Orientace zaměstnanců: Udržet nové zaměstnance na palubě

Orientace zaměstnanců na pracovišti a v práci je jednou z nejvíce zanedbávaných funkcí v mnoha organizacích. Příručka pro zaměstnance a hromady papírů již nestačí, pokud jde o přivítání nového zaměstnance v organizaci.

Nejčastější stížnosti na orientaci nových zaměstnanců jsou, že je zdrcující, nudná nebo že nový zaměstnanec je ponechán svému osudu. Zaměstnanci mají pocit, že na ně organizace vyklopila příliš mnoho informací, které měli pochopit a implementovat v příliš krátkém časovém úseku.

Výsledkem je často zmatený nový zaměstnanec, který není tak produktivní, jak by mohl být. Je také pravděpodobnější, že do roka organizaci opustí. To je nákladné jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Vynásobte to počtem zaměstnanců, které každý rok přijmete, a náklady na fluktuaci se stanou významnými.

S pokračujícím nedostatkem pracovních sil je rozvoj efektivní orientace zaměstnanců i nadále klíčový. Je velmi důležité, aby programy pro nové zaměstnance byly pečlivě naplánovány tak, aby zaměstnance seznámily s hodnotami a historií organizace a s tím, kdo je kdo v organizaci.

Dobře promyšlený orientační program, ať už trvá jeden den nebo šest měsíců, pomůže nejen při udržení zaměstnanců, ale také při zvýšení jejich produktivity. V organizacích, které mají dobré orientační programy, se noví lidé rychleji zapracují, lépe se sladí to, co zaměstnanci dělají, s tím, co od nich organizace potřebuje, a sníží se míra fluktuace.

Účely orientace

Zaměstnavatelé si musí uvědomit, že orientace není jen hezké gesto, které organizace předvádí. Slouží jako důležitý prvek přivítání nového zaměstnance a začlenění do organizace.

Snížit počáteční náklady
Vhodná orientace může pomoci zaměstnanci mnohem rychleji se dostat do pracovního tempa, a tím snížit náklady spojené s osvojením si práce.

Snížit úzkost
Každý zaměstnanec, který se dostane do nové, neznámé situace, pociťuje úzkost, která může bránit jeho schopnosti naučit se práci. Správná orientace pomáhá snížit úzkost, která je důsledkem vstupu do neznámé situace, a pomáhá poskytnout pokyny pro chování a jednání, takže zaměstnanec nemusí zažívat stres z odhadování.

Pro snížení fluktuace zaměstnanců
Fluktuace zaměstnanců se zvyšuje, protože zaměstnanci mají pocit, že nejsou oceňováni, nebo jsou postaveni na pozice, kde svou práci nemohou vykonávat. Orientace ukazuje, že si organizace zaměstnance váží, a pomáhá mu poskytnout nástroje potřebné k tomu, aby v práci uspěl.

Ušetřit čas nadřízenému
Jednoduše řečeno, čím lepší je úvodní orientace, tím menší je pravděpodobnost, že nadřízení a spolupracovníci budou muset trávit čas zaučováním zaměstnance. Během orientace můžete efektivně a účinně pokrýt všechny věci týkající se společnosti, oddělení, pracovního prostředí a kultury. Vedoucí a spolupracovníci pak budou muset tyto pojmy pouze upevňovat.

Rozvíjení realistických pracovních očekávání, pozitivních postojů a spokojenosti s prací
Je důležité, aby se zaměstnanci co nejdříve dozvěděli, co se od nich očekává a co mají očekávat od ostatních, a kromě toho se seznámili s hodnotami a postoji organizace.
I když se lidé mohou učit ze zkušeností, udělají mnoho chyb, které jsou zbytečné a mohou je poškodit. Hlavní důvody, proč orientační programy selhávají:

Zaměstnanecká orientace je důležitá – orientace přináší mnoho výhod a zpětnou vazbu od zúčastněných zaměstnanců můžete využít k tomu, abyste orientaci ještě vylepšili.

Všichni noví zaměstnanci by měli absolvovat orientační program pro nové zaměstnance, který je navržen tak, aby jim pomohl přizpůsobit se práci a pracovnímu prostředí a aby jim hned na začátku vštípil pozitivní přístup k práci a motivaci.

Promyšlený orientační program pro nové zaměstnance může snížit fluktuaci a ušetřit organizaci tisíce dolarů. Jedním z důvodů, proč lidé mění zaměstnání, je, že se nikdy necítí být vítáni nebo součástí organizace, do které nastoupili.

Co je třeba do procesu zahrnout?

Nejdůležitější zásadou, kterou je třeba při orientaci sdělit, je váš závazek k neustálému zlepšování a neustálému učení. Tímto způsobem si noví zaměstnanci osvojí kladení otázek, aby získali informace, které potřebují k učení, řešení problémů a rozhodování.

Dobře promyšlený proces orientace vyžaduje energii, čas a odhodlání. Obvykle se však vyplatí jednotlivým zaměstnancům, oddělení i organizaci. Jedním z takových příkladů je úspěch okresu Mecklenburg (Severní Karolína), který přepracoval svůj orientační program pro zaměstnance.

Zaměstnavatel chtěl dostát svému krédu, že zaměstnanci jsou největším zdrojem organizace. V roce 1996 učinili pracovníci oddělení lidských zdrojů okresu Mecklenburg v rámci rozsáhlejší iniciativy na přepracování služeb tak, aby vyhovovaly potřebám zákazníků, chytré rozhodnutí. Považovali nové zaměstnance za součást své zákaznické základny a zeptali se svých zákazníků, co chtějí.

Zaměstnanců se zeptali, co chtějí a potřebují od orientace. Také se jich ptali, co se jim na orientaci líbí a nelíbí. Noví zaměstnanci byli dotázáni, co chtějí vědět o organizaci. Kromě toho byli vedoucí pracovníci organizace dotázáni, co je podle nich důležité, aby se zaměstnanci dozvěděli při nástupu do okresní mzdové účtárny.

Na základě zpětné vazby získané od zaměstnanců si pracovníci personálního oddělení Mecklenburg nejprve uvědomili, že uspokojení potřeb zaměstnanců vyžaduje více než půldenní školení. Na základě důvěry ve zpětnou vazbu od zaměstnanců sestavili školitelé jednodenní orientační kurz, který zaměstnancům poskytl to, co podle svých slov chtěli a co podle názoru vyššího vedení potřebovali vědět.

Soubor orientačních kurzů nyní v podstatě zahrnuje méně vzrušující témata, jako je formulář W-2 a různé zásady a postupy, ale také podrobnosti, díky kterým se zaměstnanec dozví něco o organizaci.

Chcete se dozvědět více o tom, jak naplánovat orientaci zaměstnanců, která bude přínosná a zábavná?

Klíčové otázky pro plánování

Před zavedením nebo přepracováním stávajícího programu musí odborníci na lidské zdroje a linioví manažeři nejprve zvážit klíčové otázky pro plánování orientace nových zaměstnanců. Toto jsou klíčové otázky, které je třeba si položit.

• Jaké věci potřebují noví zaměstnanci vědět o tomto pracovním prostředí, které by jim usnadnily práci?
• Jaký dojem a dopad chcete mít na nového zaměstnance první den?
• Jaké klíčové zásady a postupy musí zaměstnanci znát první den, aby se druhý den vyhnuli chybám? Soustřeďte se na zásadní otázky.
• Jaké speciální věci (stůl, pracovní prostor, vybavení, zvláštní pokyny) můžete poskytnout, aby se noví zaměstnanci cítili pohodlně, vítaně a bezpečně?
• Jaký pozitivní zážitek můžete novému zaměstnanci poskytnout, o kterém by mohl na konci prvního pracovního dne hovořit se svou rodinou? Tento zážitek by měl být něčím, díky čemu se bude nový zaměstnanec cítit organizací oceňován.
• Jak můžete pomoci nadřízenému nového zaměstnance, aby byl první den novému zaměstnanci k dispozici, aby se mu mohl osobně věnovat a předat mu jasný vzkaz, že nový zaměstnanec je důležitou posilou pracovního týmu?

Jak se co nejlépe postavit k novému zaměstnanci

Protože první dojem je zásadní, zde je několik tipů, jak se co nejlépe postavit k novému zaměstnanci. Trochu se pobavte. Soustřeďte se pouze na velmi důležitá témata příručky. Zahrajte si nějaké hry – to může lidem pomoci při učení. Mezi hry patří:

Fotografický zápas: po prohlídce. Každý zaměstnanec dostane fotografie ostatních zaměstnanců a seznam jmen. Cílem je přiřadit jméno k obličeji.

Hon na podpis: Během prohlídky zařízení poskytněte zaměstnancům papír se jmény několika spolupracovníků, se kterými se setkají. Poté je požádejte, aby získali podpisy osob, se kterými se setkají. Zaměstnanec, který získá nejvíce podpisů od různých nových spolupracovníků, získá odměnu.

Jiné hry, které se týkají toho, co se zaměstnanec během orientace naučil, jsou také účinným ujištěním, že orientace proběhla úspěšně.

Kroky k uvítání nového zaměstnance

• Začněte proces před nástupem nového zaměstnance do práce. Spolu s nabídkovým dopisem zašlete novému spolupracovníkovi program, aby zaměstnanec věděl, co může očekávat. Zůstaňte s ním v kontaktu i po přijetí pozice a zodpovězte mu dotazy. Ujistěte se, že pracovní místo nového pracovníka je připraveno na první pracovní den.
• Ujistěte se, že klíčoví spolupracovníci vědí, že zaměstnanec nastupuje, a vyzvěte je, aby se přišli „pozdravit“ ještě před zahájením orientace. Uvítací dopis pro nového zaměstnance s programem umožní spolupracovníkům zůstat v kontaktu s novým zaměstnancem a jeho rozvrhem.
• Přidělte mentora nebo kamaráda, který novou osobu provede, seznámí a zahájí školení. Nechte mentora dostatečně předem upozornit, aby se mohl připravit. Mentorský vztah by měl trvat 90 dní a může trvat mnohem déle, pokud si dvojice vytvoří skvělý vztah. Mnohé vztahy trvají roky a mohou přerůst i ve sponzorství.
• Začněte se základy. Lidé se stanou produktivními dříve, pokud budou pevně zakotveni v základních znalostech, které potřebují k pochopení své práce. Zaměřte se na to, proč, kdy, kde a jak na dané pozici pracují, než od nich začnete očekávat, že budou zvládat úkoly nebo velké projekty. Nezahlcujte je příliš mnoha informacemi.
• Přiložte k orientačnímu balíčku ukázky o tom, jak vyplňovat formuláře, a popis práce dané osoby.
• Zajistěte si trochu zábavy. Soustřeďte se pouze na velmi důležitá témata příručky. Zahrajte si nějaké hry – to může lidem pomoci při učení.
• Poskytněte seznam nejčastějších otázek a odpovědí s kontaktní osobou a telefonním číslem nebo interní linkou.
• Naplánujte, že nového zaměstnance vezmete na oběd, nebo požádejte ostatní, aby se k němu připojili v jídelně nebo v konferenční místnosti s ostatními členy oddělení. První den v práci není vhodný k tomu, abyste nového zaměstnance nechali během oběda samotného.
• Je to vhodná doba k tomu, aby nadřízený vzal zaměstnance na oběd, zapojil ostatní spolupracovníky a ujistil se, že je zaměstnanec v pohodě. Je to také výborné prostředí, ve kterém se zaměstnanci mohou seznámit navzájem i s novým spolupracovníkem.
• Pamatujte na rodinu nového pracovníka. Nová práce znamená přizpůsobení pro celou rodinu, zejména pokud se přestěhovala. Udělejte vše pro to, abyste jim usnadnili přechod a pomohli jim cítit se v kolektivu dobře.
• Požádejte o zpětnou vazbu. Zjistěte od bývalých nových zaměstnanců, jak vnímali orientační proces, a nebojte se na základě těchto doporučení provést změny. Dva až čtyři týdny po nástupu zaměstnance můžete poslat hodnocení a zeptat se: „Teď, když už ve firmě pracujete nějakou dobu, splnila orientace nového zaměstnance vaše potřeby?“
  Poté, co pro vás zaměstnanec nějakou dobu pracuje, zjistí, co se měl naučit, ale na orientaci se nenaučil. V okrese Mecklenburg po procesu přepracování jeden ze školitelů, Allyson Birbiglia, řekl: „Uvědomujeme si, že musíme orientaci neustále zlepšovat, abychom vyhověli měnícím se potřebám našich zákazníků. What works now may not serve our employees well next month or next year.“

An effective orientation program—or the lack of one—will make a significant difference in how quickly a new employee becomes productive and has other long-term impacts on your organization. The end of the first day, the end of the first week, the end of each day in your employment, is just as important as the beginning.

Help your employees feel that you want them to come back the next day, and the next, and the next.

Dr. Judith Brown is a Program Manager for Policy and Performance Management at Naval Intelligence.