AP). Řekněme (na základě výše uvedeného příkladu), že se konečně dostane do oddělení AP 18. června, ale oddělení AP provádí kontroly pouze 10. dne v měsíci. Protože AP již rozdělila šeky za červen, nerozdělí žádné další až do 10. července. Šek je odstřižen 10. července a poté může, ale nemusí jít k podřízenému pracovníkovi, který jej vloží do obálky, zapečetí a odešle. Nicméně vzhledem ke vzdálenosti mezi místem, kde se nacházíte, a společností, a poštovní doručovací službě, jaká je, ho nedostanete dříve než 20. července. Vidíte?“

Většina firem nebude všeho nechávat a stříhat šek jen pro vás, pokud je to mimo jejich pravidelný cyklus, a to ani v případě, že platba má být provedena elektronicky, přímo do vaší banky.

Některé problémy s platbou, se kterými se můžete setkat, mohou být smluvní, zejména pokud jste ve smlouvě neuvedli platební podmínky. Pokud jste na fakturu uvedli pouze „Net 15“, klient nemusí být schopen dodržet 15denní platební kalendář. Na to je třeba pamatovat při vyjednávání o vaší odměně. Během vyjednávání o smlouvě je vlastně čas na to, abyste se seznámili s platebními postupy klienta a zohlednili – ve svém honoráři – všechna zpoždění plateb, která mohou nastat.

Další problémy mohou být způsobeny interní logistikou klienta. Například váš kontaktní pracovník vaši fakturu ihned schválí, ale další osoba v pořadí, která ji má schválit, je na týden na dovolené a neurčila někoho, kdo by platbu během její nepřítomnosti schválil. (Bohužel jsem to viděl příliš mnohokrát na to, abych to spočítal, i když naštěstí ne během své kariéry na volné noze.)

Dvě základní metody, jak se vypořádat s tím, že klient nezaplatí včas, jsou:

1. Nepracovat pro něj – což by byla škoda, pokud si ho vážíte a on si váží vás; a
2. Smířit se a vydržet to a zapracovat čas, který klientovi trvá, než zaplatí, do svého osobního rozpočtu a, jak bylo uvedeno výše, do svého honoráře.

Pokud jste si to nezjistili dopředu a nezapsali do smlouvy, zeptejte se, jaký je harmonogram AP, abyste mohli odevzdat svou práci a faktury včas, abyste dostali zaplaceno v nejbližším možném termínu. Přesto byste se vždy měli snažit mít finanční polštář, z něhož můžete čerpat v případě potřeby, jako je tomu v tomto případě u opožděných plátců nebo v případě, že přijdete o zákazníka (nebo o zdraví). Nikdy byste neměli být závislí pouze na jednom či dvou klientech, kteří tvoří většinu vašeho živobytí.

Elaine R. Firestone, ELS, je oceňovaná – a certifikovaná – vědecká a technická redaktorka a skladatelka se specializací na fyzikální a zemědělské vědy. Po více než 25leté kariéře redaktorky pro NASA založila Elaine společnost ERF Editorial Consulting, jejíž motto zní: „ERF“ nejsou jen mé iniciály – je to to, co dostanete: Edice. Výsledky. Konečný produkt.©